Esta parte do trabalho visa descrever objetivamente os fatores de influência na definição das modalidades de contratação nas aquisições em projetos.
No Capítulo 3, a partir dos elementos analíticos capturados dos critérios, parâmetros e fatores sugeridos por, Fleming (2003), Huston (1996), Kerzner (2009), Perry (1985) e Veld e Peeters (1989) e Turner (2001), bem como das vantagens e desvantagens, pontos fortes e pontos fracos apontados por Garrett (2006), Kerzner (2009), e Peeters (1987) estes fatores de influência foram identificados e inferidos.
Mais adiante, estes fatores foram comparados com os fatores obtidos através do primeiro survey e ajudaram a compor um conjunto de fatores utilizados no segundo
survey.
A terminologia destes fatores foi sendo refinada, ao longo deste trabalho, de modo a tornar o seu entendimento o mais claro possível.
Estes fatores formaram a base para a pesquisa de campo, descrita no Capítulo 5 para obter as correlações entre os fatores de influência com as modalidades de contratação.
O Quadro 4.3 sintetiza estes fatores de influência, agrupados por foco principal e já considerando os que foram incorporados após os surveys.
Foco Principal Fatores de Influência
Item de aquisição Grau de definição do objeto Grau de definição do escopo Complexidade do item de aquisição Flexibilidade para modificações Custos Valor do item de aquisição
Previsibilidade do custo final Oportunidade de economia Prazos Criticidade de prazo para concluir
Urgência para começar Esforço Facilidade de administração
Recursos para administrar o contrato Mercado Disponibilidade do item no mercado
Empacotamento de diversos itens Fornecedor Confiança nos fornecedores Contexto do projeto Confidencialidade
Riscos do projeto
Quadro 4.3 – Fatores de influência na escolha da modalidade de contratação Fonte: Elaborado pelo autor
Grau de definição do objeto
O objeto do fornecimento refere-se ao conjunto de características e funcionalidades do produto final que será entregue pelo fornecedor. Dependendo da tipologia do projeto, das ações que precederam a decisão de realizar o projeto e do conjunto de informações que se dispõe no momento da contratação, o objeto do fornecimento pode ter diferentes graus de definição.
Grau de definição do escopo
O escopo do fornecimento refere-se ao conjunto de trabalhos necessários para entregar os produtos intermediários e o produto final do fornecimento. Ao escopo estão associados os atributos de quantidade, abrangência, extensão, fronteiras e limites do fornecimento.
Complexidade do item de aquisição
A complexidade do item de aquisição refere-se ao grau de dificuldade que o fornecedor terá para realizar o fornecimento ou ainda ao grau de dificuldade que o contratante terá para contratar o fornecimento. A complexidade pode refletir também se o item de aquisição pode ser provido localmente, a nível municipal, estadual ou nacional, ou ainda se será provido internacionalmente, a nível regional ou intercontinental.
Flexibilidade para modificações
A flexibilidade é o atributo que permite mudanças no fornecimento, mesmo depois de contratado. Em aquisições em que o objeto, o escopo ou ainda as condições de contorno do fornecimento ainda não estejam bem definidas ou podem sofrer alterações, a flexibilidade para modificações é um atributo altamente desejável.
Valor do item de aquisição
O valor do item está relacionado não apenas ao seu preço propriamente dito, mas também à sua importância para o projeto. Existe também uma relação intrínseca do valor com a complexidade, na medida em que itens mais complexos tendem a ter valor mais alto.
Previsibilidade do custo final
A previsibilidade é o atributo que permite ao contratante saber, com razoável segurança, o custo final do fornecimento, já no momento da contratação. Em projetos com financiamento externo ou ainda projetos em que o fluxo de caixa represente uma restrição determinante, a previsibilidade do custo final do fornecimento é um atributo essencial.
Oportunidade de Economia
A oportunidade de economia está relacionada tanto a pagar menos do que estimado num primeiro momento, quanto a pagar apenas pelo que efetivamente é necessário.
Definições insuficientes de objeto, escopo e prazos, estimativas deficientes de quantidades e custos, condições imprevisíveis de mercado, podem levar o contratante a identificar oportunidades de economia e aproveitar estas oportunidades, através da modalidade de contratação do fornecimento.
