Un portail ou un service d'archivage ?

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Introduction

Voici enfin la phase la plus importante de notre étude : offrir des propositions les plus concrètes possibles sur la manière de mettre en place un service d'archivage pour les sciences sociales en tenant compte du contexte particulier de la Belgique.

Dans ce rapport, les différentes facettes du futur service d'archivage ont été subdivisées en 7 parties :

• Ses missions

• Les types de données présentes dans le service • Les procédures de dépôt des données

• Les procédures d'accès aux données

• Les méta-données et les aspects techniques du système • Les modalités de création institutionnelles du service d’archives • L’analyse de questions juridiques

Pour chacun de ces aspects, nous proposerons un certain nombre de scénarios possibles, non limitatifs. Parallèlement à ceux-ci, nous jetterons un regard sur les expériences étrangères et les avis des institutions, du monde académique et scientifique que nous avons recueillis et donnerons, enfin, pour résumer la situation, les points de consensus autour des différents scénarios imaginés. Nous consacrerons enfin, la dernière partie de ce chapitre aux aspects juridiques de la mise en place du portail.

Si certaines options peuvent être clairement tranchées, d'autres doivent encore faire l’objet d’une décision politique en haut lieu. Ce rapport mentionnera dès lors différentes alternatives étudiées, avec leurs forces et leurs faiblesses.

Chapitre 1. Un portail ou un service d'archivage ?

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Le futur service créé doit-il se limiter à l'archivage de données en sciences sociales et à leur accessibilité via un portail, ou doit-il intégrer des missions supplémentaires (recherche et développement dans le domaine de l’archivage, publications, formations, envoi et conception de supports documentaires, …) ? Autrement dit, quelles peuvent être les missions principales et secondaires du futur service d'archivage ?

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1.2.1 Missions principales du service d'archivage

Garantir une conservation sécurisée des données Favoriser leur accès et leur réutilisation

Faciliter un échange de données entre institutions et chercheurs

Réaliser une certification garantissant/reconnaissant la qualité des données déposées ………

1.2.2 Missions secondaires du service d'archivage

Activités de Recherche et Développement dans le domaine de l'archivage (intégration de la recherche à l'archivage)

o Conférences o Séminaires o Publications o ………

Formation aux techniques d'archivage Envoi de supports documentaires

Coopération avec d'autres centres d'archive et des bases de données internationales

……….

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1.3.1 D’après les expériences étrangères

La mission principale défendue par les portails d’archive étrangers est de favoriser l’accès et la réutilisation des données. Cependant, tous les services d’archive que nous avons observés ne se limitent pas à l’archivage pur et simple de données, mais intègrent, au contraire, des missions supplémentaires. La recherche et développement dans le domaine de l’archivage (conférences, écoles d’été, séminaires, publications, …) est ainsi une activité secondaire importante de nombreux services d’archivage, comprenant à la fois une optique d’étude et une optique de conservation et de valorisation des données. Les portails d’archive que nous avons examiné contiennent également de nombreuses fonctionnalités périphériques à une simple base de données documentaire (références de littérature, téléchargement possible d’outils pour manipuler ou analyser des données, liens vers d’autres banques de données documentaires, annonces pour des conférences, thesaurus, …).

1.3.2 D'après les avis des institutions, du monde académique et scientifique

Pour le monde académique et scientifique, le service d’archivess pourrait constituer une

importante 'mémoire collective'. La mission primaire de favoriser l'accès et la réutilisation

des données est plébiscitée comme la mission essentielle du futur service d’archives. Celle-ci

Prospectstudie SODA

Haalbaarheid van een data-archief voor de sociale wetenschappen

Troisième partie 45

institutions et/ou les chercheurs. Pour les personnes interrogées, il semble important que le

service d'archivage ne se limite pas à être un simple portail statique. Au contraire, celles-ci souhaitent qu'il ait une dynamique proactive pour constamment rechercher, centraliser, mettre à jour des données et fournir de la documentation.

Ces deux missions primaires sont également plébiscitées par le monde institutionnel, avec en plus une mission de conservation des données. La démarche proactive que devrait avoir le service en matière de recherche de données, d'information et d'échanges internationaux est également mise en avant.

A propos des missions secondaires, l'optique des personnes interrogées est d'abord que le centre ne dépasse pas trop ses missions primaires pour ne pas faire de double emploi avec d'autres initiatives existantes (par exemple pour les activités de recherche et développement dans l'archivage telles que les conférences, les séminaires et les publications). Bien

documenter des données et coopérer avec d'autres centres d'archives régionaux, ou

communautaires, ou des organismes politiques, et internationaux sont cependant des missions secondaires importantes.

Pour les deux groupes, une certification de la qualité des données par le service d’archives

est également intéressante, mais ce processus parait difficile à mettre en place étant donné la variété des données et la multiplicité des critères existant pour vérifier et définir la notion de qualité.

Pour terminer, deux atouts paraissent intéressant pour ce futur service d’archives.

le futur service d'archives pourrait s'occuper de former les utilisateurs aux techniques

d'archivage et stimuler le réemploi de données déposées dans le portail.

Le portail d'archive pourrait être doté de différents outils fonctionnels comme un système de newsletter ou de mailing-list avertissant les utilisateurs des différentes mises à jour dans le système, mais aussi d'un système de liens utiles vers des bases documentaires existantes. Des liens vers les contrats de dépôt et d'utilisation des données en vigueur, la législation ou encore vers des logiciels de détection du plagiat pourraient renforcer la confiance des dépositaires et des utilisateurs.

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En résumé, plusieurs points de consensus ont été trouvés autour des missions du service d'archivage :

 Comme dans les services d’archive présents à l’étranger, le service doit dépasser un

simple portail d'archive pour les acteurs rencontrés.

 Deux missions principales de ce service ont été mises en avant : • Favoriser l'accès et la réutilisation des données.

• Décloisonner la recherche en facilitant un échange de données entre institutions et chercheurs et en mettant en relation la recherche internationale, nationale et régionale.

 Deux missions secondaires du service paraissent essentielles : • La production de supports documentaires.

• La coopération avec d'autres centres d'archives et bases de données internationales.

 Dans un premier temps, le futur service doit commencer par un minimum d’activités, ne pas trop se disperser et se concentrer d'abord sur ses missions de base.

 Il est également important que le service soit proactif (faire de la publicité auprès des chercheurs, récolter des données, les mettre à jour, fournir de la documentation

actualisée, …), tout en veillant à ne pas faire de concurrence ni double emploi avec d'autres initiatives existant dans le domaine de l'archivage.