Organisation cible de la fonction achat GHT

La fonction achat au sein du GHT Alliance de Gironde est menée par un directeur des achats, qui est le directeur achat du CHU, secondé par un directeur achat adjoint appartenant à un établissement partie. Elle est subdivisée en filières avec chacune à leur tête un pilote, issu de l’établissement support et un co-pilote, issu d’un établissement partie. Cette organisation de la filière achat a été validé par le comité stratégique du GHT le 23 mars 2017.

Nous avons neuf filières qui sont : - Filière médicaments - Filière DM

- Filière logistique - Filière services

- Filière équipement médical - Filière équipement hôtelier - Filière biologie

- Filière SIH

- Filière maintenance bâtiment

33 établissement. Chaque groupe de travail propose au directeur des Achats du GHT pour sa filière, la segmentation achat, la stratégie achat par segment et le planning des procédures.

La fonction achat du GHT s’organise autour de différentes instances et acteurs (Figure 3). Une bonne articulation entre eux est essentielle pour garantir un processus achat efficient.

Figure 3. Organisation fonction achat GHT

Chacun dispose de compétences et de rôles propres en rapport avec leurs missions respectives que nous allons détailler.

• Le comité stratégique du GHT

Il est composé des directeurs d’établissements, présidents des CME, présidents des CSIRMT des établissements du GHT Alliance de Gironde, président du collège médical de groupement et du médecin responsable du département de l’information médicale de territoire. Il est présidé par le directeur de l’établissement support.

Le comité stratégique du GHT dispose essentiellement d'attributions d'ordre stratégique sur l’ensemble des projets associés à la mise en place d’un GHT. Ses missions ont déjà été détaillées dans la partie précédente. Dans le cadre des travaux de mise en place d’une fonction achat au sein d’un GHT, il doit être informé des étapes clés telles que la nomination du directeur des achats, le

Comité stratégique du GHT

Directeur des achats (ES) / Adjoint (EP) Revue de lancement des procédures

Filière médicaments Filière DM Filière logistique

Filière services Filière équipement _médical Filière équipement _hôtelier

Filière biologie Filière SIH Filière maintenance _bâtiment

Unité Gestion Contrat

Contrôle Gestion Achats

Comité de coordination Achat GHT Référents achats EM

34 lancement et finalisation du Plan d’Action Achat de Territoire (PAAT) et la présentation du schéma d’organisation cible et de l’organigramme fonctionnel détaillé [11].

• Le binôme directeur des achats/adjoint Les missions du binôme :

- Il propose un Plan d’Action Achat (PAA) de territoire au Comité Stratégique et en assure le suivi.

- Il est garant de la mise en œuvre de la politique achat pluriannuelle du GHT

- Il concerte le Comité de Coordination Achat sur l’organisation, la politique achat et les stratégies à adopter

- Il coordonne et organise le travail des filières achats

- Il gère la fonction Contrôle de Gestion des Achats (CGA) et l’Unité de Gestion des Contrats (UGC) pour l’ensemble des segments achats

- Il définit les procédures de fonctionnements et de contrôle interne - Il organise la convergence des pratiques et la standardisation des besoins - Il présente le rapport d’activité annuel au comité stratégique du GHT • Le comité de coordination achat GHT

Il est composé du directeur des achats et de son adjoint, des référents achats établissements (un pour chaque établissement partie), des pilotes et co-pilotes de filières, du contrôleur de gestion achat et du responsable de l’Unité de Gestion des Contrats (UGC). Il est présidé par le directeur des achats.

Il a pour mission de mettre en œuvre la feuille de route stratégique achat et de piloter et coordonner les grands axes de la fonction achat [12] :

- La mise en œuvre de la politique achat du GHT

- Le suivi de la feuille de route stratégique pluriannuel de la fonction achat (décision de nouvelles actions et analyse critique de celles déjà entreprises)

- Le pilotage de la performance et du reporting achat et notamment l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi du PAAT (décision Go/No go sur de nouvelles actions, point d’avancement sur les actions lancées)

- La production opérationnelle des marchés et la gestion de la convergence des marchés qui sera abordée par la suite

35 - La mise en place de la fonction achat cible

• La Revue de Lancement des Procédures (RLP)

Elle est composée du directeur des achats et de son adjoint, d’un représentant de l’UGC, du responsable de la Cellule juridique commune des marchés publics (CECOMA), du pilote, des prescripteurs achats de la filière concernée et des représentants des établissements parties.

La RLP se réunit pour la présentation des marchés à lancer et valide la stratégie de lancement des procédures proposées par filière en terme, entre autres, de :

- Véhicule juridique

- Cartographie financière des industriels - Allotissement

- Critères de choix - Régime de pénalités

- Développement durable et Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) • Les filières

Chaque filière est donc coordonnée par un pilote de l’établissement support et un co-pilote d’un établissement partie.

Nous détaillerons la filière DM ultérieurement. • L’Unité de Gestion des Contrats (UGC)

L’UGC est support pour le pilote de filière. Elle assure la rédaction des DCE et notifie les marchés aux fournisseurs.

36 • Le contrôle gestion achat

La fonction achat hospitalière ayant franchi des paliers significatifs de professionnalisation depuis près de dix ans avec une performance consolidée au niveau régional (ARS) et national, il doit être créé un poste de contrôleur de gestion achat afin d’améliorer la lisibilité et l’intelligibilité de la performance et des processus achat.

Dans ce but, lui seront confiées [13] :

- Une mission de normalisation méthodologique au sein des acheteurs du GHT sur les différents sujets économiques (calcul des gains, calcul des coûts complets de processus, diverses modélisations de coûts…)

- Une fonction de pilotage et de communication par la mise en place de procédures

- La production du tableau de bord et des états consolidés sur les gains à l’attention des entités internes (direction des achats en interface) et externes (ARS)

- Le suivi de la performance achat

- L’intégration opérationnelle des processus achat dans le cycle budgétaire (gains prévisionnels, notifiés, réalisés) au moment de la construction de l’État Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD) et du suivi de son exécution

- Une mission d’expertise et d’accompagnement opérationnel auprès des différents acteurs de l’achat, notamment les acheteurs sur tous les sujets économiques (gains, coûts, prix…) Cette organisation complexe impose le rôle de chaque instance soit bien défini et qu’une communication efficiente entre les différents acteurs soit instaurée.