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Les outils mis en place auront pour but à la fois d’organiser les archives des monuments historiques selon les règles d’archivage habituelles, et de répondre aux exigences de transmission et de mise à disposition prescrites par le code du Patrimoine pour le « porter à connaissance » et l’exercice du contrôle scientifique et technique.
Les outils pour la gestion du cycle de vie des documents Le tableau de gestion
Le tableau de gestion est un outil opérationnel permettant de connaître la durée minimum pendant laquelle on doit conserver les dossiers (durée d’utilité administrative ou DUA) et le sort final de ces dossiers à l’issue de cette DUA.
INSTRUCTIONSNATIONALESDETRI
Pour les monuments historiques, les tableaux de gestion doivent décliner les décisions prises dans :
• l’instruction DPACI/RES/2004/019 du 21 septembre 2004 de tri et de conservation relative aux archives produites et reçues par les directions régionales des Affaires culturelles ;
• l’instruction DPACI/RES/2006/013 du 27 septembre 2006 de tri et de conservation relative aux archives produites et reçues par les services départementaux de l’architecture et du patrimoine.
Le plan de classement
Le plan de classement fixe l’organisation intellectuelle des dossiers, suivant une arborescence à plusieurs niveaux, pour faciliter la recherche et l’accès aux documents ; il est recommandé d’éviter des niveaux trop nombreux qui rendraient la navigation peu praticable. Le même plan de classement doit servir aux dossiers papier et aux dossiers numériques. La logique de l’organisation doit être compréhensible par tous afin que son utilisation ne requière pas d’apprentissage particulier.
POURENSAVOIRPLUS
On trouvera en Annexe n° 4 un modèle de plan de classement.
L’inventaire des dossiers
L’inventaire des dossiers prend la forme d’une liste, organisée suivant le plan de classement établi, des dossiers existants et de leurs dates extrêmes, avec les numéros de boîte.
Les bordereaux d’élimination et de versement aux archives départementales
Garantie que les dossiers ont été éliminés conformément à la réglementation, le bordereau d’élimination signé par le directeur des AD doit être rempli sur le formulaire ad hoc fourni par les AD.
La rédaction d’un bordereau de versement est obligatoire avant tout transfert de dossiers aux AD. Le bordereau de versement peut servir ensuite d’instrument de recherche. Il doit donc être aussi précis que possible.
Bordereaux d’élimination et de versement doivent être conservés à titre définitif par le service et peuvent être communiqués à qui en fait la demande.
POURENSAVOIRPLUS
Voir la partie III « Organiser : un espace, une équipe, un dispositif », point 5 « Réaliser les versements aux archives départementales ».
RÉFÉRENCESJURIDIQUES
L’article R. 212-14 du code du Patrimoine impose un visa obligatoire du directeur des AD avant toute élimination.
L’article R. 212-16 du code du Patrimoine impose la rédaction d’un bordereau de versement avant tout transfert aux AD.
Les outils de la transmission et de la mise à disposition La fiche de porter à connaissance
La fiche de porter à connaissance permet de recenser l’ensemble des sources disponibles sur un édifice. Elle indique aussi bien les documents conservés à la conservation régionale des monuments historiques (CRMH) que dans les antennes des services territoriaux de l’architecture et du patrimoine (STAP), à la conservation des antiquités et objets d’art (CAOA), aux AD et à la MAP6. Les recommandations liées à la transmission et à la mise à disposition des archives et documents mentionnés dans cette fiche de porter à connaissance sont évoquées au chapitre IV.
POURENSAVOIRPLUS
Voir le guide « Monuments historiques – Ressources utiles. Établir une documentation préalable au chantier de restauration »7.
Vers le dossier électronique de monument
Il n’existe pas à ce jour de dossier électronique-type pour un monument historique. Un tel outil a vocation à rassembler, progressivement et par une alimentation continue, les connaissances, la documentation, les études, les projets, les permis, les autorisations et les images et plans, qui, à terme, constituent la mémoire d’un monument. Il convient donc, dans le cadre de la gestion des ressources, et pour le bon exercice du porter à connaissance et de l’archivage, de s’engager dans la création d’un tel outil, en s’inspirant des expériences déjà opérationnelles dans certaines régions.
