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En règle générale, l’importation des produits de nos sociétés est soumise à différentes lois et réglementations douanières et fiscales. L’importation physique de produits dans un pays doit notamment se faire conformément :
A la réglementation qui fixe les droits d’entrée, la taxe sur la valeur ajoutée, l’accise, etc. applicables à nos produits ; ou
A la réglementation fiscale sur les scellés ou à toute réglementation similaire régissant les expéditions « en exemption de taxes ou de droits ».
Les importations doivent également fréquemment respecter des exigences émises par des organismes gouvernementaux et coordonnées ou appliquées par les autorités douanières. Vous devez être sûr que toutes les importations remplissent ces conditions, et que toutes les informations données aux douaniers et agents du fisc sont exactes.
i Si vous travaillez dans ce domaine, vous devez aussi consulter la 15-C de PMI « Fiscalité ».
Chaque année, PMI réalise des transactions substantielles avec les gouvernements des pays. Bien que l’intégrité soit le fondement de toutes nos transactions avec nos clients, des règles particulières s’appliquent lorsque ce client est un représentant des pouvoirs publics (des règles qui sont parfois très différentes de celles qui s’appliquent aux clients commerciaux). Certaines pratiques commerciales acceptables dans un environnement commercial, telles que la fourniture de moyens de transport, de repas, d’invitations ou d’autres éléments de valeur peuvent être totalement inacceptables et peuvent même constituer une violation de la loi dans le cadre de relations avec des Représentants ou des Agents des Pouvoirs Publics. Les violations de ces règles peuvent entraîner des sanctions pénales et civiles.
Les personnes habilitées à répondre à des appels d’offres ou à être prestataires de services dans le cadre d'un contrat public, avec une société publique ou contrôlée par l'Etat, doivent connaitre ces règles.
Les règles de base incluent :
Ne recherchez ni n’acceptez jamais de recevoir des informations confidentielles concernant une réponse à un appel d’offres.
Ne proposez ni n’offrez jamais de cadeaux, gratifications ou invitations à un représentant ou à un agent des pouvoirs publics sans en avoir obtenu une autorisation préalable, conformément au 14-C de PMI.
Consultez et respectez les règles anti-pots-de-vin, y compris les restrictions sur les cadeaux offerts par les entités souhaitant obtenir un contrat auprès des autorités publiques et de leurs sous-traitants.
Q : Nous sommes présents dans plusieurs pays où nombre de sociétés et d’organisations appartiennent à l’Etat.
Comment savoir si mes interlocuteurs sont des représentants des pouvoirs publics ?
R : Le terme « représentant des pouvoirs publics » est assez large. Vous devez considérer que tous les collaborateurs d’organisations ou entreprises publiques ou contrôlées par l'Etat, ainsi que leurs agents, sont des représentants des pouvoirs publics. Pour savoir si un interlocuteur est un représentant des pouvoirs publics, adressez-vous au service juridique.
Code de conduite de PMI 25
Les pouvoirs publics comme client
(suite)
Comprenez les exigences de tarification désignées « client privilégié » et vérifiez-en la conformité.
Respectez à la lettre les exigences contractuelles de qualité, de quantité et de spécifications d’essai.
Les facturations doivent toujours être exactes, complètes et parfaitement conformes à toutes les règles et lois, y compris en terme de délais et d’affectation des coûts.
Soyez honnête, précis et complet dans toutes les déclarations et certifications.
Soyez au courant des règles et règlements de votre client.
Consultez le service juridique avant d’initier l’embauche d’un collaborateur travaillant actuellement ou ayant travaillé pour les autorités publiques.
Sachez reconnaître les circonstances dans lesquelles vos communications avec des Représentants ou Agents des Pouvoirs Publics peuvent soulever des questions en vertu des lois sur la divulgation du lobbying et prenez conseil auprès du service juridique afin de déterminer si une déclaration de lobbying est nécessaire.
i Si vous avez des questions sur les relations commerciales à entretenir avec les pouvoirs publics, contactez le service juridique. Pour des informations plus spécifiques sur les négociations avec les représentants des pouvoirs publics en dehors des Etats-Unis, reportez-vous à la section Corruption internationale du présent Code.
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Corruption internationale
Les lois de l’immense majorité des pays dans lesquels PMI exerce des activités ainsi que des lois extraterritoriales importantes telles que la loi américaine sur la corruption internationale (« Foreign Corrupt Practices Act ») et d’autres lois similaires, interdisent le versement de pots-de-vin aux agents publics étrangers et à d’autres personnes d’influence (telles que les candidats politiques, les partis politiques et leurs représentants, les collaborateurs d’entreprises publiques ou contrôlées par l'Etat, les représentants des Nations Unies, etc.). Une violation de ces lois constitue un délit grave à la fois pour les entreprises et les personnes. Elle peut entraîner des amendes, la perte de privilèges à l’exportation et des peines de prison. Si vous vous posez des questions quant à la légitimité d’un paiement ou d’un arrangement financier avec un représentant ou un agent des pouvoirs publics, vous devez consulter le service juridique.Les lois sur la corruption :
S’appliquent à tous les collaborateurs, agents et représentants de PMI dans le monde entier.
