La présente convention, répondant aux nouvelles orientations régionales, fixe les objectifs proposés par le Centre de ressources et les engagements de chacune des parties dans le cadre de leur mise en œuvre.
Le périmètre d’intervention du Centre de ressources est la région Ile-de-France.
La présente convention précise :
Les objectifs généraux retenus en commun pour le partenariat engagé avec la Région et les moyens mis en œuvre pour les réaliser. L’organisme s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution de ces objectifs ;
21 / 45
4
Les conditions de suivi et d’évaluation des missions et actions. Ces missions se déclinent par des objectifs généraux stratégiques (décrits ci-dessous) et les éléments de suivi des actions sont déterminés par le plan d’actions 2017, annexé à la convention.
Identification des objectifs généraux stratégiques :
Objectif général n° 1 : Mettre à disposition des professionnels de l’orientation, de la formation et de l’emploi des outils d’information, de documentation et de veille pour les thématiques « Illettrisme et maîtrise du français compétence professionnelle ».Cet objectif implique notamment la mise à jour du site internet, l’actualisation d’une base de données des professionnels de l’orientation, la formation, l’emploi sur les territoires franciliens, l’élaboration d’outils d’information et d’outils pédagogiques facilement accessibles, une veille sur les thématiques « Illettrisme et maîtrise du français compétence professionnelle », les réponses au numéro vert etc…
Objectif général n° 2 : Développer des actions (locales ou régionales) de sensibilisation et de professionnalisation à la lutte contre l’illettrisme, à la maîtrise du français, compétence professionnelle et en lien avec le déploiement du socle de compétences et de connaissances « CléA ».
Cet objectif implique notamment l’organisation de sessions de professionnalisation des acteurs de la formation, le déploiement d’ingénieries rendant le bénéficiaire de formation acteur de son parcours et en mesure de développer des compétences de base en situation professionnelle, l’appui aux ingénieries partenariales pour sécuriser les parcours d’insertion professionnelle et les parcours professionnels, etc…
Objectif général n° 3 : Développer des actions de conseil, d’appui et d’expertise aux initiatives territoriales, en lien avec les objectifs de développement de compétences de base et de maîtrise du français langue professionnelle.
Cet objectif implique notamment d’identifier les besoins et les acteurs d’un territoire, d’un bassin d’emploi, en recherchant des propositions de réponse en lien avec la nécessaire sécurisation des parcours, etc…
Objectif général n°4 : Participer à la déclinaison régionale de la politique nationale de lutte contre l’illettrisme, en mettant en œuvre des actions dans le champ de l’emploi – formation.
Le Centre de ressources sera alors en appui des actions portées par la Mission régionale Illettrisme et l’Agence Nationale de Lutte Contre l’Illettrisme (ANLCI) au travers du Plan Régional de Prévention et de Lutte contre l’Illettrisme (PRPLCI). Ainsi, le plan d’actions 2017 précise les objectifs communs du centre de ressources en lien avec les actions du Plan Régional de Prévention et de Lutte contre l’Illettrisme (PRPLCI).
Cet objectif est directement corrélé à la mise en œuvre des objectifs 1, 2 et 3 dans le champ de l’emploi/formation et inscrits dans le Plan régional de prévention et de lutte contre l’illettrisme ; plan qui sera proposé à la signature de la Présidente de la Région.
ARTICLE 2 : Engagements de l’organisme 2.1. La réalisation des objectifs
L’organisme s'engage à :
22 / 45
5
mettre en œuvre les moyens nécessaires pour la réalisation des objectifs retenus en commun pour le partenariat avec la Région tels que définis dans l’article 1 ;
rechercher ou développer de nouveaux partenariats publics ou privés et à tenir informés les représentants de la Région ;
poursuivre et renforcer les financements spécifiques pour les actions concourant aux missions confiées au Centre de ressources. Le temps consacré à la recherche de financements spécifiques ne devra toutefois pas se faire au détriment de la mise en œuvre des objectifs visés à l’article 1.