Ainsi, les différents documents issus de la protection, du suivi des monuments historiques et des travaux, peuvent être catalogués et indexés au sein d’une base unique, autorisant une interrogation transversale et une consultation des résultats accompagnés des dossiers numériques ou de renvois à la cote du dossier papier8.
Afin de s’inscrire dans les orientations et les projets du ministère de la Culture et de la Communication en matière de système d’information, il convient de se rapprocher du département des systèmes d’information patrimoniaux (DSIP), du responsable informatique de la DRAC, et des AD durant la phase de conception.
Pour sa constitution et son architecture, il est recommandé d’utiliser les systèmes de description et les thesaurus en vigueur préconisés par le ministère (normes de descriptions archivistiques, préconisations HADOC, etc.).
Les références papier et numériques relatives aux dossiers clos sont alors répertoriées dans un outil unique, qui renvoie aux cotes des documents matériels, et donne accès aux sources numériques, natives ou numérisées.
Pour être complet, cet outil suppose qu’une procédure de transmission des données et des documents soit mise en place entre la cellule travaux et le responsable de la documentation et de l’archivage, afin de réceptionner ceux-ci de manière structurée et identifiée.
Les dossiers physiques et numériques constitués par le chargé d’opération tout au long de son déroulement sont versés au moment de la clôture au responsable de la documentation, qui renommera chaque élément afin de les agréger aux données déjà existantes dans l’application. Ainsi, les informations relatives à un édifice (protection, travaux, documents administratifs, etc.), pouvant être matériellement dispersées, sont réunies au sein d’un outil qui permet de reconstituer virtuellement un dossier de monument.
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On trouvera en Annexe n° 4 un modèle de plan de classement.
Les outils pour la gestion des locaux et des communications Le fichier de localisation
Le fichier de localisation (récolement) liste pour chaque étagère l’ensemble des boîtes et l’espace disponible. Il doit permettre de suivre le mouvement des boîtes : pour celles qui sont temporairement sorties du local d’archivage, on fera un lien avec le registre des communications. En établissant ce fichier avec un tableur, on pourra ensuite, par les filtres sur les données, consulter les espaces disponibles.
6 Voir l’exemple de fiche concernant l’abbatiale Saint-Maurice à Ebersmunster établie par la DRAC-Alsace présentées en Annexe n° 3.
7 Accessible sur http://www.culturecommunication.gouv.fr/monuments-historiques/
8 L’application sera de préférence non propriétaire (cf. circulaire du Premier Ministre du 19 septembre 2012 sur l’usage des logiciels libres dans l’administration : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2012/09/cir_35837.pdf/). Elle doit autoriser l’interopérabilité des données (cf. référentiel général d’interopérabilité : http://references.modernisation.gouv.fr/interoperabilite) : notamment fonctions d’import et d’export dans différents formats évitant une double saisie pour la constitution du bordereau de versement.
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INVENTAIREETFICHIERDELOCALISATION
L’élément minimal commun entre l’inventaire et le fichier de localisation est l’identifiant de la boîte : dans l’inventaire, cet identifiant est lié à la description intellectuelle du contenu de la boîte ; dans le fichier de localisation, il est lié aux éléments de sa description matérielle.
Le registre des communications
Le registre des communications recense l’ensemble des communications, que celles-ci supposent ou non une sortie de la boîte hors du local d’archives. On doit y noter le nom de l’emprunteur, la localisation de la boîte pendant sa période de sortie, la date de sortie, la date prévisionnelle de retour.
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Voir la partie IV Transmettre et assurer la mise à disposition, point 2, Conditions d’accès.
