A análise ao ambiente interno foi realizada através da aplicação de inquéritos14 (56 inquéritos) individuais aos colaboradores da Casa da Criança do Rogil. Os inquéritos foram aplicados de modo presencial em forma de questionário. Para além dos questionários aplicados, foram ainda analisados documentos internos, nomeadamente os Planos de Atividades e Orçamento, Relatório e Contas dos últimos três anos, assim como, Regulamento Interno, Estatutos, regulamentos de funcionamento das valências de creche, CATL, ludoteca e ULDM, organigramas e outros aspetos relacionados com a gestão da instituição.
Os dados dos questionários à análise interna da instituição foram analisados com recurso ao sistema de tratamento de dados estatísticos Statistical Package for the Social Sciences(SPSS). No que diz respeito à caracterização geral15 verifica-se que dos 56 inquiridos 89% são do sexo feminino e apenas 11% do sexo masculino, situação que demonstra a influência do tipo de atividade da instituição, principalmente a área de infância e juventude, onde apenas existem colaboradores do sexo feminino. As idades dos inquiridos variam entre os 22 e os 62 anos, sendo a média de 34 anos. A maioria dos inquiridos tem habilitações acima do 9.º ano de escolaridade, sendo que 41% tem o 12.º ano e 28,6% são licenciados, situação para a qual contribuiu bastante a abertura da ULDM com o recrutamento de mão-de-obra qualificada, nas áreas de enfermagem, fisioterapia e terapia da fala. Relativamente à antiguidade dos inquiridos na instituição, cerca de 23% encontram-se na instituição há mais de 5 anos, no entanto destes apenas 3,6% trabalham na instituição há mais de 10 anos, sendo que, a grande maioria (75%), se encontra na instituição há menos de 5 anos; destes, cerca de 34% estão na instituição há menos de 1 ano, situação fortemente influenciada pela abertura da ULDM em novembro de 2013, que provocou a entrada de muitos colaboradores na instituição. Do total de inquiridos, 43% trabalham na valência ULDM, 37,5% em infância e juventude, 5,4% na área administrativa/financeira e 3,6% na direção. Há ainda 10,7% que responderam trabalhar em outras áreas, o que se deve interpretar como correspondendo a indivíduos que trabalham em mais que uma valência em simultâneo.Sobre o nível de
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Vide Apêndice 1
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importância16 das diferentes áreas da instituição, a maioria dos inquiridos classifica todas as áreas (recursos humanos, financeiro e administrativo, infância e juventude, ULDM, e psicologia) como muito importantes ou fundamentais, sendo que apenas 1,8% dos inquiridos classificam como sem importância as áreas de infância e juventude e psicologia, e como pouco importantes as áreas de recursos humanos e psicologia.
Relativamente à caracterização organizacional da instituição17, a maioria dos inquiridos (53,6%) concordam que a organização tem a sua missão/visão definida, cerca de 39,3% dos inquiridos concordam parcialmente, 3,6% discordam parcialmente e apenas 1,8% discordam totalmente.No que diz respeito à definição dos objetivos gerais e específicos da instituição, 48,2% concordam totalmente que a instituição tem os seus objetivos definidos, 48,2% concordam parcialmente e apenas 1,8% discordam parcialmente. Esta resposta demonstra que apesar de existir concordância relativamente à definição dos objetivos, esta não é total, o que pode demostrar alguma falta de comunicação e de conhecimento sobre os mesmos. Verifica-se ainda, que apesar de não existir organigrama geral na instituição e nas respetivas valências (com exceção da ULDM), 73,2% dos inquiridos refere que tem