2.2. Obligations relatives au recrutement de stagiaires ou d’alternants
En vertu de la mesure « 100 000 stages pour les jeunes franciliens » qui vise à favoriser l’accès des jeunes au marché du travail, adoptée par délibération du Conseil Régional n°
CR 08-16 du 18 février 2016, le bénéficiaire s’engage à recruter 3 stagiaires ou alternants pour une période minimale de deux mois par année d’exécution de la présente convention. L’organisme saisit les offres de stages ou de contrats de travail (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) découlant de cette obligation sur la Plateforme des Aides Régionales selon les modalités qui lui sont communiquées par la Région.
L’organisme informe la Région des différentes phases de recrutement des stagiaires ou alternants et de toutes les difficultés qu’il pourrait rencontrer (absence de candidats etc.) à la mise en œuvre de cette obligation.
2.3. La réalisation d’un plan annuel d’actions
L’organisme s’engage à réaliser les objectifs figurant à l’article 1 en les déclinant dans un programme de travail annuel ou plan d’actions annuel présenté en annexe 2, défini d’un commun accord avec la Région.
A cette fin, l’organisme s’engage à adresser à la Région, au plus tard le 30 septembre de l’année N, ses propositions pour le plan d’actions de l’année N+1. Ces propositions sont examinées dans le cadre du comité technique prévu à l’article 4.1 préalablement à son vote par l’instance de gouvernance de l’organisme.
Le plan annuel d’actions finalisé est transmis à la Région dès son vote par l’organisme.
La réalisation du plan annuel d’actions de travail fait l’objet d’un suivi et d’une évaluation formalisée, lors de comités techniques avec la Région, évalués au nombre de 3, et sur la base des éléments de suivi définis dans la présente convention.
2.4. Le cadre budgétaire et comptable L’organisme s'engage à :
Respecter les dispositions légales en vigueur relatives à l’utilisation des fonds publics ;
Présenter une programmation budgétaire prévisionnelle avec pour objectif la maîtrise des charges de structure ;
Adopter un cadre budgétaire et comptable conforme au plan comptable général en vigueur et au règlement n° 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la Réglementation Comptable relatif aux modalités d'établissement des comptes annuels des organismes et fondations ;
23 / 45
6
Adopter une comptabilité analytique et la présentation de son budget en conformité avec la déclinaison des missions de l’organisme en objectifs généraux, objectifs opérationnels voire en actions, tel que décrit dans l’article 1 et en annexe ;
Fournir annuellement à la Région :
a) au plus tard avant le 1er décembre de l’année N-1, l’avant-projet de budget de l’année à venir et l’avant-projet de programme d’actions annuel ;
b) dès leur approbation, le budget et le programme annuel d’actions définitifs ; c) au plus tard avant le 30 juin de l’année N,
- les comptes annuels de l’année N-1 (bilan, compte de résultat et annexe) du dernier exercice clos et notamment un compte emploi ressources ;
- le rapport d’activité annuel du dernier exercice clos.
- tous les rapports et correspondances émis par le Commissaire aux comptes.
2.5. Obligations d’information et d’accès aux documents L’organisme s'engage à :
Répondre à toute demande d’information et de transmission de document relatives à son suivi budgétaire et financier, et produire semestriellement une situation de trésorerie mensualisée et actualisée ;
Fournir les indicateurs d’évaluation de l’année N -1 tels que précisés à l’article 4.3, au plus tard le 30 mars de l’année N.
Informer la Région des autres subventions publiques ou privées demandées en amont ou attribuées en cours d’exécution de la présente convention.
Informer la Région de tout contrôle opéré par un organisme extérieur (administration fiscale, URSSAF, corps de contrôle etc..) et lui transmettre une copie des résultats des dits contrôles.
2.6. Obligations administratives
Pour le suivi, les objectifs sont inscrits dans le logiciel SAFIR. Une saisie des réalisations effectives, tous les trimestres, est nécessaire pour permettre le suivi qualitatif de la réalisation de l’action.
