La pratique du stand-up meeting est une façon d’organiser des réunions courtes et cycliques et est par exemple utilisée dans la méthode Scrum. C’est une pratique très populaire dans le domaine du génie logiciel27.
27 Un sondage réalisé en 2011 auprès d’employés du domaine du génie logiciel montre que 78 %
138 Seconde partie : Proposition de pratiques BIM-Agiles
6.3.1 Origine du stand-up meeting
Le stand-up meeting trouve ses origines dans le daily scrum, ou mêlée quotidienne, pratique utilisée dans la méthode Scrum (Beedle et al., 1999). Il s’agit pour tous les acteurs de la conception de faire une réunion quotidienne afin de faire le point sur leur avancement et sur les obstacles qu’ils rencontrent et qui les empêchent d’avancer (Yip, 2016 ; Stray et al., 2016). Il s’agit comme son nom l’indique de tenir cette réunion debout, afin qu’elle soit concise et rapide. Cette pratique est simple à mettre en œuvre et se retrouve donc dans d’autres méthodes agiles telles que Kanban28 (Anderson & Reinertsen, 2010).
6.3.2 Déroulement du stand-up meeting
Le stand-up meeting désigne une pratique agile d’organisation de courtes réunions. Il s’agit pour les acteurs de la conception de se réunir de manière régulière afin de savoir ce que font les autres et de résoudre d’éventuels problèmes.
Cette réunion se déroule traditionnellement de manière quotidienne, tous les matins et doit être rapide, c’est-à-dire durer entre 5 et 15 minutes maximum. La réunion se déroule debout pour éviter tout confort qui entraînerait apathie et passivité de la part des participants (Stray et al., 2016). La position debout induit par ailleurs chez les participants à la réunion une envie de ne pas prolonger cette posture et donc de terminer rapidement cette réunion.
Chacun se doit d’être actif et devra participer tour à tour à la réunion. Il n’y a pas forcément besoin d’un animateur de la réunion, chaque participant devant simplement répondre à quelques questions permettant de se positionner par rapport aux autres. Il lui est généralement demandé de répondre aux trois questions suivantes :
1. Qu’est-ce que j’ai fait hier pour faire avancer le projet ?
2. Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui afin de faire avancer le projet ?
28 La pratique kanban a donné naissance à une méthode à part entière du même nom qui se
Chapitre 6 : Identification et sélection de pratiques agiles dédiées à la conception BIM 139
3. Quels sont les obstacles que je rencontre et qui m’empêchent de faire avancer le projet ?
Après avoir répondu à ces questions, un autre acteur prend la parole, et ainsi de suite jusqu’à ce que tout le monde ait parlé.
6.3.3 Objectifs du stand-up meeting
La pratique quotidienne du stand-up meeting est bénéfique à plusieurs niveaux et permet notamment de participer à la constitution d’une coordination et d’une communication efficace dans l’équipe de conception.
Si les objectifs principaux de la pratique sont de connaître l’avancement de chacun dans ses tâches et de résoudre les problèmes extrinsèques à la conception, nous pouvons noter plusieurs objectifs secondaires :
• avoir du recul sur son travail ;
• partager la compréhension des objectifs ; • coordonner les efforts ;
• partager les problèmes ; • construire une équipe.
En répondant aux questions, chaque acteur se positionne sur le travail des autres, mais également sur son propre travail. En disant ce qu’il a fait la veille et ce qu’il compte faire le jour même, le concepteur prend un moment pour faire un point personnel sur son avancement et s’auto ajuster en matière de productivité.
Le partage des compréhensions de l’objectif commun permet à chacun d’ajuster ses objectifs personnels sur le plan de la productivité et du travail en fonction de cet objectif commun. De plus, la compréhension des objectifs peut non seulement être différente selon les acteurs, mais également mal comprise au début du projet. Les réunions régulières permettent de plus souvent s’aligner avec les objectifs communs29.
140 Seconde partie : Proposition de pratiques BIM-Agiles
La coordination des efforts est nécessaire lorsque l’on travaille en équipe. Nous avons vu qu’une faible coordination entraîne une mauvaise collaboration. La pratique du stand-up meeting permet cette coordination entre les membres de cette équipe.
