• l’innovation1 en matière d’ENA;
• la collaboration entre établissements et la mutualisation des solutions d’ENA;
• le développement ou l’amélioration d’un ENA dont l’établissement
1 L’innovation en matière d’ENA est entendue comme l’implantation ou le développement d’un ENA existant dans le but d’améliorer la situation initiale des partenaires dans ce domaine.
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Année universitaire 2021-2022 mandataire2 est propriétaire.
Normes d’allocation
6 Chaque proposition retenue doit faire l’objet d’une demande d’aide financière à laquelle doivent être jointes les informations suivantes :
• le code du projet assigné par le Système intégré de gestion des ressources informationnelles;
• le dossier d’opportunité (DO) à la fin de l’étape d’avant-projet.
L’autorisation du Ministère permettra le démarrage du projet, c’est-à-dire le passage à la phase de planification;
• le dossier d’affaires (DA) à la fin de la phase de planification.
L’autorisation du Ministère permettra la poursuite du projet, c’est-à-dire le passage à la phase d’exécution;
• lorsque le projet financé ne correspond pas à la définition d’un projet qualifié en ressources informationnelles, un DO allégé et un DA allégé déposés par l’université.
Les gabarits des dossiers demandés sont accessibles à l’adresse suivante :
https://formulaires.education.gouv.qc.ca/collecteinfo/app/308_projets_re ssources_informationnelles_2019:gabarits/fr.
La demande d’aide financière doit être transmise par courriel à l’adresse suivante : Guichet.projetRI@education.gouv.qc.ca.
7 Un comité d’analyse se réunit pour valider les critères de priorisation suivants :
• viser la mutualisation des ENA d’au moins trois établissements;
• être fondé sur un modèle de gouvernance collaboratif prévoyant le partage des bénéfices avec l’ensemble des partenaires;
• prévoir des modalités d’adhésion pour les établissements qui souhaiteraient adopter la solution a posteriori;
• avoir pour objectif d’améliorer un ENA existant ou d’implanter un nouvel ENA, notamment dans le but d’y ajouter des fonctionnalités ou des composants technologiques en soutien à la pédagogie et à la réussite éducative;
• démontrer clairement l’arrimage avec le projet eCampus;
• être fondé sur les meilleures pratiques en matière de gestion de projet et dans le domaine des ressources informationnelles (par exemple, en matière d’interopérabilité avec l’écosystème existant).
2 Le mandataire du projet fait référence à l’établissement choisi pour représenter l’ensemble des établissements qui adhèrent à la proposition retenue.
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Année universitaire 2021-2022 8 Montant de l’aide financière
• Les dépenses admissibles à l’aide financière sont les dépenses capitalisables en vertu de la Politique de capitalisation des immobilisations pour les établissements des réseaux de l’éducation et de la santé et des services sociaux ainsi que de ses directives d’application.
• Ces dépenses admissibles peuvent être liées à la fois à la phase de planification et à la phase d’exécution.
• L’aide financière du Ministère peut correspondre à 100 % des dépenses liées au projet.
• Si l’aide financière prévue par cette annexe ne couvre pas l’ensemble des dépenses, d’autres sources de financement peuvent être utilisées par l’établissement pour compléter le montage financier du projet, par exemple un programme fédéral ou une autre allocation (mesure a priori).
• Dans tous les cas, le montage financier complet de la phase de planification du projet doit être présenté au DO et le montage financier complet du projet, c’est-à-dire qui comprend les phases de planification et d’exécution, doit être présenté au DA.
9 Une convention d’aide financière déterminant les modalités d’octroi et d’allocation de l’aide financière ainsi que les responsabilités et obligations des bénéficiaires et du Ministère au regard de chaque projet retenu doit être signée préalablement à toute attribution d’aide financière.
10 Les sommes allouées par l’intermédiaire de cette annexe ne sont pas transférables pour être utilisées à d’autres fins que celles qui y sont mentionnées. Toutefois, le Ministère, après recommandation du Comité d’analyse des propositions, puis validation du Comité de mise en œuvre et du Conseil de gouvernance du projet eCampus, peut transférer des sommes vers l’annexe I034 concernant les cégeps pour financer un projet d’ENA impliquant un ou plusieurs établissements collégiaux, dans la mesure où le projet financé servira aux universités. Ce transfert nécessitera, en cours d’année, une modification de la programmation budgétaire des investissements des cégeps approuvée par le Conseil du trésor et une modification du Plan quinquennal des investissements universitaires approuvée par le Conseil des ministres.
Reddition de comptes
11 Chaque projet devra être inscrit à la déclaration des dépenses d’investissement en tant que nouvelle initiative sous un numéro spécifique. Les établissements devront faire état des dépenses par projet réalisé.
12 Les universités doivent se conformer aux exigences de la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement et aux Règles relatives à la planification et à la gestion des ressources informationnelles
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Année universitaire 2021-2022 en divulguant les interventions réalisées par l’entremise du Système
intégré de gestion des ressources informationnelles et les actifs en ressources informationnelles financés en vertu de cette annexe, qui doivent notamment être inclus dans :
• la programmation des investissements et des dépenses en ressources informationnelles;
• la description de l’utilisation des sommes reçues;
• l’état des projets, le cas échéant;
• l’inventaire des actifs informationnels;
• le bilan de projet;
• l’évaluation de leur état, le cas échéant.
13 Les universités pourraient être sollicitées pour fournir des informations supplémentaires liées à l’utilisation des montants accordés dans le cadre de la mise en œuvre du Plan d’action numérique.
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