Disponibilidade do item no mercado
A disponibilidade do item de aquisição no mercado expressa o número de fornecedores que oferecem o item no mercado e também a prontidão com que o item pode ser fornecido.
A prontidão, geralmente é expressa através das seguintes designações: itens de prateleira (off the shelf - OTS);
itens a serem fabricados (built to order - BTO) e itens a serem projetados (engineered to order - ETO).
Criticidade de prazo para concluir
A criticidade representa quanto o prazo de entrega do item de aquisição pode impactar nos prazos do projeto. Embora traduzam conceitos distintos, existe uma forte relação entre a complexidade do item, a disponibilidade do item no mercado e o prazo de entrega do item de aquisição.
Urgência para começar
A urgência para começar o fornecimento geralmente decorre da perspectiva do prazo necessário para o seu término ou da necessidade de se ter parte concluída para viabilizar outra frente de trabalho ou ainda da necessidade de começar para caracterizar andamento. É recorrente em projetos a necessidade de se começar uma frente de trabalho mesmo que não se tenha todas as informações sobre sua totalidade ou sobre detalhes que ainda estão sendo definidos.
Recursos para administrar o contrato
Os recursos para administrar o contrato referem-se a componentes da equipe do projeto que poderão se dedicar ao interfaceamento com o fornecedor durante a realização do fornecimento. Estes recursos podem fazer parte da equipe de gerenciamento do projeto, estando sob o comando direto do gerente do projeto ou
ainda fazer parte da estrutura funcional da organização empreendedora –
tipicamente uma área de suprimentos – estando sob o comando de um gerente funcional.
Empacotamento de diversos itens de aquisição
O empacotamento dos itens de aquisição reflete a conveniência ou necessidade de se contratar diversos itens de aquisição numa única contratação, de um mesmo fornecedor. Existe uma forte relação entre o empacotamento dos itens de aquisição, a facilidade de administração, os recursos disponíveis para administrar o contrato, a criticidade de prazo para concluir e a complexidade do item de aquisição,
Confiança nos fornecedores
A confiança no fornecedor pode ser aferida através de atestados de fornecimentos similares, de informações de clientes já atendidos pelo fornecedor e de certidões negativas nas principais instâncias públicas. Mas a informação mais desejável é referente a fornecimentos já realizados para a empresa contratante e, quando este é o caso, esta informação deve constar do sistema de avaliação de fornecedores, do
vendor list e dos registros de lições aprendidas nos projetos já realizados.
Facilidade de administração
A facilidade de administração refere-se ao esforço que será despendido para administrar o fornecimento. Existe uma relação intrínseca entre a facilidade de administração e os recursos para administrar o contrato, na medida em que quanto maior o esforço, maior a necessidade de recursos para administrar.
Confidencialidade
A confidencialidade é o atributo que limita a distribuição de informações ao mercado para poder contratar o fornecimento de um item para o projeto. Em aquisições em que há confidencialidade no projeto, o contratante busca modalidades que permitam a contratação sem a necessidade de muita informação enquanto o fornecedor ainda não estiver contratado. Existe uma relação intrínseca entre a confidencialidade e a confiança no fornecedor, embora esta última refira-se a outros aspectos além da confidencialidade.
Riscos do projeto
Os riscos do projeto referem-se ao conjunto de ameaças – neste caso apenas riscos negativos - das mais diversas naturezas, a que o projeto está exposto. O conjunto de riscos compõe o grau de exposição a riscos do projeto, que expressa a somatória do produto da probabilidade de ocorrência de cada risco pelo respectivo impacto que pode causar no projeto.
Percebe-se, portanto, que grande parte destes fatores encontram-se interligados e que, ao se caracterizar alguns, outros tendem a se definir também, de forma coerente.
5 PESQUISA DE CAMPO
A seguir são descritas as etapas da pesquisa de campo realizada no desenvolvimento deste trabalho.
Tendo em vista as diversas etapas e os vários procedimentos utilizados neste desenvolvimento, para facilitar a compreensão e evitar a descontinuidade, optou-se por apresentar a descrição de cada etapa seguida dos resultados e respectivas análises
A análise dos resultados principais – as correlações entre os fatores de influência e
as modalidades – mereceu detalhamento especial e é apresentada no Capítulo 6.