L’objectif de cet Indicateur est de s’assurer qu’il existe une séparation nette entre les gestionnaires de la dette chargés de négocier les prêts au nom du gouvernement central (front-office) et ceux responsables du règlement de la dette, notamment de la gestion des paiements, des comptes bancaires et de l’enregistrement des données dans le système comptable (c’est ce qu’on appelle « répartition des tâches »). Un mécanisme de contrôle opérationnel rigoureux et une définition précise des attributions des agents peuvent contribuer à réduire le risque d’erreur, de violations de principes et de fraudes pouvant occasionner des pertes considérables pour l’État, ruiner sa réputation et partant celle de la/des principales entités chargées de la gestion de la dette. La gestion du risque opérationnel, y compris de la continuité opérationnelle, est cruciale pour les activités de gestion de la dette.
Le principal critère pour cet Indicateur consiste à identifier la structure organisationnelle ainsi que les rôles et attributions individuels des agents responsables de la gestion de la dette puis à savoir si ces conditions répondent aux paramètres des critères du DeMPA évalués. Il est important d’obtenir des documents justificatifs pour cet Indicateur. Ainsi, à chaque poste d’agent pourrait correspondre une description de fonction, celle-ci pouvant cependant être plus générique que spécifique ou plus informelle que formelle et n’avoir pas été révisée depuis l’intégration de l’agent dans la structure.
Le personnel impliqué dans la gestion de la dette doit être astreint à un code de conduite et à des directives visant à éviter les conflits d’intérêt avec la gestion de leurs affaires financières personnelles. Ces directives énoncent les règles auxquelles les agents son tenus de se conformer, les activités qui leur sont interdites et l’obligation de déclarer tous leurs investissements et activités financières personnels.
Par exemple, l’achat ou la vente des effets publics par un agent pourrait être perçues comme « un délit d’initié » sachant que celui-ci a peut-être accès aux données budgétaires et à d’autres informations du gouvernement. Ces directives permettront de dissiper les craintes que les intérêts financiers privés d’un agent puissent compromettre les bonnes pratiques en matière de gestion de la dette.
La planification de la continuité opérationnelle permet à une organisation de se préparer contre toute éventualité capable de compromettre sa mission fondamentale et sa viabilité à long terme. Il s’agit notamment d’incidents de portée locale comme un incendie, ou régionale comme un tremblement de terre, voire même nationale comme une épidémie.
Le processus de reprise après le sinistre consiste à regagner l’accès aux données, matériel et logiciels nécessaires à la reprise des opérations après une catastrophe naturelle ou humaine. Un plan de reprise après le sinistre devrait également prévoir la possibilité d’une disparition inattendue du personnel clé. Le Plan de reprise après le sinistre fait partie du processus de planification de reprise après le sinistre.
Un grand nombre de risques peut négativement affecter la conduite normale des opérations d’une organisation. L’évaluation du risque permettra de déterminer, entre autres, ce qui constitue un sinistre, les risques auxquels l’organisation est plus exposée ainsi que l’impact potentiel (d’un point de vue financier et pour la réputation) des incidents suivants : catastrophes naturelles, incendies, coupures d’électricité, attentats terroristes, interruptions organisées ou délibérées, vols, fraudes, défaillance du système ou des équipements (ou les deux), erreur humaine, virus électronique, démêlés juridiques, grèves du personnel ou interruption du travail, perte du personnel de base, etc.
DOCUMENTS JUSTIFICATIFS
Un organigramme représentant toutes les entités impliquées dans la gestion de la dette et précisant leurs attributions et responsabilités respectives.
Des profils types de postes occupés par le personnel impliqué dans les activités de gestion de la dette.
Un exemple type de cursus académique et de plan de perfectionnement individuel.
Un exemple type d’évaluation des performances.
Une copie du code de conduite et des directives visant à éviter les conflits d’intérêt.
Une copie du plan de continuité organisationnel et de reprise après le sinistre.
Une copie du plan ou des directives en matière de gestion du risque opérationnel.
Les termes de référence ou descriptions des fonctions en matière de suivi du risque et de la conformité.
QUESTIONS TYPES
Quelles sont les attributions et responsabilités de tous les agents de la/des principales entités chargées de la gestion de la dette ?
Qui a le pouvoir de négocier ou d’initier des transactions au nom de l’administration centrale ? Qui est responsable des opérations de paiement et de rendre compte des transactions liées à la dette ? Est-ce que ces fonctions sont exercées par différents agents ou départements (ou les deux)
?
Les fonctions de saisie et de suivi des données consignées dans le système d’enregistrement/de gestion de la dette sont-elle effectuées par des agents différents ?
Combien d’agents techniques compte la/les principales entités chargées de la gestion de la dette ? Depuis combien de temps sont-ils employés et quelles sont les activités de gestion de la dette dont ils s’occupent actuellement ? Quelles sont leurs qualifications ?
Que peut-on dire du recrutement et de la conservation du personnel ? Quel en est le taux de roulement ?
Existe-t-il des descriptions de postes ou des termes de référence clairement définis pour chaque agent ? Si oui, avec quelle fréquence sont-ils révisés et actualisés ?
Les agents disposent-ils d’un plan de formation et de perfectionnement individuel ? Si oui, comment se présente-t-il et quelles sont la politique et les dispositions budgétaires prises pour la formation ?
Quel est le cursus académique des agents ? Où et quand ont-ils été formés ?
Les agents sont-ils soumis à des évaluations de performance ? Si oui, quels en sont la périodicité et le processus ?
Existe-t-il un code de conduite ou des directives en matière de conflit d’intérêts (ou les deux) pour les agents ? Si oui, qui est responsable de la préparation et du suivi de ces directives ?
Existe-t-il un plan de continuité opérationnelle et de reprise après le sinistre ? Si oui, existe-t-il un autre site où redéployer les activités en cas de sinistre, où se trouve-t-il ? Quand est-ce que le Plan de reprise après le sinistre a été testé pour la dernière fois ?
Existe-t-il des directives documentées sur la gestion du risque opérationnel ? Quels sont les risques couverts par ces directives ?
Existe-t-il une unité spéciale chargée du suivi du risque et de la conformité au sein de la ou des entités chargées de la gestion de la dette ? Si oui, où est-elle logée ? Combien d’agents compte-t-est-elle et avec quest-elle efficacité surveillent-ils le risque opérationnel ?