II Identifier, dans chaque DRAC, les ressources archivistiques
L’équipe chargée de l’archivage lié à la protection et à la restauration des MH établit le recensement des ressources documentaires régionales, conformément à ce que prévoit la circulaire du 1er décembre 2009 sur le contrôle scientifique et technique (CST), à la fois pour son usage dans le cadre du CST mis en place sur les opérations de restauration et pour l’information de tous les propriétaires de MH inscrits ou classés (cf. IV infra). Cet outil comprend, outre les pièces écrites, les plans, photographies en négatif ou en tirages, CD ou autres supports numériques conservés dans les différents services patrimoniaux des DRAC.
À NOTER
D’une manière générale, les dossiers de protection et de travaux réalisés entre la date de création du service des monuments historiques et celle de chaque DRAC sont conservés et consultables à la Médiathèque de l’architecture et du patrimoine. Les DRAC ne conservent systématiquement que les dossiers constitués à partir des années 1980.
1 Archives liées à la protection
• des immeubles : à compter de 1985, l’ensemble des dossiers constitués à l’occasion de l’inscription ou du classement est consultable à la DRAC9 ;
• des objets mobiliers : les fiches et dossiers établis pour les objets mobiliers (OM) classés10 et inscrits sont consultables auprès du CAOA ;
• des orgues, cloches et instruments de musique : les dossiers sont consultables à la DRAC11 ;
• des espaces protégés : les dossiers de constitution des secteurs sauvegardés, ZPPAUP12 et AVAP13 sont consultables au STAP du département concerné14.
2 Archives liées aux interventions effectuées
• les immeubles : les documents concernant chaque étape d’une intervention de restauration (étude préalable, étude diagnostic, étude documentaire, PAT, APD, DCE15, autorisation de travaux après APD et avis émis au cours de la procédure d’instruction, DDOE16, certificat de conformité, procès-verbal (PV) de réception de travaux – qui engage la garantie décennale) sont consultables à la DRAC17 ;
• les objets mobiliers : les dossiers de restauration sont consultables à la DRAC et auprès du CAOA18 ;
• les orgues, cloches et instruments de musique : les dossiers de restauration sont consultables à la DRAC19.
• les espaces protégés : les subventions sur abords, avis conformes de l’architecte des bâtiments de France (ABF), permis de construire et dossiers de recours sont consultables au STAP.
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L’équipe chargée de l’archivage peut éventuellement aider les maîtres d’ouvrage et maîtres d’œuvre à orienter leurs recherches vers les autres ressources et bases documentaires disponibles sur le plan local et national.
Voir le guide « Monuments historiques – Ressources utiles. Établir une documentation préalable au chantier de restauration ».
3 Risques liés à un arriéré inexploitable
L’enquête entreprise par l’Inspection des patrimoines en 2012 auprès de chaque DRAC a mis en évidence de graves difficultés de gestion et de stockage des archives et de mise à disposition de celles-ci (malgré le caractère
9 Les dossiers des immeubles classés et inscrits, depuis l’origine, sont tous consultables à l’antenne des Bons-Enfants de la MAP (182, rue Saint-Honoré, 75001 Paris)
10 Les dossiers pour les objets mobiliers classés, notamment les photographies anciennes, sont tous consultables à la MAP (11, rue du Séminaire de Conflans, 94220 Charenton-le-Pont)
obligatoire de cette communication20). Ces situations apparaissent généralement liées à des déménagements ou au départ non remplacé des personnes qui en assuraient la responsabilité.
Rappelons que si l’on ne traite pas ces situations, le risque est grand de voir se multiplier des demandes d’autorisations de travaux non pertinentes, qui justifient un refus, et de voir attaquées ces décisions de refus par les maîtres d’ouvrage, qui feront apparaître que les documents nécessaires pour leur demande d’autorisation de travaux n’ont pu être consultés.
Dans le cadre de l’enquête, a été pointée la complexité des solutions à trouver pour traiter l’arriéré, parfois considérable. Il arrive que cet arriéré ralentisse et décourage tout effort de réorganisation des archives travaux ; et cela d’autant plus qu’il manque l’espace nécessaire et/ou la personne référente pour engager la dynamique indispensable.
