A decisão segundo Oliveira (2001), é o encaminhamento que se dá antes das ações práticas, portanto a decisão está sempre voltada para o futuro. O processo decisório conforme o autor implica na racionalidade objetiva como consequência da necessidade de o tomador de decisão ajustar seu comportamento a um sistema integrado, em meio a uma visão ampla de alternativas que lhes são disponiveis antes da tomada de decisão. Levando em consideração todo o conjunto de consequências que poderá ser gerado em virtude da escolha de uma alternativa ou da própria escolha em relação as alternativas disponíveis.
Os sistemas de informações juntamente com a tecnologia da informação, podem constituir-se de meios indispensáveis ao alinhamento da missão da organização, com a finalidade de autogerar à sua viabilidade competitiva, econômica e financeira. Ao considerar as mudanças de mercados e gerando informações relevantes ao processo decisório, os sistemas e a tecnologia de informação contribuem para o desenvolvimento global da organização. Com o propósito de gerar informações e torná-las disponíveis a todos, principalmente àqueles que participam da estrutura formal de poder dentro da organização.
Conforme Oliveira (2001), existe uma grande interligaçao entre os sistemas de informações gerenciais, com o processo decisório. O executivo é, antes de tudo, um tomador de decisões, portanto precisa de elementos que lhe permitam: caracterizar o problema para que a decisão seja tomada e o problema solucionado; compreender o ambiente; e identificar os impactos que sua decisão poderá provocar na entidade. Para que o processo decisório seja adequado, é importante que o sistema e a tecnologia de informações sejam eficientes.
A informação gerada pelos sistemas tem como finalidade sustentar o processo decisório em suas atividades de planejamento, execução e controle. O controle operacional, o controle administrativo e estratégico, informam sobre o desempenho financeiro e competitivo, condições de mercado e preferências de clientes. De acordo com Oliveira (2001, p. 40), o “sistema de informações gerenciais é o processo de transformação de dados em informações que serão utilizadas na estrutura decisória da entidade, proporcionando a sustenção administrativa com vistas a otimizar os resultados esperados.”
Também conforme Oliveira (2001, p. 145), o processo decisório pode ser caracterizado pelos seguintes momentos: monitoramento, identificação de situação que exige tomada de decisão; análise, verificação da situação; concepção, estabelecimento de ações possíveis; delineamento, escolha de curso específico de ação; aplicação, implementação do curso de ação.
Em acordo com Vieira (2006, p. 40), “o processo de administrar empresas relaciona-se com os processos decisórios, gerir empresas é tomar decisões. [...] Para tanto, necessitam estar em constante evolução, convivendo com o processo decisório diáriamente, seja para decisões ao nível estratégico, tático ou operacional.” Para Vieira, (2006, p. 37) “a integração das informações com o processo decisório é ponto fundamental em todas as fases que envolvem o ciclo das decisões.”
O sucesso de uma decisão depende do processo de escolha adequado, principalmente quanto às suas fases. O processo decisório pode apresentar as seguintes fases: identificação do problema; análise do problema, é feita a partir da consolidação das informações sobre o mesmo; estabelecer soluções alternativas; análise e comparação das soluções alternativas, através do levantamento das vantagens e desvantagens de cada alternativa, avaliação das alternativas em relação ao grau de eficiência, eficácia e efetividade no processo; seleção de alternativas; implantação e avaliação da alternativa selecionada.
2.5.1 Sistema de apoio a decisões
Os sistemas de apoio a decisões (SAD), conforme Rezende e Abreu (2009, p. 185), “são tecnologias fundamentais para a evolução do processo de tomada de decisão nas empresas modernas e usuárias de informações oportunas.” Segundo Padoveze (1998, p. 51) podemos definir sistemas de suporte à decisão como sistemas em extensão dos modelos de contabilidade gerencial para manuseio de problemas de planejamento semi-estruturados e estratégicos.”
