O Gráfico 8 demonstra a distribuição de frequência das competências consideradas com maior complexidade para os servidores técnico-administrativos e colaboradores das secretarias das pós-graduações.
O termo complexidade é utilizado por Dutra (2012; 2013) para complementar o conceito de competência. Segundo o autor, quanto mais as pessoas se desenvolvem, mais elas são exigidas em termos de competências e conseguem mobilizar-se com maior autonomia no seu local de trabalho.
Neste sentido, as competências que mais exigem mobilizações de conhecimentos, habilidades e atitudes dos participantes da pesquisa, vinculam-se ao ―Planejamento estratégico‖ e a ―Elaboração de Relatórios e Apresentações‖, com percentuais de 12% cada, seguidos de ―Elaboração de gráficos e planilhas‖ com 10,67%, ―Atualização de informações‖ e ―Diárias e Passagens‖, com percentuais de 9,33%, respectivamente.
Gráfico 8 - Competências mais complexas para os servidores técnico -
administrativos e colaboradores lotados na secretária dos PPGs.
Fonte: Elaborado pela autora (2016).
Apresentam-se na Tabela 7 as competências e entregas com maior frequência entre os programas de pós-graduação, ou seja, aquelas que mais exigiram mobilizações dos técnicos em termos de conhecimentos, habilidades e atitudes no exercício de suas atividades durante o ano de 2015.
Com base na Tabela 7, observa-se que as maiores entregas são: C9.4 ―Fornecer informações via telefone‖, com frequência absoluta de 35.294, correspondente a 12,75% das entregas, destacam-se ainda C4.1 ―Secretariar reuniões do colegiado do programa‖ com 20.340, equivalente a 7,35%, seguidas de C9.1 ―Fornecer informações Presenciais a respeito dos Programas de Pós- Graduação‖ com o quantitativo de 18.825 entregas e 6,80%, C3.1 ―Arquivar documentos recebidos‖, com 18.324 e percentual de 6,62%. As menores entregas foram a C7.1 ―Levantamento das necessidades de material permanente‖, com 767 entregas e com percentual de 0,27%.
Tabela 7 - Competências e suas entregas anuais por frequência e média dos programas de pós-graduação da
UFPA. (continua)
Nome da Competência Entregas
Frequência Relativa Frequência Relativa Percentual (%) Média Anual C9: Atendimento ao público interno e
externo C9.4: Fornecer informações via telefone. 35.294 12,75% 619,2 C4: Assessoramento de Reuniões
C4.1: Secretariar reuniões do colegiado do
Programa. 20.340 7,35% 328,4
C9: Atendimento ao público interno e externo
C9.1: Fornecer informações Presenciais a
respeito dos Programas de Pós-Graduação. 18.825 6,80% 303,6
C3: Arquivar Documentos C3.1: Arquivar documentos recebidos. 18.324 6,62% 295,5
C10: Delegar tarefas
C10.1: Delegação de tarefas aos
colaboradores. 17.616 6,36% 284,1
C9: Atendimento ao público interno e externo
C9.3: Receber e certificar os documentos
apresentados (conferir com original). 12.383 4,47% 209,8
C12: Acesso a Espaços e Equipamentos
C12.1: Disponibilizar espaço e equipamentos para atividades docentes e discentes.
