A partir d’une liste de contacts, WORD crée des documents basés sur une lettre type dans laquelle les informations de chaque contact sont insérées. Par conséquent, pour chaque contact, un courrier est produit. Les informations communes à tous les documents sont quant à elles déjà présentes dans la lettre type.
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La base de données
La création
Ouvrez un document vierge.
Cliquez sur la commande du ruban :
Onglet « Publipostage », « Sélection des destinataires », « Entrer une nouvelle liste ». Une fenêtre apparaît à l’écran…
Par défaut, certains champs sont proposés :
« Titre », « Prénom », « Nom », « Nom de la société », « Adresse ligne 1 », « Adresse ligne 2 », « Département », « Ville », « Code postal », «, « Pays », « Téléphone personnel », « Téléphone professionnel » et « Adresse de messagerie ».
Vous êtes dans un tableau, chaque contact correspond à une ligne et chaque colonne correspond à un champ, la première étant « Titre ».
1. « tabulation » pour atteindre le champ suivant ; 2. MAJ +TAB pour atteindre le champ précédent ; 3. Flèche haute pour atteindre le contact précédent ; 4. Flèche basse pour atteindre le contact suivant.
Mais ce que je vous propose dès maintenant, avant même de débuter la saisie, c’est de personnaliser la base de données.
Affichez la liste des boutons en activant l’onglet approprié, puis, cliquez sur le bouton « Personnaliser colonnes. Sinon, le raccourci clavier est ALT +P.
Une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la liste des champs que je viens de vous lister.
Voici la liste des opérations de personnalisation :
- Pour ajouter un champ, sélectionnez le champ depuis lequel l’insertion
doit avoir lieue, cliquez sur le bouton « Ajouter ». Saisissez le nom du nouveau champ et pressez la touche « Entrée » ;
- Pour supprimer un champ, sélectionnez le champ à supprimer, cliquez sur le bouton « Supprimer ». Une confirmation vous est demandée, cliquez sur le bouton « Oui » ;
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- Pour renommer un champ, sélectionnez le champ à renommer, cliquez sur le bouton « Renommer ». Le curseur est inséré dans le nom du champ, saisissez le nouveau nom et pressez la touche « Entrée » ;
- Pour remonter un champ dans la liste, sélectionnez le champ à décaler
vers le haut, cliquez sur le bouton « Monter » ;
- Pour descendre un champ dans la liste, sélectionnez le champ à décaler
vers le bas, cliquez sur le bouton « Descendre ».
Dès lors que la personnalisation est terminée, cliquez sur le bouton « Ok ». Vous êtes de retour dans le tableau, réalisez votre saisie, voici quelques commandes que vous trouverez dans l’onglet des commandes :
- « Nouvelle entrée », pour enregistrer un nouveau contact, raccourci clavier ALT +N ;
- « Supprimer l’entrée », pour supprimer le contact sur lequel vous êtes positionnés, raccourci ALT +T. Une confirmation vous sera alors demandée, cliquez sur le bouton « Oui » ;
- « Rechercher », raccourci ALT +H, ouvre une fenêtre de recherche dans la colonne sur laquelle vous êtes positionnés. Saisissez votre recherche et pressez la touche « Entrée », puis cliquez sur le bouton « Annuler ».
Lorsque vous avez terminé la saisie des contacts, affichez les commandes et cliquez sur le bouton « Ok ».
Un explorateur de documents apparaît à l’écran, vous devez enregistrer votre base de données, le type de ce document sera « MDB ».
Saisissez le nom du document, parcourez à la recherche du dossier de destination, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
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L’ouverture
Pour ouvrir une base de données depuis WORD ? Cliquez sur la commande du ruban :
Onglet « Publipostage », « Sélection des destinataires », « Utiliser la liste existante». Un explorateur de documents apparaît à l’écran, parcourez votre disque à la recherche d’une liste et cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
La liste est ouverte, vous êtes de retour dans le document…
Depuis Microsoft OUTLOOK
Pour ouvrir la liste des contacts de Microsoft OUTLOOK ? Cliquez sur la commande du ruban :
Onglet « Publipostage », « Sélection des destinataires », « Sélectionner à partir des contacts OUTLOOK ».
Une boîte de dialogue concernant le « profile » apparaît à l’écran, pour cette fenêtre ainsi que pour les 2 fenêtres suivantes, cliquez sur le bouton « Ok ».
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Modification
Pour modifier les contacts de Microsoft OUTLOOK, je vous conseille de passer par ce dernier.
Par contre, pour modifier une base de données WORD, veuillez tout d’abord l’ouvrir en vous reportant aux chapitres précédents, puis procéder ainsi :
1. Dans le ruban, cliquez sur la commande : Onglet « Publipostage », « Modifier la liste de destinataires » ;
2. Une fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes dans la liste des contacts. A côté, vous avez une liste qui contient le nom de la liste de contacts, cliquez sur le nom de la liste pour la sélectionner, puis cliquez sur le bouton « Modifier ». Vous arrivez dans le même tableau que celui présenté dans le chapitre de la création de la liste de contacts, vous pouvez réaliser vos modifications.
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La lettre type
Maintenant, élaborons la lettre type…
Ouvrez WORD, puis, depuis un document vierge, ouvrez la liste de contacts de votre choix.
Ensuite, activez l’option du ruban :
Onglet « Publipostage », « Démarrer la fusion et le publipostage », « Lettre ».
Le principe de la saisie de la lettre type est le suivant :
- On saisit le texte commun à toutes les lettres de façon habituelle ; - On insère un champ de fusion là où l’on devrait saisir une information spécifique à un contact.
Ce qui donne par exemple :
Bonjour «Titre» «Prénom» «Nom», J’espère que vous allez bien ?
Comme vous habitez dans la ville de «Ville», je viens chez vous quelques jours, vous n’avez pas le choix…
Au plaisir de vous lire, votre formateur adoré. Dans cet exemple, les champs de fusion sont : «Titre», «Prénom», «Nom» et «Ville».
1. Pour insérer un champ de fusion, positionnez au préalable » le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion ;
2. Cliquez sur le nom du champ à insérer depuis le ruban : « Publipostage », « Insérer un champ de fusion » ;
Après avoir saisis le contenu du document, vous pouvez bien sûr procéder au formatage du texte, c’est-à-dire passez à l’étape suivante, la présentation.
Voilà, maintenant procédez à l’enregistrement de votre lettre type, comme s’il s’agissait d’un document ordinaire.
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La fusion
Vous êtes prêts pour une première fusion ?
Pour commencer, lancez WORD et ouvrez une lettre type. Ensuite, ouvrez la base de données associée à la lettre type. Maintenant, activez l’option du ruban :
Onglet « Publipostage », « Terminer et fusionner »,
« Modifier des documents individuels ».
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, cliquez sur le bouton « Ok ». La fusion est réalisée !
En résumé, un document est créé, il s’intitule « Lettre1 » et chaque courrier se trouve dans une page individuelle.
Remarque :
Si vous choisissez la fonction « Imprimer le document » au lieu de « Modifier des documents individuels », aucun document ne sera créé car le résultat de la fusion sera directement imprimé.
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