POST-MORTEM DU CHO

As bibliotecas universitárias por encontrarem-se afetadas por profundas transformações levaram seus gestores a enfrentarem novos e complexos desafios, advindos das demandas e exigências de um mundo marcado por um processo de competitividade cada vez mais presente nas organizações.

O Sistema de Bibliotecas da UFC buscou os meios necessários para que um pensamento eficiente e eficaz penetrasse em todos os setores ou unidades de informação e desenvolveu o Plano de Metas da Gestão tendo como base o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI). Observou e avaliou sua postura em função das metas da organização, o que significa que o sistema tem sua estratégia própria, e que a mesma é consistente e respeita a filosofia da instituição.

Para tanto, fez-se necessário que a BU se esforçasse para refletir sobre as mudanças que transformam a cultura e a sociedade, consequentemente afetando o seu gerenciamento. Por isso, levou em consideração as mudanças gerenciais em sua forma de organização e funcionamento, de modo a propiciar a circulação de informações que venham atender às demandas procedentes tanto dos corpos docente e discente e da área administrativa como das comunidades externas a instituição, para contribuir para a construção de uma nova interação informacional e simbólica com o contexto a que serve.

Barbêdo e Vergueiro (2006) levam em consideração que as bibliotecas universitárias necessitam de constante mudança, sendo desafiadas a inovar sua administração e seu desenvolvimento, buscando – em teorias, ferramentas e sistemas de qualidade – alternativas para a melhoria na gestão.

O uso de novas tecnologias proporciona inúmeras vantagens e permite a incorporação de outros formatos de documentos informacionais, facilitando, assim, o gerenciamento dos serviços. A informação gerenciada com o apoio de novas

tecnologias possibilita uma maior acessibilidade à informação e promove o processo de disseminação de maneira mais efetiva, quem sabe, até mais democrática.

Os gestores da BU-UFC entenderam que é de suma importância empreender esforços em estudos e pesquisas sobre essa questão. Um dos meios foi buscar parâmetros de mensuração de desempenho e proceder à elaboração de métodos que possibilitassem gerenciar a gestão e as atividades operacionais, por intermédio de indicadores de desempenho elaborados especificamente para biblioteca universitária, ou seja, o emprego da gestão de metas.

Assim, a biblioteca universitária BCH utiliza o Plano de Trabalho como uma importante ferramenta na solução das questões com que se defronta na atualidade. A escassez de recursos humanos e financeiros, aliada a um clima político instável, dificulta a realização dos seus objetivos e ameaçam a manutenção e atualização de seus acervos.

Nesse contexto, vê-se a necessidade da adoção de um plano de gestão para gerir resultados positivos com o propósito de administrar os recursos para cada processo de forma alinhada, e ajudar os gestores na tomada de decisão, sempre tendo em mente os princípios da biblioteca universitária e a missão da instituição maior em que ela está inserida, que é a universidade.

Ressalta-se que somente a elaboração de um plano não é suficiente para a sua implementação, surgindo, assim, a gestão de metas que buscou, no caso da BCH, reunir o Plano de Desenvolvimento Institucional e o Plano de Metas da Gestão num processo único. Os planos podem ajudar de forma significativa nas mudanças de estrutura e cultura das bibliotecas universitárias, criando novas perspectivas e novas demandas para os gestores e para as demais pessoas envolvidas.

No caso da Biblioteca de Ciências da Saúde, verificou-se que os indicadores se tornam elementos-chaves no apóio a gestão de metas de qualquer empreendimento. Nesse contexto, o Balanced Scorecard (BSC) apresentou-se como ferramenta indicada como sistema de avaliação de desempenho do sistema de gestão de empresas e instituições públicas. Segundo Ribeiro (2005 apud

NASCIMENTO, 2009) a ferramenta permite definir o caminho sem cometer desvios e consegue demonstrar sua visão e estratégia por meio de um conjunto de medidas de desempenho à organização que dela se utiliza. Considera-se que a metodologia adotada pode contribuir para avanços na avaliação dos processos e serviços de bibliotecas universitárias, por ultrapassar as clássicas e muito utilizadas análises de levantamentos estatísticos que enfocam apenas a frequência de usuários, a quantidade de livros emprestados e o processamento técnico das coleções.

Segundo Kaplan e Norton (2004 apud NASCIMENTO, 2009), o Balanced

Scorecard surgiu como um princípio de medição de desempenho cujas avaliações

financeiras e não-financeiras proporcionam uma visão abrangente do desempenho da empresa/instituição aos administradores. Assim sendo, tornar uma estratégia clara por meio do planejamento é somente uma fase necessária ao sucesso da prática estratégica, porém sua implantação depende da disposição e da abrangência que o planejamento alcança.

O BSC é uma metodologia que se diferencia da grande maioria das metodologias ou sistemas de avaliação de desempenho à medida que trabalha com quatro perspectivas, buscando balancear aspectos financeiros, do cliente, dos processos internos e de aprendizado e crescimento. Dessa maneira, evidenciam-se suas potencialidades e sua viabilidade como ferramenta de gestão estratégica face às necessidades e aos problemas enfrentados pelas bibliotecas universitárias.

