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De acordo com os documentos apresentados pela empresa que ofereceu a consultoria relativa ao método utilizado, existiam três principais grupos de atores responsáveis pelo desenvolvimento do planejamento: decisor estratégico, grupo de controle e grupo de peritos.

De acordo com o documento que apresenta a metodologia empregada, o decisor estratégico refere-se ao cargo máximo da Instituição e, no caso da organização estudada, foi representado pelo Diretor-geral juntamente aos demais diretores.

[o decisor estratégico] geralmente é o “nº 1” da organização [...] (Titular, Diret_{or, Presidente, “CEO”, Chefe, Comandante), ou quem} suas vezes fizer, que determina a realização do estudo (DOCUMENTO CONSULTADO).

O Grupo de Controle é formado pelo grupo de servidores que tenham representatividade e conhecimento para conduzir o processo de planejamento.

[O Grupo de Controle refere-se ao] pessoal orgânico [...], representando todos os seus setores, com a responsabilidade de condução de todo o processo (DOCUMENTO CONSULTADO). Os peritos são especialistas nos temas de interesse do órgão que são consultados sobre as perspectivas e as tendências.

[Os peritos são] pessoas de notório saber, normalmente externas à organização [...], que, convidadas pelo Decisor Estratégico, respondem a sucessivas consultas formuladas pelo Grupo de Controle (DOCUMENTO CONSULTADO).

A figura a seguir, retirada da apresentação utilizada pela empresa para a sensibilização de servidores, demonstra o relacionamento entre os entes participantes do processo de planejamento.

Figura 15: Participantes do processo de planejamento estratégico. Fonte: Documento consultado.

Importante ressaltar que, com base na análise dos documentos que apresentavam relatos da memória do processo de planejamento, pôde-se notar que, na Instituição estudada, o método contou com a participação de mais um grupo de servidores, denominado Comitê de Planejamento, o qual não havia sido previsto nos documentos que tratavam da metodologia a ser empregada.

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Assim, pode-se notar que o Comitê de Planejamento foi formado por cerca de 70 servidores, os quais representaram as 27 superintendências regionais e as Diretorias.

Reuniu-se um grupo de cerca de setenta servidores do [Órgão], representando as vinte e sete Superintendências, as Diretorias e demais órgãos centrais, que passou a ser denominado Comitê de Planejamento (CP) (DOCUMENTO CONSULTADO).

A Portaria institucional que formalizou a participação dos servidores também cita o Comitê de Planejamento, conforme se pode notar no trecho apresentado a seguir.

Art. 1o. Instituir, no âmbito do [...] [órgão], o Grupo de Controle e o Comitê de Planejamento os quais ficam encarregados de coletar, analisar e acompanhar as informações consideradas necessárias aos trabalhos desenvolvidos para a atualização dos Cenários Prospectivos do Órgão (DOCUMENTO CONSULTADO).

Desta forma, de acordo com a análise documental, pôde-se identificar a participação de quatro grupos de atores no processo de planejamento estratégico:

 Decisores Estratégicos;  Grupo de Controle;

 Comitê de Planejamento; e  Empresa de Consultoria.

4.2 Entrevistas em profundidade

As entrevistas foram realizadas individualmente, entre 2012 e 2013, junto aos representantes do Grupo de Planejamento: dois servidores designados pela Direção- Geral, por meio de Portaria institucional, como responsáveis pela coordenação do planejamento estratégico da Instituição e um servidor que representava uma Diretoria e passou a integrar o grupo de maneira informal, porém participativa e documentada. Além disto, foi constatado que um dos entrevistados participou de todos os processos de planejamento estratégico da Instituição.

Cabe destacar que a entrevista em profundidade foi o método escolhido para abordagem dos três servidores responsáveis pela coordenação dos esforços voltados

ao desenvolvimento de diferentes processos de planejamento estratégico, que foram identificados durante a fase de análise documental.

Assim, apesar de aparentar um número pequeno de entrevistados, ressalta-se que a abordagem destes oferece a representatividade necessária ao estudo, tendo em vista que dois deles são os únicos servidores formalmente indicados pela Direção- Geral para exercer o papel de coordenação do processo de planejamento estratégico, em diferentes oportunidades, além do fato que o terceiro teve sua participação no grupo de controle comprovada pelos entrevistados e pelos documentos que apresentavam o histórico das atividades do processo.

Importante destacar, ainda, que os membros entrevistados foram os principais responsáveis pela promoção dos processos de planejamento estratégico da Instituição, integrando e propiciando a participação dos servidores lotados em todo o território nacional, junto à Direção-Geral, aos participantes externos e à empresa de consultoria contratada para dar apoio metodológico ao processo. Além disto, detém conhecimento sobre a participação de todos os envolvidos, já que foram responsáveis pela consolidação e pelo tratamento das informações geradas por todos os participantes do processo de planejamento para posterior encaminhamento das informações para apoio à decisão junto à Direção-Geral.

As duas primeiras gravações, realizadas com prévia autorização, tiveram duração de uma hora e 15 minutos e de uma hora e 5 minutos, respectivamente, e foram transcritas dando origem a um volume de 1.121 linhas de texto corrente. A terceira entrevista foi realizada em 55 minutos, porém trecho gravado referiu-se à primeira parte da entrevista, que durou cerca de 20 minutos.

As entrevistas foram orientadas por um roteiro composto por grupos de perguntas semiestruturadas, que orientavam o diálogo de forma a garantir a obtenção das impressões e dos posicionamentos esperados pelo estudo.

Considerando os resultados obtidos durante a análise documental, foi possível levantar as principais etapas percorridas durante o processo de planejamento estratégico do órgão. Com isso, o roteiro de entrevista buscou se aprofundar em cada fase identificada, confirmando ou refutando as informações presentes nos registros documentais, com foco em questões relativas aos papéis desempenhados, às

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informações utilizadas e desejadas, às dificuldades encontradas, às decisões tomadas, aos problemas de informação encontrados, dentre outros tópicos relevantes. Assim, foram obtidos dados relativos a informações pessoais, estrutura da unidade, processos organizacionais executados, métodos, etapas e ferramentas aplicados, responsabilidades dos atores envolvidos, problemas relativos à busca e ao uso das informações, às estratégias utilizadas para contornar problemas de informação, além de impressões gerais acerca dos processos que envolvem a decisão, a busca por informação e o planejamento estratégico da Instituição.

Para a análise dos dados colhidos, foram percorridos dois passos. O primeiro voltado à seleção, à categorização e ao agrupamento de respostas, e condensação de significados para originar um resumo de declarações, o qual é apresentado neste capítulo, e, o segundo, destinado à análise, à interpretação e ao desenvolvimento de generalizações, explanações e confirmação ou refutação de hipóteses, fundamentado nas categorias de análise apresentadas no capítulo de discussão.

As entrevistas trataram dos questionamentos previstos no roteiro, porém, nem todas as perguntas foram apresentadas aos entrevistados, considerando-se que, em vários momentos, o próprio relato do informante acabava por responder perguntas pré-estabelecidas.

Além disto, importante enfatizar que algumas percepções apresentadas pelos entrevistados, as quais excediam às perguntas apresentadas, foram anotadas e consideradas para análise posterior junto aos dados colhidos pelas demais fontes de evidência.

Estes achados inesperados, que excederam os limites definidos pelo roteiro de entrevista, potencializaram as estratégias de coleta de dados utilizadas na segunda entrevista, já que esta ocorreu cerca de um ano após a primeira e, ainda, após a realização de levantamentos por meio do questionário.