L’aide des AD est alors déterminante, en matière de conseil et d’aide à la recherche de solutions. Mais aucune amélioration véritable ne pourra être apportée à cette situation sans y consacrer les moyens humains nécessaires, que ceux-ci soient trouvés à l’intérieur même de la DRAC ou qu’une partie des travaux de « remise à niveau » soit confiée à des tiers dûment encadrés.
LESARCHIVESDESARCHITECTESENCHEFDESMONUMENTSHISTORIQUES
Les archives constituées par les architectes en chef des monuments historiques, dans le cadre des missions qu’ils exercent en tant que fonctionnaires21, sont des archives publiques. Elles sont à ce titre inaliénables et imprescriptibles. Elles comprennent des textes sur support papier, des plans, des photographies et des fichiers numériques.
Lorsque les architectes en chef des monuments historiques cessent leurs fonctions ou changent de circonscriptions, ils doivent verser ces archives, sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives, à la médiathèque de l’Architecture et du Patrimoine où elles seront accessibles pour les architectes qui interviennent à leur suite sur les monuments « État » et « non État ».
Les arrêtés qui prononcent leur départ à la retraite ou leur confient une nouvelle circonscription rappellent cette obligation.
Lorsque la DRAC constate que les architectes en chef des monuments historiques ne disposent pas, pour les monuments appartenant à l’État dont ils ont la charge, des archives réunies sur ces édifices par leurs prédécesseurs, et que ces archives n’ont pas été non plus versées à la MAP, elle signale cette absence de versement à la MAP qui intervient pour obtenir le versement manquant. Si la MAP ne parvient pas à obtenir ce versement, une action en revendication d’archives publiques peut être engagée par l’administration des Archives22.
Les archives des ACMH postérieures à 2007, relatives aux monuments n’appartenant pas à l’État, sont des archives privées. Les ACMH peuvent être encouragés à les donner à la MAP, mais cela relève d’un choix volontaire de leur part. Pour les travaux correspondants, seuls les documents envoyés par les maîtres d’ouvrage à la DRAC, au titre du contrôle scientifique et technique, sont des archives publiques.
Les études réalisées par les autres maîtres d’œuvre ou par des bureaux d’étude donnent lieu à l’envoi d’un exemplaire par le maître d’ouvrage à la DRAC. Cet exemplaire constitue un document d’archives publiques et, à ce titre, est soumis aux dispositions du livre II du code du Patrimoine. En conséquence, les DRAC doivent veiller à ce que les contrats passés avec les maîtres d’œuvre ou les intervenants divers (entreprises, bureaux d’études, laboratoires d’analyses) prévoient les conditions associées de communication, d’usage et de reproduction.
20 Code du Patrimoine, articles R. 621-21, R. 621-66, R. 622-21 et R. 622-42.
21 Décret n° 2007-1405 du 28 septembre 2007 portant statut particulier du corps des architectes en chef des monuments historiques.
22 L’administration des Archives envoie au préalable au détenteur de ces archives une mise en demeure par lettre recommandée, avec demande d’avis de réception, conformément à l’article R. 212-7 du code du Patrimoine. Lorsque les archives publiques sont mises en vente, en contradiction avec la loi, la mise en demeure est également adressée à la personne qui procède à la vente.
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III Organiser : un espace, une équipe, un dispositif
1 Aménager les espaces d’archivage
Les archives doivent être conservées dans un local sain, sécurisé et bien organisé : cette organisation est garante d’un accès facile aux dossiers, rendant les conditions de travail satisfaisantes pour toute personne amenée à travailler dans les archives.
Un local sain et entretenu
Les locaux choisis doivent a minima respecter les conditions suivantes :
• un accès aisé ;
• une résistance au sol suffisante ;
On estime la résistance nécessaire à :
• 900 kg/m² pour un équipement en rayonnages fixes d’une hauteur de 2,20 m ;
• 1 300 kg/m² pour équipement en rayonnages mobiles d’une hauteur de 2,20 m.