Os sistemas de apoio a decisões, juntamente com o sistema de apoio a gestão permitem à alta administração obter informações, que permitem que o processo de tomada decisão seja menos trabalhoso e demorado. Em um SAD as informações obtidas são: determinação do local mais adequado para uma nova unidade comercial ou ponto de venda;
adicionar ou abandonar linhas de produtos; elaboração de orçamentos com diversas alternativas; decisões de fazer ou comprar.
Esses sistemas são tecnologias que podem se utilizar da base se dados dos sistemas operacionais e de apoio à gestão, tendo como objetivo flexibilizar as informações para os usuários. Auxiliando em todas as fases da tomada de decisão, como desenvolvimento, comparação e classificação de riscos, e fornecem subsídios na escolha da melhor alternativa, com base em diversas informações relacionadas entre si.
Assim conforme Rezende e Abreu (2009), “os SAD permitem a coordenação e integração de dados e de partes diversas, visando a objetivos comuns, fornecendo informações que permitam melhores decisões empresariais.” Os SAD são compostos de partes com funções definidas de acordo com suas relações. Portanto esses sistemas são diferentes de uma empresa para outra, e deve ser desenvolvido de acordo com as atividades e características da empresa.
Os SAD podem ser destinados e categorizados como institucionais e de consultas regulares e preestabelecidas, dependendo de várias características da empresa usuária. Incluindo o fato de serem ou não usados com pouca ou muita freqüência (Rezende e Abreu, 2009). É muito importante que antes da implantação desse sistema, que se faça uma análise cuidadosa de seus componentes. Para que o desenvolvimento e manutenção do mesmo não sejam dispendiosos. De acordo com o autor citado anteriormente, normalmente um SAD é composto por: um banco de dados e seu sistema gerenciador; banco de modelos e seu sistema gerenciador com motor de inferência; e software gerenciador de interface.
O banco de dados do SAD armazena diversos dados referente à empresa que relacionados entre si, propiciam a geração de informação. Através deste sistema os dados são manipulados e controlados dentro do SAD. O banco de dados deve ser independente, pois se utilizará de informações de vários tipos, e de todos os níveis de gestão da organização. O banco de dados deve objetivar: a integridade dos dados; rapidez e flexibilidade no acesso as informações; independência entre dados e programas; sigilo e segurança dos dados; padronização dos dados, (PADOVEZE, 1998).
O sistema de modelo do SAD, “é constituído por um conjunto de modelos de gestão capaz de com os dados da empresa por meio de simulações, cálculos, e resolução de problemas matemáticos.” Esse componente deve incluir modelos que poderão ser modificados ou não, dependendo das necessidades ou do desenvolvimento da organização.
Software gerenciador de interface do SAD gera informações, “por meio dos modelos
de dados e dos recursos do sistema de banco de dados. Onde os objetivos de desempenho da empresa mostram os tipos de tomada de decisão a serem assistido pelo SAD e os tipos de apoio que devem ser incluídos nele durante o seu desenvolvimento (REZENDE e ABREU, 2009).” Padoveze destaca que um sistema gerenciador de dados deve objetivar: como proteger os dados que são compartilhados; como estruturar os dados; como minimizar os impactos negativos (prazos excessivos, erros) nas mudanças dos sistemas; como evitar erros e falhas; como atender a essas questões com qualidade e segurança operacional.
Os sistemas de apoio sejam de decisão, gestão ou operacionais devem permitir informações precisas para uma avaliação de qualidade da situação tanto econômica como financeira da entidade. Portanto, o sistema de informação deve fornecer informações atuais, precisas e o máximo possível de exatidão, auxiliando os gestores no processo decisório e fornecendo suporte aos dirigentes garantindo, assim uma correta decisão.
3 PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO SETOR DE ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL: Estudo Aplicado.
Neste capitulo apresenta-se o estudo de caso que foi desenvolvido no setor de estoques da escola, onde consta desde a descrição das atividades até a proposição do sistema de
informações.