10.714 3,87% 172,8 C17: Orientações acadêmicas C17.2: Orientar sobre oferta de disciplina,
dissertações e teses defendidas. 9.884 3,57% 159,4 C17: Orientações acadêmicas C17.3: Orientar discentes sobre pendências
na pós-graduação. 9.216 3,33% 148,6
C6: Redação Oficial C6.5: Elaboração de memorandos. 9.021 3,26% 145,5
C9: Atendimento ao público interno e externo
C9.2: Receber inscrições ao Processo
Seletivo da Pós-graduação. 8.996 3,25% 145,1
C19: Rotinas Acadêmicas C19.1: Registro de notas de discentes. 8.788 3,17% 141,7
C17: Orientações acadêmicas
C17.1: Orientar sobre elaboração de calendário acadêmico, matrículas
semestrais. 8.192 2,96% 132,1
C8: Tramitação de documentos e processos
C8.1: Receber e encaminhar os documentos
ao destino. 8.026 2,90% 129,5
C5: Atualização de Informações e Dados
C5.3: Atualizar os dados dos discentes na
Plataforma Sucupira e SIGAA. 7.415 2,68% 119,6 C5: Atualização de Informações e Dados
C5.1: Cadastramento de discentes na
Plataforma Sucupira e no SIGAA. 7.218 2,60% 116,4 C8: Tramitação de documentos e
processos C8.1: Receber e tramitar processos . 5.220 1,88% 84,2 C8: Tramitação de documentos e
processos
C8.3: Despachar processos respondendo a
demanda solicitada. 5.145 1,85% 83 C6: Redação Oficial
C6.4: Elaboração de atas de defesa
(qualificação, dissertação e tese). 4.858 1,75% 79,6 C20: Organizar agenda
C20.1: Registros de eventos na agenda do
Coordenador. 4.548 1,64% 73,4
C6: Redação Oficial C6.6: Digitação de Ofícios. 3.900 1,40% 62,9
C5: Atualização de Informações e Dados
C5.4: Utilização do SIPAC - módulo de
Protocolo. 3.864 1,39% 62,3
C11: Planejamento Organizacional C11.1: Planejamento da unidade realizado. 3.665 1,32% 59,1 C1: Análise de documentos
C1.1: Identificação de processos com falhas
de procedimentos. 3.612 1,30% 59,2 C21: Publicar documentos
C21.1: Documentos publicados de acordo
com a legislação. 3.338 1,20% 53,8 C5: Atualização de Informações e Dados
C5.2: Utilização da Plataforma Sucupira e do
SIGAA para Titular os discentes concluintes. 3.221 1,16% 52 C13: Diárias e Passagens
C13.2: Registrar solicitações de passagens
e diárias para docentes no SCDP. 2.942 1,06% 47,5
C18: Assessoramento
C18.1: Assessorar as Unidades da Instituição acerca de informações correlatas
aos Programas de pós-graduação. 2.731 0,98% 44,0
C13: Diárias e Passagens C13.1: Realizar prestação de contas. 2.643 0,95% 42,6
C14: Elaboração de Gráficos e Planilhas C14.1: Gráficos e Planilhas elaborados. 2.443 0,88% 39,4 C6: Redação Oficial
C6.1: Elaboração material publicitário acerca
do curso de pós-graduação. 2.243 0,81% 36,2 C2: Fluxos de Processos
C2.1: Fluxos de processos analisados com
necessidade de alteração. 2.149 0,77% 34,7 C7: Recursos materiais e patrimoniais C7.3: Solicitação de material para a unidade. 1.779 0,64% 28,7 C15: Elaboração de Relatórios e
Apresentações
C15.1: Relatórios elaborados para
(Conclusão)
Nome da Competência Entregas
Frequência Relativa Frequência Relativa Percentual (%) Média Anual C22: Administrar a Manutenção de Prédios e Equipamentos C22.1: Solicitação reparos/conserto (manutenção). 1.482 0,53% 47,0
C6: Redação Oficial C6.3: Elaborar das atas de reuniões. 1.249 0,45% 20,1
C6: Redação Oficial
C6.2: Elaborar portaria da Comissão
Organizadora do Processo Seletivo. 1.121 0,40% 18,1 C7: Recursos materiais e patrimoniais
C7.2: Levantamento das necessidades de
material de consumo. 1.079 0,38% 17,4 C16: Gerenciar Concurso
C16.1: Acompanhar os concursos da
unidade. 861 0,31% 13,9
C7: Recursos materiais e patrimoniais
C7.1: Levantamento das necessidades de
material permanente. 767 0,27% 12,4
Total 276.671 100% 4547,9
Fonte: Elaborado pela autora (2016).
No gráfico 9 apresenta-se a distribuição por nível de frequência geral das competências e entregas dos programas de pós-graduação, é a soma de todas as entregas vinculadas a uma competência.
Conforme se observa a competência C9 ―Atendimento ao público‖ foi a que mais mobilizou entregas dos participantes com frequência de 75.498 e percentual de 27,28%, seguidos de C17 ―Orientações acadêmicas‖ com frequência de 27.292 e percentual de 9,86%, enquanto que a competência C6 ―Redação Oficial‖ teve frequência de 22.392 com percentual de 8,09%.
Gráfico 9 - Distribuição de frequência das competências exigidas aos secretários das
Pós-graduações.
A análise do Gráfico 9 demonstra que a competência ―Atendimento ao Público interno e externo‖ é a que mais exige disponibilidade dos técnicos. O aumento no fluxo de trabalho ocorre geralmente quando há processos de seleção para as pós-graduações, assim o atendimento ao público é mais intenso considerando a demanda de candidatos interessados em participar da seleção. Em geral, segundo informações obtidas durante a pesquisa, o processo de seleção ocorre uma ou duas vezes durante o ano.
4.4 Aplicação do cálculo da matriz de cargos do dimensionamento e