Interdisent :
L’offre ou le don de toute chose de valeur à un agent public étranger dans le but d’obtenir ou de garder un marché ou à toute fin inappropriée.
Cela inclut les paiements effectués dans le but d’obtenir une réduction des taxes ou des droits de douane.
Des paiements inappropriés par l’intermédiaire de tiers. Les sociétés doivent donc être prudentes dans la sélection de leurs agents et partenaires. Une prudence supplémentaire est nécessaire lorsque l’agent potentiel est (ou travaille en association avec) un représentant des pouvoirs publics.
Exigent que les sociétés tiennent des livres et registres détaillés afin que les paiements soient soigneusement inscrits et ne soient pas utilisés à des fins malhonnêtes.
PMI en exige davantage de ses collaborateurs : les pots-de-vin sont interdits pour tous, partout dans le monde et quel qu’en soit le motif. N’oubliez pas qu’il est de votre responsabilité d’éviter ces actes prohibés.
A NE JAMAIS FAIRE :
Effectuer un versement non autorisé ou autoriser un versement ou un cadeau inapproprié (en espèces ou sous une autre forme), soit directement, soit par le biais d’un intermédiaire, à un représentant des pouvoirs publics.
Inciter un représentant des pouvoirs publics à faire quelque chose d’illégal.
Ignorer ou ne pas signaler des versements, des invitations ou des cadeaux inappropriés.
Créer un fonds occulte pour quelque motif que ce soit.
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Q : On m’a dit que je pouvais faire appel aux services d’un consultant pour l’obtention des permis nécessaires auprès d’un gouvernement étranger.
Il a demandé une avance de 40 000 US dollars en disant qu’il utiliserait l’argent pour
« faire avancer les démarches ».
Etant donné que nous ne savons pas vraiment où va l’argent, devons-nous nous inquiéter ?
R : Absolument. Vous devez savoir où va cet argent et à quelles fins il est utilisé.
De plus, l’entreprise doit faire le nécessaire pour garantir que cet argent n’est pas utilisé comme pot-de-vin.
Vous devez demander conseil à votre supérieur ou à votre service juridique.
Falsifier des écritures dans les registres de l’entreprise.
Faire quoi que ce soit pour inciter quelqu’un d’autre à enfreindre ces règles ou fermer les yeux lors d’une infraction.
Paiements de facilitation. Un « paiement de facilitation » est un paiement de faible montant versé à un employé de l’État dans le but d’accélérer l’exécution d’actions routinières auxquelles l’entreprise a droit, telle que la délivrance d’un visa ou le dédouanement de biens. Bien que certaines lois anti-corruption autorisent ces règlements, PMI ne les permet pas.
La politique de l’entreprise interdit d’effectuer des paiements de facilitation, sauf lorsque ce règlement est nécessaire afin de se protéger contre un préjudice physique ou la perte de liberté.
i Contactez le service juridique pour être sûr de bien comprendre les règles qui s’appliquent à votre travail, comme la 14-C de PMI
« Relations avec des Représentants des Pouvoirs Publics et des
partenaires commerciaux. Activité politique », et les lois sur la corruption internationale, et qui peut être considéré comme représentant des pouvoirs publics. Il ne faut jamais faire un paiement à un fonctionnaire du Gouvernement américain.
De la même manière que nous protégeons nos propres informations confidentielles (cf. le chapitre « Informations confidentielles propriété de l'entreprise » du présent Code), nous respectons la propriété et la confidentialité des informations d’autrui. Cela inclut les documents écrits, les logiciels, la musique et autre « propriété intellectuelle ».
Règles de base à respecter :
Ne pas apporter dans les locaux de PMI et ne pas utiliser des
informations confidentielles (y compris des documents informatiques) appartenant à des employeurs précédents.
Ne pas installer des logiciels sans licence sur un ordinateur de l’entreprise.
N’acceptez et n’utilisez pas d’informations confidentielles venant d’autrui, sauf dans le cadre d’un accord approuvé par le service juridique.
N’utilisez et ne copiez pas des documents protégés par des droits d’auteur (y compris les logiciels informatiques, les extraits d’enregistrements audio, vidéo et les enregistrements pris sur Internet à la radio/TV) sans la permission spécifique du titulaire des droits d’auteur.
Consultez le service juridique pour savoir si des règles d’un « usage loyal » ou des licences existantes peuvent l’autoriser.
N’utilisez pas des marques, des droits de propriété industrielle et commerciale ou de brevet d’autrui sans en avoir reçu l’autorisation expresse de leur titulaire. Consultez le service juridique pour en obte-nir l’autorisation.
N’autorisez pas l’utilisation des droits de propriété intellectuelle de PMI et de ses filiales sans en avoir reçu l’autorisation du service juridique.