Le partage des problèmes permet de bénéficier des avantages de travailler en équipe : nous pouvons obtenir des avis différents à un problème donné grâce à la stimulation de l’intelligence collective. Ainsi, lors du stand-up
meeting, les acteurs peuvent proposer des solutions aux problèmes des autres
grâce à leur expérience ou leurs connaissances du domaine.
Enfin, la pratique régulière du stand-up meeting permet de renforcer le sentiment de construction d’une équipe de concepteurs. Ce sentiment permet de s’identifier comme appartenant à ce groupe. Cela permet de développer une cohésion de groupe, favorisant l’intelligence collective et la conscience mutuelle, nécessaires au travail collaboratif.
6.3.4 Avantages et limites de la pratique
Le stand-up meeting est souvent pratiqué le matin, après un rapide temps « de réveil » des concepteurs (veille métier, lecture des mails, café, etc.) afin de pouvoir démarrer la journée avec des objectifs clairs et des problèmes identifiés de la veille. Cette pratique sous forme de rituel quotidien permet notamment :
• de limiter la durée des échanges et de les fluidifier ; • de garder l’attention de tous les participants ; • de favoriser l’intelligence collective.
La réunion est une réunion courte, les participants doivent donc être concis dans leurs réponses, favorisant les échanges courts. De plus, le côté non formel de cette réunion encourage une prise de parole plus instinctive et plus naturelle de la part des membres de l’équipe, comme dans une conversation de groupe classique. La position debout, à l’écart de son poste de travail, permet quant à elle d’empêcher les acteurs d’être déconcentrés par leurs ordinateurs ou leurs smartphones et donc de favoriser l’attention de tous sur les prises de parole individuelles.
Chapitre 6 : Identification et sélection de pratiques agiles dédiées à la conception BIM 141
La pratique présente néanmoins quelques limites dues à la nature même de son fonctionnement :
• le passage de l’inconfort à la douleur physique de la position debout ;
• la prise de note difficile ;
• le survol des points de détails importants.
La position debout peut passer du léger sentiment d’inconfort au sentiment de mal-être : maux de dos, grossesse, etc. La prise de notes peut être délicate ; il s’agit de nommer quelqu’un en charge de la réalisation d’un compte rendu, qui peut prendre du temps à rédiger, que chacun prenne ses propres notes, amenant distraction pendant la réunion, ou alors, que chacun prenne un moment après la réunion pour mettre sur écrit son propre compte rendu, quitte à oublier des choses. Enfin, la courte durée accordée à cette réunion limite de
facto le temps accordé aux détails. Ainsi, si un participant à une solution à
proposer pour la résolution d’un problème, mais qui nécessite beaucoup de temps d’explication, les acteurs concernés devront prendre du temps après la réunion pour en discuter, limitant l’impact de l’intelligence collective initiale.
6.3.5 Conclusion
Nous avons vu dans cette partie que la pratique du stand-up meeting est une pratique qui définit le déroulement de réunions régulières en conception collaborative. Cette réunion permet aux différents participants d’échanger rapidement et de manière cyclique sur le travail qu’ils produisent, qu’ils ont à produire et sur les problèmes rencontrés lors de cette production.
Les différents objectifs permettent d’agir à la fois sur les individus et sur le groupe de travail, en favorisant à la fois la prise de recul individuelle et le sentiment d’appartenance à un groupe. Cela permet d’améliorer la synchronisation cognitive, la conscience mutuelle et l’intelligence collective.
Dans le cadre de la conception architecturale BIM, nous faisons l’hypothèse que cette pratique favorise l’élicitation des intentions architecturales et des tâches de conception. En effet, la prise de parole individuelle et obligatoire au sein de cette pratique favorise les différents
142 Seconde partie : Proposition de pratiques BIM-Agiles
acteurs de la conception à s’exprimer sur leurs propres intentions, compréhension des tâches et plus globalement de l’objectif commun, et donc de pratiquer l’élicitation.
Cette pratique a été sélectionnée pour son côté informel et sa simplicité de mise en œuvre dans des enseignements. Il est simple de se positionner, en tant qu’enseignant, comme animateur de la réunion afin de s’assurer non seulement de son bon déroulement en tant que réunion, mais également du bon déroulement des exercices et projets proposés aux étudiants.