conhecimento do organigrama, o que poderá indicar ser um conhecimento informal da cadeia organizacional e apenas 25% respondeu que não tinha conhecimento; 1,8% dos inquiridos não sabe ou não respondeu a esta questão. Ainda sobre o organigrama, 73,2% concordam totalmente que o mesmo é importante para a instituição, 23,2% concordam parcialmente e 1,8% discordam parcialmente. Sobre os regulamentos internos, 85,7% dos inquiridos têm conhecimento dos mesmos e apenas 12,5% não têm conhecimento, 1,8% dos inquiridos não sabe ou não respondeu. Relativamente à importância dos regulamentos, 85,7% concordam totalmente que os mesmos são importantes para instituição e 12,5% concordam parcialmente. A maioria dos inquiridos (55,4%) concorda apenas parcialmente que a estrutura de responsabilidade e autoridade se encontram definidas de forma clara; 33,9% concordam totalmente e 8,9% discordam parcialmente. 64,3% dos inquiridos concorda parcialmente que o processo de decisão é tomado ao nível adequado, 19,6% concorda totalmente, 7,1% discorda parcialmente, 3,6% discorda totalmente, 1,8% considera indiferente e 3,6% não sabe ou não respondeu. Sobre a comunicação interna 55,4% dos inquiridos concorda parcialmente que os canais de comunicação existentes na instituição são adequados, 19,6% discorda parcialmente, 16% concorda totalmente,
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Vide Anexo 6 – Tabela 6.1
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5,4% não concorda nem discorda e 3,6% não sabe ou não respondeu. Esta situação demonstra que não existindo uma concordância total sobre os canais de comunicação, poderão existir falhas ou insuficiências. 48,2% dos inquiridos concorda parcialmente que a instituição acompanha os processos de inovação, 37,5% concorda totalmente, 5,4% discorda parcialmente, 3,6% não concorda nem discorda, 3,6% não sabe ou não respondeu e 1,8% discorda totalmente. Também neste caso os processos de inovação não serão de todo acompanhados e implementados.
Outro aspeto interno diz respeito à caracterização financeira18 sobre o qual, 66% dos inquiridos não têm conhecimento do Plano de Atividades e Orçamento anual da instituição, 30,4% tem conhecimento e 3,6% não sabe ou não respondeu. 73,2% dos inquiridos concordam totalmente que o referido documento é importante para a instituição, 19,6% concordam parcialmente, 3,6% não responderam, 1,8% discorda parcialmente e 1,8% não concorda nem discorda. Sobre a importância da gestão orçamental, cerca de 83,9% dos inquiridos concordam totalmente que é importante para a instituição, 12,5% concordam parcialmente e 3,6% não respondeu. No que diz respeito ao Relatório e Contas anual apenas 17,9% dos inquiridos tem conhecimento do mesmo, 78,6% não tem conhecimento e 3,6% não respondeu. No entanto, 76,8% concordam totalmente que o Relatório e Contas é importante para a instituição, 19,6% concorda parcialmente e 3,6% não respondeu. 78,6% dos inquiridos concorda totalmente que é importante o acompanhamento da evolução de gastos e rendimentos da instituição, 17,9% concorda parcialmente e 3,6% não respondeu. Sobre futuros projetos e investimentos da instituição, apenas 25% dizem ter conhecimento de novos projetos e 71,4% dizem não ter conhecimento, 3,6% dos inquiridos não respondeu a esta questão. O forte desconhecimento quer do Plano de Atividades e Orçamento, quer do Relatório e Contas, apesar dos inquiridos considerarem que ambos os documentos são importantes para a instituição e, o desconhecimento de futuros projetos e investimentos, poderá demonstrar por um lado falta de comunicação, assim como, ausência de gestão participativa e partilhada no que diz respeito a estas matérias.