L’organisme s'engage également à :
Conserver et archiver l’ensemble des pièces justificatives de l’emploi des fonds pendant 10 ans ;
Respecter la réglementation des marchés publics, à savoir les dispositions de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics ;
Faire précéder tous les déplacements de son personnel d’un ordre de mission écrit et signé par le Président de l’organisme ou par son représentant ; rembourser à son personnel les frais de mission et de représentation, sous réserve de la production d’un compte rendu de la mission.
24 / 45
7
Définir et mettre en œuvre des procédures d’achat et de paiement (comptes bancaires, régie d’avance, cartes bancaires…)
Saisir l’ensemble des informations statistiques relatives à l’exécution de la présente convention ainsi qu’à générer la facturation par le biais du système d’information régional SAFIR.
2.7. Obligations en matière de communication
Afin de participer à la notoriété et à la lisibilité de l’action de la Région Ile-de-France, le Centre de ressources s’engage à faire apparaître la participation régionale pour toutes les actions de communication liées à l’objet de la présente convention.
L’information relative à ce soutien prend la forme de la mention « action financée par la région Ile-de-France » et de l’apposition du logo régional conformément à la charte graphique régionale.
La présence du logotype de la Région est obligatoire, en 1ère de couverture ou en page de garde, sur tous les supports de promotion, d’information, de publicité et de communication, sauf utilisation de la marque territoriale.
Les correspondances avec les destinataires des actions soutenues par la Région dans le cadre de la mise en œuvre du centre de ressources indiquent explicitement que cette action bénéficie du soutien de la Région Île-de-France et/ou du Fonds Social européen le cas échéant.
Concernant les sites web, la mention et le logotype sont positionnés en page d’accueil et font l’objet d’un lien avec le site institutionnel de la Région Île-de-France, sauf utilisation de la marque territoriale.
Dans la mesure où le taux d’intervention financière de la Région est égal ou dépasse 50 % du budget total de l’opération, la taille du logotype régional est proportionnellement supérieure à celle des autres co-financeurs, sauf utilisation de la marque territoriale.
Tous les événements de relations publiques ou opérations de médiatisation liés à l’exécution de la présente convention font expressément référence à l’implication de la Région selon les règles définies ci-dessus. De même, le bénéficiaire s’engage à coopérer à la bonne réalisation de toutes les actions de communication, liées à l’exécution de la présente convention, décidées par l’institution régionale.
Les services concernés de la Région sont chargés de contrôler la bonne réalisation des obligations ci-dessus et de conseiller le bénéficiaire dans sa démarche.
Lorsque le projet subventionné comprend la production de supports à diffuser (plaquettes, affiches, actes de colloques, livres, DVD, CD ou tout autre support), l’organisme s’engage à : - échanger en amont avec les services régionaux sur les principaux documents de communication,
- mettre à disposition de la Région au maximum 1% pour chaque type de supports réalisés, - laisser libre de droit d’auteur le support et son contenu dans le cas où la Région souhaite l’utiliser dans un cadre institutionnel, sous réserve qu’elle prenne en charge l’achat des supports ou leur coût de reproduction.
L’octroi de la subvention régionale est subordonné à la production de l’ensemble de ces informations et au respect des obligations auxquelles l’organisme s’engage en application du présent article.
25 / 45
8 ARTICLE 3 : Engagements de la Région
3.1. Moyens affectés à la réalisation des objectifs
La Région s’engage à soutenir financièrement l’organisme par le versement d’une subvention annuelle pour la réalisation des objectifs définis dans l’article 1, sous réserve du vote annuel du budget par l’assemblée régionale et de l’affectation des crédits au GIP FCIP Versailles, portant le centre de ressources, par la commission permanente du conseil régional, chaque année, par le biais de la fiche projet annexée à la délibération.
Sont éligibles les dépenses de fonctionnement nécessaires à la mise en œuvre des missions définies ci-dessus, le montant de la subvention étant plafonné à 180 000€ par an. Les modalités de financement sont fixées pour une année sur la base de la convention signée avec le bénéficiaire de la subvention.
