A presente especificação não dá ênfase significativa à gestão de documentos de arquivo tradicionais. Estes são apenas abordados na medida em que se relacionam com documentos de arquivo electrónicos presentes num SGAE. Consequentemente, a maioria das entidades e associações tradicionais figuram a cinzento e não na cor preta utilizada para as electrónicas que lhes correspondem.
Note-se que o diagrama constitui um modelo simplificado; não pretende representar todas as entidades nem associações possíveis. Mais exactamente, indica apenas as mais relevantes para a presente especificação. Por exemplo, os utilizadores, funções de utilizador, etc. não se encontram representados no diagrama.
A parte restante desta explanação descreve as entidades contidas no diagrama e as respectivas inter-relações.
Plano de Classificação
Para pôr em prática os princípios de gestão de documentos de arquivo, uma organização tem de dispor, no mínimo, de um plano de classificação. Este define a estrutura de organização do arquivo (normalmente hierárquica, expressa em números, nomes e descrições) para toda ou para uma parte determinada da instituição.
Nível
O plano de classificação é normalmente representado como uma hierarquia ou uma estrutura em árvore. A hierarquia inclui um certo número de Níveis, que correspondem aos “cimos” de classes, subclasses, séries, etc. Cada Nível pode ter mais Níveis numa posição hierárquica inferior.
Classe
Pode considerar-se o plano de classificação como uma hierarquia constituída por um certo número de classes, tanto quanto uma árvore é formada de ramos. Cada classe liga-se à hierarquia num Nível, pode estender-se por vários Níveis e é passível de conter classes mais pequenas. Diversas classes podem principiar em qualquer Nível particular; mas cada classe inicia-se apenas num único Nível.
Dossiê
Os dossiês constituem-se no fim das classes, em qualquer Nível da hierarquia, tal como as folhas se encontram nas pontas dos ramos de uma árvore. Cada um deles é ou um dossiê electrónico, ouum dossiê tradicional ou um dossiê híbrido.
Volume
Os dossiês podem, por vezes, ser compartimentados em volumes, de acordo com convenções predeterminadas. As convenções dependerão da dimensão e do número de documentos de arquivo, de eventos determinados ou de períodos de tempo. Esta prática é vulgar no universo não digital, destinando-se a confinar os dossiês a proporções fisicamente geríveis. É extensível, quando adequado, a dossiês electrónicos com o fim de os tornar mais facilmente geríveis sob o ponto de vista da avaliação, transferência, etc.
ESPECIFICAÇÃO MOREQ
Por vezes, os termos dossiê e volume são empregues de modo indistinto ou permutável. Essa indistinção é particularmente notória quando um dossiê consiste num único volume; neste caso, apesar do dossiê ser constituído em termos analíticos por um volume, nem sempre é designado como tal (é frequente esse termo ser aplicado apenas quando se abre um segundo volume). Em rigor, todos os utilizadores finais interagem com volumes, mas muitas vezes, por uma questão de simplicidade, infere-se que se trata de dossiês. Desenhou-se uma caixa a tracejado em volta de dossiê electrónico e volume electrónico (e em torno das entidades tradicionais correspondentes). Tal pretende reflectir que, na realidade, o facto de se empregar o termo “volume electrónico” em vez de “dossiê electrónico” pode impedir a interpretação correcta. Tabela de Selecção
Exclusivamente com o fim de facilitar a disposição no diagrama, a figura contém dois rectângulos que simbolizam tabelas de selecção. No entanto, ambos os rectângulos representam uma única entidade.
Uma tabela de selecção define as disposições relativas à retenção e destino de documentos de arquivo. Um SGAE pode conter várias tabelas, aplicando-se uma ou mais a cada classe, dossiê ou a cada volume.
Documento de arquivo
No centro do sistema reside a entidade mais importante, o documento de arquivo. Estes corporizam a razão de ser de toda a infra-estrutura para a gestão de documentos de arquivo, dado constituírem o cômputo das actividades de uma organização.
Os documentos de arquivo são constituídos por documentos. Cada documento de arquivo pode incluir um ou vários documentos; cada documento pode ser imputado a diversos documentos de arquivo. Os documentos de arquivo organizam-se em dossiês, com vários documentos de arquivo por dossiê.
Extracto de Documento de arquivo
Por vezes é necessário produzir uma cópia censurada de um documento de arquivo, por exemplo, para ocultar nomes pessoais considerados informação sensível. Como não se pode modificar os documentos de arquivo em si, o procedimento atrás referido chama- se “produzir um extracto de um documento de arquivo”. O processo de produzir um extracto de um documento de arquivo consiste em efectuar uma cópia do documento de arquivo (não alterando o original) e censurar a cópia.
Documento e Versão de Documento
Os documentos podem existir sob forma electrónica ou não electrónica. Estes, podem estar em suporte de papel, fita magnética, filme ou em qualquer outro suporte. Contudo, para simplificar, são geralmente designados por “documentos tradicionais” em várias partes da presente especificação. Os documentos electrónicos são o equivalente digital dos documentos tradicionais. Tomam frequentemente a forma de um documento submetido a tratamento de texto ou de uma mensagem de correio electrónico e podem consistir em vários ficheiros informáticos: por exemplo, um relatório submetido a tratamento de texto com folha de cálculo integrada, ou uma página da Intranet com gráficos incorporados. Podem igualmente consistir em ficheiros de imagem obtidos através de digitalização (por meio de scâner) de documentos em papel.
Os documentos podem existir em várias versões. Como sucede em relação a dossiê e volume, constata-se uma certa confusão no que respeita à distinção (porque muitas vezes não se atribui um número de versão aos documentos que têm apenas uma versão). Desenhou-se uma caixa a tracejado em volta de documento electrónico e de
ESPECIFICAÇÃO MOREQ
versão de documento electrónico. Tal pretende reflectir que, na prática, empregar o termo “versão de documento electrónico” em vez de “documento electrónico” não tem utilidade. Consequentemente, na presente especificação, usa-se livremente o termo documento electrónico para significar, na maioria dos casos, versão de documento electrónico.
Uma cópia de um documento tradicional pode ser convertida numa cópia de um documento electrónico, através de digitalização com um scâner ou outros meios. Várias cópias de um documento tradicional são igualmente passíveis de conversão numa única cópia de documento electrónico, por exemplo, uma nota anexada a um relatório. Contrariamente, uma cópia de um documento tradicional pode ser convertida em várias cópias de documento electrónico; por exemplo, é possível converter-se uma factura num documento electrónico e incluí-la em dois dossiês electrónicos, um relativo ao fornecedor e outro a um produto.