No que concerne ao uso do processo clínico em papel na consulta externa assinala- -se, desde o caso de estudo divulgado no Medinfor II (GONÇALVES; DAVID, 2013a), a diminuição do uso do processo clínico em papel na consulta externa, fruto de diversas intervenções no PCE e de ações levadas a cabo pelo setor de arquivo. A integração de apli- cações informáticas em uso no CHSJ no PCE e a concentração de atividades de requisição de Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica (MCDT) na aplicação JOne em desenvolvimento no CHSJ, bem como o facto de se ter abolido o uso de requisições de MCDT em papel, têm contribuído para que os profissionais de saúde deixem de usar os registos clínicos em papel. A redução do uso do processo em papel, resultou também, do investimento na melhoria do procedimento de disponibilização do processo clínico em papel. A garantia do tempo de resposta a um pedido de processo clínico na hora fez com que muitos médicos dispensassem a distribuição sistemática antecipada dos processos na consulta externa. Apesar de a nossa perspectiva de análise se centrar no trabalho rea- lizado pelo setor de arquivo e acesso à informação, é de referir que todos os fatores atrás mencionados foram decisivos para a diminuição do uso do processo em papel na consulta
externa, reforçando a necessidade de definição de uma estratégia de informação integrada, transversal a todo o sistema de informação do CHSJ.
No que concerne à introdução de melhorias na gestão do processo clínico em papel, destacam-se as melhorias obtidas no setor de arquivo com o indicador relativo à perda de processos clínicos por não devolução ao Arquivo. Considerando-se como perda um processo clínico que é enviado à consulta e que não é devolvido num espaço de três meses após a consulta externa, apurou-se que este indicador em 2010 apontava para uma perda diária de quatro processos, correspondendo a 0,24% do total dos processos disponibi- lizados à consulta por dia. Atualmente, fruto das melhorias introduzidas na realização desta atividade, as perdas apontam para 0,5 processos clínicos por semana, em resulta- do da implementação de medidas para recuperação de processos clínicos em estado de requisitados, circunscrevendo-se as perdas a situações de exceção. Os benefícios acima apontados refletem-se não só na segurança da informação, mas também em ganhos na produtividade do setor de arquivo, que, entre 2011 e 2013, reduziu os custos anuais com recursos humanos não qualificados alocados à gestão do arquivo clínico.
Na consulta externa, dado o impacto do uso do processo em papel para o setor de arquivo, esta situação foi alvo de um novo inquérito realizado aos médicos em 2014. No sentido de aferir qual o uso que cada médico faz do processo clínico nas diferentes especialidades de consulta, o inquérito colocava ao utilizador as seguintes possibilidades:
• Não necessita de receber processos clínicos em papel na consulta externa; • Pretende receber apenas processos de doentes com exames recentes realizados
no exterior;
• Pretende continuar a receber os processos em papel de todos os doentes agendados;
A análise dos resultados sistematizados na tabela abaixo reforça algumas conclu- sões já obtidas no estudo de análise realizado em 2011 (GONÇALVES, 2011), assinalan- do-se que a utilização que o profissional médico faz do processo clínico em papel varia de acordo com a especialidade ou subespecialidade em causa.
Tabela 1- Resultados relativos ao inquérito colocado aos médicos da consulta externa quanto ao uso do processo clínico em papel
Da análise dos dados destaca-se o elevado n.º de respostas obtidas, 90,1%, tendo o questionário sido colocado a todos os médicos que fazem consulta externa no CHSJ, excluindo-se as especialidades em que esta medida já tinha sido implementada em 2012, ou que não usam processo clínico em papel. Relativamente às opções assinaladas embora a maior percentagem de respostas incida sobre a opção C (43,6%), sendo estes os médi- cos que desejam manter o uso do processo clínico em papel de todos os seus doentes, é maioritária a opção pela redução do uso do papel, considerando-se a opção B (30,8%) e a opção A (25,6%).
Tal como atrás assinalado, das especialidades em que se regista uma percentagem de respostas na opção C superior a 50% importa ter presente a forma como essas especia- lidades se organizam para suportar a produção e uso da informação clínica, considerando- -se a existência ou não de uma aplicação departamental integrada no PCE, bem como a existência de formulários em papel, específicos da especialidade médica em causa, que sistematizam a recolha de informação de forma estruturada para o papel, a par dos regis- tos em texto livre realizados nos diários eletrónicos textuais realizados no SClínico.
Os profissionais médicos que expressaram a necessidade de manter o uso do pro- cesso clínico em papel indicaram numa questão aberta as seguintes razões:
a. A lentidão das diversas aplicações informáticas;
b. A frequência de indisponibilidade temporárias de aplicações centrais, principal- mente, de prescrição;
c. Acesso a informação retrospectiva do doente,
d. Integração de registos clínicos externos à instituição trazidos pelo doente; e. Arquivo/verificação de consentimento informado do doente.
No que se refere à opção B os resultados permitiram já a obtenção de uma redução nas especialidades de cirurgia (160 processos/dia), doenças infeciosas (57 processos/ dia), gastrenterologia (48/processos dia) e urologia (61 processos/dia). Para além do im- pacto desta medida na produção de registos atuais dos doentes, privilegiando o uso do PCE, é de assinalar para o setor de arquivo uma diminuição no uso de processos em papel na consulta externa, conferindo maior segurança ao sistema e evitando a circulação des- necessária de processos que não são efetivamente utilizados na consulta externa.