3.2. Caducité
Si à l’expiration d’un délai d’un an à compter de la délibération d’attribution de la subvention par l’assemblée délibérante, le bénéficiaire n’a pas transmis à l’administration régionale de demande de versement, la subvention devient caduque et est annulée. Ce délai peut être exceptionnellement prolongé par décision de la Présidente du Conseil régional, si le bénéficiaire établit, avant l’expiration du délai mentionnée ci avant, que les retards dans le démarrage de l’opération ne lui sont pas imputables.
A compter de la date de première demande de versement, le bénéficiaire dispose d’un délai maximal de trois années pour présenter le solde de l’opération. A défaut, le reliquat de la subvention non versé est caduc.
3.3. Modalités de versement de la subvention.
La subvention régionale annuelle est mandatée en trois versements : une avance de 30%, un acompte sur la base du réalisé dans la limite de 80% et le solde en année N+1, sur la base du bilan et des évaluations présentés, selon les modalités définies ci-dessous. Le tout est régi par les dispositions du Règlement Budgétaire et Financier de la Région.
Chaque versement de subvention est effectué sur demande du bénéficiaire par l’application SAFIR. La demande de versement de subvention est remplie et signée par le bénéficiaire qui certifie la réalité de la dépense et son affectation à l’action subventionnée.
- Versement d’une avance :
Le bénéficiaire peut demander le versement d’une avance, s’il justifie ne pas disposer de trésorerie, à valoir sur les paiements prévus, en proportion du taux de la subvention et dans la limite de 30% du montant total de la subvention prévisionnelle.
Cette demande sera accompagnée :
- d’un plan de trésorerie prévisionnel démontrant une insuffisance de trésorerie, daté, cacheté et signé par le représentant légal.
- d’un état des dépenses prévues signé par le représentant légal.
- Versement d’acomptes :
26 / 45
9 Le bénéficiaire peut demander le versement d’acomptes à valoir sur les paiements déjà effectués, en proportion du taux de la subvention et dans la limite de 80% de la subvention prévisionnelle.
Cette demande sera accompagnée d’un état récapitulatif des dépenses réalisées signé par le représentant légal.
Le cumul des avances et des acomptes ne peut excéder 80% de la subvention.
- Versement du solde :
La subvention ne peut être versée en totalité qu’après justification par le bénéficiaire de l’achèvement et du paiement complet de l’action subventionnée.
La demande de solde sera accompagnée :
- Des comptes annuels du dernier exercice clos de l’organisme signé par le représentant légal de l’organisme et par le comptable public;
- Du rapport annuel d’activité du dernier exercice clos ;
- D’un justificatif de recrutement du stagiaire ou alternant mentionné à l’article 2.2 de la présente convention (convention de stage signée, contrat de travail signé).
- D’un état récapitulatif des dépenses signé par le représentant légal et par le comptable public qui certifie la prise en charge de ces dépenses dans sa comptabilité ainsi que leur règlement
Les tableaux d’indicateurs consolidés s’inscrivent en complément du rapport d’activité de l’organisme et permettront l’obtention du solde de la subvention régionale.
Cette subvention est imputée sur le chapitre 931 « Formation Professionnelle et Apprentissage », Programme HP-11 005 « Mesure d’insertion professionnelle », Nature 657
« Subvention » sur l’action 11100501 « Accès aux savoirs de base ».
La subvention ne peut être versée en totalité qu’après justification par l’organisme de l’achèvement et du paiement complet de l’action subventionnée. Elle est versée sur le compte ouvert au nom du GIPFCIP Versailles
Intitulé et coordonnées du compte :
Titulaire du compte : GIP FORMATION CONTINUE ET INSERTION PROFESSIONNELLE Le comptable assignataire de la dépense est l’Agent comptable de l’Agence de Services et de Paiement (ASP).