A caracterização operacional19 é o outro dos aspetos internos analisado. Relativamente à classificação dos equipamentos é de mencionar que existem percentagens consideráveis de não resposta por área de serviço, designadamente, na infância e juventude (10,7%), na ULDM (25%), psicologia (30,4%), formação (41,1%) e programa “Especial Mente”
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Vide Anexo 8 – Gráficos 8.1 a 8.7
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(39,3%). Estas percentagens elevadas de não resposta, resultam de grande parte dos inquiridos se ter limitado a responder sobre a área em que presta serviço, o que pode também demonstrar a falta de conhecimento sobre o funcionamento das restantes áreas da instituição, falhas na interligação entre setores e a individualização de valências. Assim 37,5% dos inquiridos consideram os equipamentos de infância e juventude muito bons, 30,4% bons, 14,3% excelentes e 7,1% razoáveis. Sobre os equipamentos da ULDM, 37,5% consideram os mesmos como excelentes, 26,8% muito bons, 8,9% bons e 1,8% razoáveis. 26,8% dos inquiridos consideram que os equipamentos de psicologia são muito bons, 17,9% bons, 16,1% excelentes, 7,1% razoáveis e 1,8% maus. Relativamente aos equipamentos de formação, 28,6% dos inquiridos consideram os mesmos muito bons, 16,1% bons, 5,4% excelentes, 5,4% razoáveis e 1,8% maus. Sobre os equipamentos do programa “Especial Mente”, 26,8% consideram ser muito bons, 19,6% bons, 8,9% excelentes e 5,4% razoáveis.
No que diz respeito à prestação de serviços, apenas a formação (POPH) é classificada como mau serviço (1,8%). A infância e juventude reparte as maiores classificações entre muito bom (44,6%) e excelente (39,3%). Os serviços da ULDM são classificados como excelentes por 41,1% e muito bom 30,4%. Esta situação verifica-se também nos serviços de psicologia, em que a classificação excelente representa 32,1% e muito bom 25%. Este serviço é ainda classificado como bom por 10,7% dos inquiridos. A formação (POPH) é classificada com muito bom por 30,4%, 10,7% excelente, 7,1% bom e, 5,4% razoável. Os serviços do programa “Especial Mente” são considerados como muito bons por 30,4% dos inquiridos, 17,9% excelente, 10,7% bom e 3,6% razoável.
Após esta análise podemos retirar os aspetos positivos e negativos relativos à mesma, que se apresentam na tabela 5.1.
Tabela 5.1 Aspetos Positivos e Negativos (internos)
Aspetos Positivos Aspetos Negativos
Nível de habilitações académicas dos funcionários;
Média de idades dos funcionários; Missão e visão definidas;
Objetivos definidos;
Conhecimento do organigrama;
Conhecimento dos regulamentos internos; Nível de classificação dos equipamentos; Nível de classificação dos serviços prestados;
Estrutura de autoridade e responsabilidade não definidos totalmente;
Canais de comunicação não totalmente adequados; Desconhecimento relativamente aos objetivos; Processo de decisão não adequado totalmente; Acompanhamento parcial dos processos de inovação; Não conhecimento do Plano de Atividades e Orçamento; Não conhecimento do Relatório e Contas;
5.1.1 Pontos Fortes e Pontos Fracos
Neste ponto apresentam-se os pontos fortes e pontos fracos através da conjugação entre a análise dos aspetos positivos e negativos mencionados no ponto anterior, e a classificação de pontos fortes e pontos fracos realizada pelos colaboradores da Casa da Criança do Rogil constante na tabela 10.1 do Anexo 10.Esta classificação foi realizada através do método descrito nos pontos 2.6 e 4.3. Durante a análise dos resultados dos inquéritos verificou-se que em alguns casos (9 inquéritos) as respostas não eram coerentes, existindo casos em que todas as variáveis apresentavam a mesma classificação (positiva ou negativa) quer relativa a pesos quer a relevâncias. Esta situação provocaria uma desvirtuação das médias, pelo que essas respostas não foram consideradas para o cálculo das médias.
Tendo em conta a dificuldade por parte dos inquiridos em apontar pontos fracos, foram estabelecidos dois intervalos diferentes com vista à seleção de variáveis nomeadamente, o intervalo de -30 a 30 para os pontos fortes e de -25 a 25 para os pontos fracos. Esta dificuldade em apontar pontos fracos pode ser explicada pelo excesso de otimismo em relação à instituição e ao seu funcionamento, não tendo desta forma sido valorizado o peso e relevância dos pontos fracos, optando os inquiridos, em muitos casos, pela atribuição positiva ainda que baixa. De referir, que apenas se verifica uma classificação negativa, que se prende com “reuniões entre chefias” com classificação -27, sendo o aspeto mais positivo a variável “qualidade dos serviços” com classificação de 39.
