Le paiement des adhérents, une tâche principale de la gestion des coopératives

coopératives

Les livreurs, occasionnels ou permanents, sont payés en liquide à chaque fin de quinzaine. En amont, le conseil d'administration doit préparer le solde à payer de chaque livreur en déduisant de la recette tirée des livraisons de lait, les prélèvements pour le paiement des dépenses dans les différents services annexes.

Les modalités pour arriver au "net à payer" de chaque livreur sont très similaires d'une coopérative à l'autre, les systèmes d'information utilisés peuvent varier en terme de support mais leurs structures restent proches. Partant de ce constat, il a été possible de réaliser un schéma représentant l'enchaînement des registres et les flux d'information depuis la livraison du lait par un adhérent jusqu'au paiement à la fin de la quinzaine, en prenant en compte ses dépenses dans les services principaux (aliments de bétail, épicerie, couverture sociale et matériel d'élevage) (figures 19 et 20).

1- La livraison du lait : informations relevées et registres de collecte des données

L'organisation de la collecte du lait est donnée dans l'annexe 9. Les informations saisies sont d'une part le volume livré par chaque adhérent ((4) dans l'annexe 9) et le volume total de livraison mesuré par l'industriel (8).

Le volume apporté est noté par le réceptionniste sur son cahier de collecte en face du numéro de livreur de l'éleveur concerné (n° adh.) (figure 1, annexe 15). Une page du cahier de collecte correspond soit à une journée (forme 1), soit à une quinzaine (forme 2) (figure 19).

Pour payer ses livreurs, la coopérative doit connaître le volume total livré pendant la quinzaine (noté Vqz) pour chacun d'entre eux. Deux cas se présentent :

- cas n°1 : la coopérative possède un registre, nommé "registre du lait" où elle reporte les volumes livrés chaque journée (somme du volume porté le matin et de celui du soir), volumes qu'elle somme pour chaque livreur pour obtenir le volume livré dans la quinzaine.

- cas n°2 : la coopérative ne possède pas le "registre du lait". Elle fait la somme des différentes livraisons à partir du cahier de collecte pour trouver le volume de la quinzaine de chaque livreur. Elle reporte ou non ce résultat sur le cahier de collecte.

Figure 19 : les flux d'information pour le calcul du volume livré par un adhérent pendant une quinzaine donnée

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2- Les prélèvements pour les dépenses des livreurs dans les services annexes

a- Modalités de fonctionnement pour le paiement des services

Les services sont normalement réservés aux adhérents de la coopérative mais des coopératives autorisent les livreurs occasionnels à bénéficier de certains d'entre eux tels que l'approvisionnement en aliments de bétail ou en matériel d'élevage, insémination artificielle, épiceries. Les modalités de paiement des services sont alors les mêmes que pour les adhérents.

Les modalités de paiement des services sont communes à toutes les coopératives. Le montant à payer n'est pas prélevé en une seule fois mais étalé sur plusieurs quinzaines, la coopérative faisant l'avance d'argent. La durée des prélèvements et le montant dépendent du service et du montant engagé.

Des règles de priorité des prélèvements sont établies :

- prélèvement prioritaire de la cotisation pour la couverture sociale, de l'achat des intrants et de matériel d'élevage car la coopérative doit de son côté payer ses fournisseurs aux échéances fixées (l'achat de génisses est aussi prioritaire, mais moins d'adhérents sont concernés). - le montant des autres prélèvements (en particulier, les achats à l'épicerie et à la

station-service) dépend de la recette restante (livraisons de lait), une fois déduits les prélèvements prioritaires.

b- Les flux d'information nécessaires au calcul du "net à payer" par livreur

Le volume Vqz est ensuite reporté sur un nouveau registre, nommé "registre des paiements" (figure 4 en annexe 15). Ce registre comporte le n° de livreur, le volume livré pendant la quinzaine et le montant correspondant (Vqz x prix unitaire) et le montant des prélèvements pour les différentes activités. Il permet d'aboutir au net à payer pour chaque livreur et de calculer la somme globale que la coopérative doit retirer de son compte pour payer ses livreurs.

Le montant des prélèvements provient des différents registres de suivi des activités (figure 20). Les registres "aliments de bétail" et "matériel d'élevage" contiennent pour chaque livreur le volume ou la quantité achetés, le montant global et le montant des prélèvements (figure 2a en annexe 15). Il n'y a pas toujours la date des prélèvements ni le solde à payer (figure 2b en annexe 15) : dans cette situation, les coopératives ne savent pas immédiatement ce que les adhérents ont encore à payer et cela conduit à un manque de visibilité dans la gestion financière des activités et au risque d'accumulation de dettes.

Le registre "couverture sociale" a une structure similaire, il comporte en plus le n° d'assuré et une colonne "aide de la coopérative" (certaines coopératives prennent en charge une partie de la cotisation).

Pour l'épicerie, le fonctionnement diffère un peu. Contrairement aux autres activités où les adhérents font un achat à une date donnée et remboursent leur dette sur n quinzaines, la dette à la boutique est alimentée chaque quinzaine par les dépenses de l'adhérent et diminuée par le prélèvement de fin de quinzaine. Pour une quinzaine donnée, la dette à l'épicerie est donc la somme de la dette restant à payer à la quinzaine précédente et la somme des dépenses de la quinzaine (figure 20).

3- Edition d'un reçu de paiement

Le montant "net à payer" ainsi calculé permet également à la coopérative de remplir le reçu de paiement qu'elle remet au livreur le jour du paiement. Il comporte le détail de la recette et des différents prélèvements (figure 1 en annexe 16). Le paiement des livreurs se fait en liquide et le trésorier en a généralement la charge.

Figure 20 : les flux d'information pour le calcul du net à payer pour un adhérent pendant une quinzaine donnée

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