3.4. Révision et Restitution éventuelle de la subvention
En cas de non-exécution de tout ou partie des objectifs définis à l’article 1, de retard significatif ou de modification substantielle unilatérale des conditions d'exécution de la convention par l'organisme, la Région peut suspendre ou diminuer le montant des avances et autres versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.
En cas de trop perçu, l’organisme le reverse à la Région.
La Région se réserve le droit d’exiger la restitution de l’intégralité de la subvention versée en cas de non-respect des obligations relatives au recrutement du stagiaire ou de l’alternant.
27 / 45
10 Tous les frais engagés par la Région pour recouvrer les sommes dues par le bénéficiaire sont à la charge de ce dernier.
ARTICLE 4 : Suivi de la Convention d’Objectifs et de Moyens et évaluation des actions
4.1 Comités techniques de suivi
Pour assurer le suivi de la présente convention, un comité technique réunit les services de l’organisme et ceux de la Région (unités opérationnelles et fonctionnelles).
Ce comité technique est chargé de préparer et de suivre : - le programme d’actions relevant des objectifs ; - le budget et sa mise en œuvre ;
- le suivi des indicateurs et les travaux relatifs à l’évaluation des actions.
Il associe les référents du centre de ressources illettrisme et maîtrise de la langue, en région.
Il se réunit en tant que de besoin et en particulier lors de l’élaboration du plan d’actions et du budget N+1. (a minima 3 par an). Les objectifs énoncés ci-dessus et leur déclinaison seront présentés lors des comités techniques en présence des services de la région. Cette modalité favorisera une veille par les services de la Région pour une mise en relation éventuelle avec d’autres acteurs et partenaires.
Un compte rendu de réunions est transmis par l’organisme aux services de la Région, Pôle Développement Economique Emploi et Formation, Direction de la formation professionnelle.
28 / 45
11 4.2 Comité de pilotage
Le comité de pilotage du Centre de ressources illettrisme et Maîtrise de la langue se réunit au moins une fois par an, à l’initiative du Délégué académique à la formation continue de l’académie de Versailles. Il a notamment pour objectif de présenter un bilan détaillé des actions et un rapport d’activité. Des axes de progrès éventuels pourront être envisagés.
Ce comité est composé :
- de représentants de la Région ile de France;
- de la chargée de mission de la Mission régionale ;
- des directeurs des GIP FCIP de Paris et Créteil ou des DAFPIC des académies de Créteil et Paris
- des directeurs de GIP FCIP de Créteil et Paris;
- du DAFCO ou du directeur du GIP/FCIP de l’Académie de Versailles ;
- de la cheffe de projet, la coordonnatrice du centre de ressources illettrisme et maîtrise de la langue et les référentes des académies de Créteil et Paris ;
- du directeur CANOPE Ile de France ; - du directeur de la MDE95.
Un compte rendu de comité de pilotage est transmis par l’organisme aux services de la Région, Pôle Développement Economique Emploi et Formation, Direction de la formation professionnelle.
4.3 Evaluation des actions et éléments de suivi
L’évaluation fait l’objet d’un travail itératif avec les services de la Région dans le cadre du comité technique de suivi.
Les éléments de suivi présentés en annexe 2 la convention, sont assortis d’une note d’analyse des résultats obtenus au regard notamment des actions menées par l’organisme pour les atteindre.
Ces documents doivent permettre :
d’apprécier le niveau d’atteinte des objectifs définis dans l’article 1 ;
de disposer d’une description précise et étayée de données objectives et chiffrées des actions menées grâce aux financements apportés à l’organisme ;
de mesurer les résultats obtenus et les retombées indirectes des actions de l’organisme.
Les indicateurs de suivi sont susceptibles d’évoluer lors des comités techniques à la demande de la Région ou du GIP FCIP Versailles. L’objectif est de disposer de données de
Les indicateurs de suivi sont susceptibles d’évoluer lors des comités techniques à la demande de la Région ou du GIP FCIP Versailles. L’objectif est de disposer de données de