Os pontos fortes e pontos fracos constantes da tabela 5.2 foram ainda complementados com os aspetos positivos e negativos relativos aos documentos internos e outros aspetos relacionados com a gestão da instituição, que se apresentam no anexo 11 tabela 11.1.
Tabela 5.2 Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes Pontos Fracos
Qualidade dos serviços; Tipo de serviços prestados; Imagem e prestígio;
Capacidade de obtenção de subsídios; Relações interpessoais;
Plano de Atividades; Gestão de tesouraria; Trabalho em equipa; Liderança e motivação; Missão e visão definidas;
Nível de habilitações académicas dos funcionários; Média de idades dos funcionários;
Reuniões regulares entre chefias;
Estrutura de autoridade e responsabilidade não definidos totalmente;
Canais de comunicação não totalmente adequados;
Processo de decisão não totalmente adequado; Acompanhamento parcial dos processos de
inovação;
Falta de informação aos colaboradores sobre o Plano de Atividades e Orçamento;
Elevada percentagem de desconhecimento ou de falta de comunicação relativamente aos
Objetivos definidos;
Conhecimento informal do organigrama;
Conhecimento do Regulamento Interno por parte dos colaboradores;
Nível de classificação dos equipamentos; Nível de classificação dos serviços prestados; Existência de Regulamento Interno (geral) da
instituição;
Existência de Regulamentos Internos dirigidos a utentes e encarregados de educação atualizados anualmente;
Garantia de financiamento de juros e prestação da obrigação bancária, por parte do Município; Garantia de comparticipações e subsídios por parte
do Estado e Município;
Inquéritos de avaliação do ano letivo
(implementado aos funcionários de infância e juventude);
Elaboração do Plano de Atividades partilhado entre direção, coordenadores técnicos e responsáveis de setor;
Acompanhamento da execução orçamental; Valor de ativos fixos tangíveis;
Facilidade de alteração dos Estatutos com vista à criação de novas valências e serviços;
Estatutos recentemente atualizados;
Existência de página de internet e presença nas redes Sociais;
Representação no Conselho Local de Ação Social; Representação na Comissão de Proteção de
Crianças e Jovens de Aljezur;
Calendarização de atividades entre as diferentes valências de infância e juventude;
Acompanhamento da execução do Plano de Atividades (infância juventude);
Entidade pioneira na intervenção de saúde mental no conselho através do programa “Especial Mente”;
Entidade certificada para a formação;
Única entidade do concelho aderente ao PCAAC;
Benefícios fiscais;
Utilização de apoios à contratação;
objetivos;
Falta de informação aos colaboradores, sobre o Relatório e Contas;
Falta de informação aos colaboradores sobre futuros projetos e investimentos;
Regulamento Interno (geral) da instituição desatualizado;
Número considerável de colaboradores que não têm conhecimento dos Regulamentos Internos; Inexistência de Organigrama Geral;
Número considerável de colaboradores que não têm conhecimento do Organigrama;
Inexistência de Organigramas por valência (exceto na ULDM);
Elevada obrigação bancária contraída (passivo não corrente);
Passivo corrente superior ao ativo corrente (2013);
Resultados de exploração/operacionais negativos nos últimos três anos; Dificuldades de tesouraria (reflexo da
exploração deficitária);
Fluxos de caixa de atividades operacionais negativos (últimos 2 anos);
Fluxos de caixa de atividades de investimento negativos (últimos 3 anos);
Forte dependência das regras impostas pelas entidades comparticipantes (ISS, ARS); Deficitária execução orçamental nas receitas; Baixo n.º de associados (54 ativos);
Fraca participação dos sócios na vida ativa da instituição (presenças <10 sócios em
assembleias gerais);
Incipiente e indefinida estrutura departamental/setorial da instituição;
Inexistência de bolsa de trabalho voluntário na instituição;
Taxas de ocupação deficitárias;