• une ventilation régulière ;
• une température et un taux d’hygrométrie maîtrisés constants.
Il est recommandé de maintenir une température comprise entre 16° et 20° pour 40 à 60 % d’hygrométrie relative. Il convient surtout d’éviter les variations brusques. Il est recommandé de mettre en place des thermohygromètres bien étalonnés afin d’enregistrer et de suivre les conditions quotidiennement.
Suivant les résultats, on pourra installer un chauffage d’ambiance pour la saison froide et des déshumidificateurs en cas d’humidité relative trop élevée.
Les mesures préventives adéquates devront être mises en place pour éviter les inondations :
• Dans la mesure du possible, on évitera la présence de canalisations dans le local d’archives pour éviter les problèmes d’inondation. Si la situation ne le permet pas, il conviendra de vérifier régulièrement l’état des tuyaux ;
• On s’assurera de l’étanchéité des fenêtres ;
• On n’utilisera pas de local en sous-sol ou rez-de-chaussée inondable ;
• On ne placera pas de rayonnages le long des murs extérieurs.
En cas d’intempéries, il faut s’assurer de l’absence d’infiltrations dans les locaux.
Que faire en cas de sinistre ?
• Disposer d’une liste des personnes à contacter en cas de sinistre ;
• Disposer de plans simples et pratiques des locaux ;
• Avoir identifié et reporté sur le plan les documents à évacuer en priorité.
• Il convient d’éviter les greniers et caves non aménagés : des conditions climatiques médiocres, une résistance au sol insuffisante, une protection contre l’incendie ou les inondations souvent déficiente, un accès malaisé rendent ces locaux impropres à la conservation des archives.
Nettoyage
Les locaux et rayonnages doivent être régulièrement nettoyés, la poussière favorisant le développement des micro-organismes qui s’attaquent aux archives, un dépoussiérage des rayonnages et des boîtes une à deux fois par an est recommandé.
Rongeurs et insectes
Toutes les ouvertures doivent être protégées contre le passage des animaux (rongeurs, volatiles, insectes) par exemple au moyen de grillages et/ou de filtres.
QUELSSONTLESPRINCIPAUXINSECTESENNEMISDESARCHIVES ?
Tous les insectes xylophages sont potentiellement des ennemis des archives. Les dégâts qu’ils sont amenés à causer sont parfois considérables.
Parmi ces insectes, les deux familles les plus présentes sont : la vrillette
(famille des anobiidae) le poisson d’argent (famille des lepismatidae)
POURENSAVOIRPLUS
On trouvera sur le site internet des Archives de France plus de ressources sur la question de locaux et de la conservation préventive ou curative :
• http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/batiments/textes/
• http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/preservation/gestion-sinistre/
• http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/preservation/preconisations/
Un local sécurisé Sûreté
Pour que le rangement des archives ne soit pas sujet à des bouleversements intempestifs et que les archives soient protégées du vol, le local choisi pour les archives doit fermer à clé.
Une gestion rigoureuse des clés est indispensable. Une personne doit être précisément désignée pour garder la clé. Une procédure doit être mise en place pour les jours où elle est absente.
La clé du local archives doit rester à l’intérieur de l’établissement dans un lieu sûr.
Une politique de sûreté n’est efficace que si elle est rationnelle et évolutive.
L’organisation doit s’adapter en temps réel aux changements de personnel.
Sécurité
Plus que tout autre, le local Archives doit être l’objet de mesures préventives contre l’incendie. Il est souhaitable que murs et planchers soit au minimum coupe-feu une heure et les portes coupe-feu une demi-heure. Des détecteurs de fumée doivent être installés et vérifiés régulièrement ; un extincteur à eau pulvérisée doit être installé à l’entrée du local (les extincteurs à eau avec additifs et les extincteurs à poudre sont déconseillés, car ils peuvent occasionner des dégâts sur les archives).
La personne responsable du local d’archives doit avoir suivi une formation au maniement des extincteurs.
Un local bien équipé
Un local bien équipé