Assim, O BSC é uma ferramenta apropriada para a implantação e controle do processo de gestão administrativa, representada por missão, objetivos e desafios atuais, possibilitando o alcance de resultados positivos em qualquer organização, inclusive na Biblioteca de Ciências Humanas. Essa é uma perspectiva futura da BU em relação às unidades bibliotecárias que integram seu sistema de bibliotecas.

Diante do exposto, identifica-se a viabilidade da aplicação do Balanced

Scorecard na Biblioteca de Ciências Humanas de forma dinâmica e eficaz, pois

somente assim a biblioteca universitária poderá garantir o seu funcionamento efetivo com o uso do BSC como principal ferramenta organizacional para importantes

processos da instituição, e não apenas a elaboração do planejamento estratégico ou organizacional.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A natureza das organizações tem sido um tema bastante visado em pesquisas, onde se descreve as variedades de organizações, suas definições, metas, administração e estruturas. As organizações públicas, de serviço, como as bibliotecas universitárias, são geridas tendo como base a definição de sua estrutura, tecnologia e pessoal, tendo em vista todo o macro-ambiente a sua volta com atenção especial às expectativas de sua clientela. Nesse contexto, as bibliotecas universitárias têm utilizado critérios de planejamento que incluem processos internos que proporcionam agilidade no atendimento aos usuários. Sua estratégia operacional, de modo geral, compreende aspectos essenciais para a manutenção da qualidade dos serviços oferecidos aos usuários.

Assim, buscou-se, nesta pesquisa, analisar o planejamento organizacional da Biblioteca de Ciências Humanas, da Universidade Federal do Ceará. Tendo como parâmetro a avaliação dos resultados da pesquisa teve-se conhecimento de diversos aspectos de sua gestão, como: o papel do gestor e o objetivo do planejamento na biblioteca universitária; a definição da missão da Biblioteca de Ciências Humanas; o modelo de gerenciamento adotado pela BCH; a reformulação na gestão do sistema de bibliotecas da UFC; a importância da elaboração das metas de trabalho e o atual processo de gestão organizacional da BCH.

Constatou-se uma mudança no modelo de planejamento, visto que até o ano de 2004 adotava-se o modelo de planejamento estratégico na biblioteca avaliada. Assim, a biblioteca universitária BCH passou a utilizar o Plano de Trabalho, como uma importante ferramenta no gerenciamento de sua unidade organizacional, no sentido de atingir metas e objetivos estabelecidos.

Com base na literatura consultada e na análise do estudo de caso apresentado neste trabalho, pode-se inferir que a necessidade de mudança está clara. Seja qual for, deverá ter como base uma análise profunda dos fatores que compõem e determinam a eficácia de uma organização hoje: a estrutura, a tecnologia e o pessoal que são influenciados pelas tendências do macro-ambiente.

De acordo com a análise feita através desta pesquisa, o planejamento organizacional da BCH se dá através do cumprimento de metas, tendo como instrumento o Plano de Trabalho, projetado para um período anual. Atendendo ao requisito da problemática, conclui-se que o planejamento possibilita um diagnóstico preciso da realidade na implementação de ações e contribui para a melhoria da qualidade dos serviços. Este modelo de gestão também se constitui em recurso para a tomada de decisões, programação, controle e avaliação de atividades, desde que os problemas detectados sejam devidamente incluídos no plano, para alcançar os objetivos organizacionais e atingir resultados efetivos.

Considera-se que um fator de fundamental importância para o sucesso de qualquer empreendimento, aplicado em uma biblioteca universitária ou não, é a definição de uma estratégia orientada para os objetivos da organização, ou seja, para definir o que não deve ser feito, tendo-se em vista que uma biblioteca funciona como elo de ligação entre o universo da produção intelectual registrada e as necessidades de informações de seus usuários.

Nas universidades onde existe em sua estrutura um sistema de bibliotecas, como o sistema da Universidade Federal do Ceará, buscam-se os meios necessários para que o planejamento organizacional penetre em todos os setores ou unidades de informação e desenvolvam seu próprio planejamento tendo como base o planejamento da instituição. Observando e avaliando sua postura em função das metas da organização, conclui-se que o sistema pode ter suas próprias metas, pois que são consistentes e respeitam a filosofia da instituição.

Assim sendo, a biblioteca bem administrada é o local mais adequado para se entender, encontrar, avaliar, disseminar e usar eficazmente a informação.

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APÊNDICE A – Questionário (Roteiro para entrevista)

1 Qual o papel do gestor e o objetivo do planejamento na biblioteca universitária?

2 Qual é a missão da Biblioteca de Ciências Humanas?

3 Fale da reformulação na gestão do sistema de bibliotecas da UFC.

4 Qual o modelo de gerenciamento adotado pela BCH atualmente para alcançar os objetivos organizacionais e atingir resultados efetivos?

5 Qual a importância da elaboração das metas de trabalho?