Modalité de déclaration de l’effectif étudiant collégial
4 Les établissements d’enseignement collégial ont l’obligation de déclarer au Ministère les données complètes, valides et cohérentes quant à l’effectif étudiant qui réalise des activités auxquelles sont attribuées des unités. Ces déclarations servent notamment au financement des établissements d’enseignement d’ordre collégial, à la sanction des étudiants, à l’application de certaines politiques ministérielles ou gouvernementales ainsi qu’à des fins statistiques.
5 De plus, les collèges assurent la gestion administrative et la conservation des dossiers de leurs étudiants, à l’exception des organismes fermés qui ont la responsabilité de déléguer la gestion et l’archivage de leurs dossiers à un autre organisme collégial ou au Ministère.
Déclaration au système de gestion des données d’élèves au collégial (SOCRATE) 6 Les données de l’élève relative à la formation collégiale sont transmises au Ministère par les
établissements, dans le système SOCRATE.
7 Pour chacun des étudiants inscrits à des cours auxquelles sont attribuées des unités, les éléments transmis sont les suivants :
a) les données d’identification et sociodémographiques;
b) l’inscription à un ou à des programmes (ou cheminement);
c) l’inscription à un ou des cours crédités (cours suivi, stage ou non suivi);
d) le mode d’enseignement (présentiel ou à distance);
e) la localisation de l’élève (Québec, Canada hors Québec ou hors Canada);
f) le résultat ou la remarque pour chacun des cours;
g) un indicateur de présence au cours qui confirme la participation de l’élève;
h) La langue d’activité de chacun des cours;
i) la désignation d’une source de financement pour chacun des cours suivis;
j) les indicateurs et les situations spécifiques (si applicable);
k) les objectifs ou compétences réussis;
m) les stages en alternance travail-études (si applicable);
n) la reconnaissance d’engagement étudiant (si applicable);
o) l’épreuve ministérielle et ses résultats obtenus25;
p) la ou les sanctions liées aux études obtenues (diplômes)26.
8 Les principales informations relatives aux contextes de transmission des éléments sont précisées dans le document « Guide de référence : La gestion du dossier de l’élève de l’admission à la sanction ».
9 Tous les éléments du paragraphe 7 qui correspondent au contexte d’un élève sont requis dans le système Socrate. À l’exception d’avis contraires, les indicateurs ne donnant pas lieu à du financement doivent être inclus dans les transmissions.
10 Le collège doit transmettre dans le système Socrate tout cours crédité pour lequel un élève n’a pas confirmé son abandon à la date limite déterminée par les règles décrites aux paragraphes 17 à 28 de cette annexe.
11 Lorsque le collège ne peut justifier une déclaration consignée dans les systèmes du Ministère, il doit prendre les mesures nécessaires pour réviser cette dernière et aviser, lorsque requis, les établissements partenaires et les services d’Aide financière aux études.
Période de déclaration des activités réalisées par un élève
12 Les déclarations faites au Ministère doivent respecter les dispositions prévues au calendrier des opérations produit par le système Socrate.
13 L’établissement a l’obligation de déclarer les activités aux trimestres qui correspondent au cheminement réel de l’élève :
• Été : du 1er juin au 31 août;
• Automne : du 1er septembre au 31 décembre;
• Hiver : du 1er janvier au 31 mai.
14 Par exemple, si la date correspondant à 20 % de la durée d’un cours est le 12 janvier, l’activité doit être déclarée et financée à la session d’hiver, même si elle a commencé le 23 décembre.
De plus, lorsque cette date est le 5 mai, l’activité doit être déclarée à la session d’hiver, même si le cours se termine le 15 juillet.
15 Un délai de plus ou moins sept jours par rapport à la date de début de chacun des trimestres sera accepté par le Ministère.
16 Par exemple, si la date correspondant à 20 % de la durée des cours dans la session du programme se situe entre le 25 mai et le 8 juin, les cours pourront être déclarés à la session d’hiver ou à la session d’été.
Date limite d’abandon
17 L’article 18 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel et l’article 29 du RREC stipulent que la ministre détermine, en fonction de la durée de la session, la date limite d’abandon d’un cours pour éviter qu’un échec ne soit porté à son bulletin.
18 Le collège est tenu d’informer dès le début du trimestre les élèves des modalités et des conséquences relatives à l’abandon.
25 Données consignées dans le système de gestion de l’épreuve ministérielle collégiale (GEMC).
26 Données consignées dans le système de la sanction des études collégiales (SYSEC).
Année scolaire 2021-2022 Cours donnés dans le cadre du calendrier habituel
19 Les dates limites d’abandon des cours déterminées par la ministre dans le contexte standard des activités offertes aux trimestres d’automne et d’hiver sont les suivantes :
• Le 19 septembre pour la formation offerte à l’automne;
• Le 14 février pour la formation offerte à l’hiver.
20 Lorsque les dates déterminées par la ministre sont des jours fériés ou de fin de semaine, la date limite d’abandon est le dernier jour ouvrable précédent.
Cours donnés en dehors du calendrier habituel
21 Pour les cours donnés en dehors du calendrier habituel, la date limite d’abandon est le jour ouvrable correspondant à 20 % de la durée d’activité à laquelle l’élève est inscrit.
22 Par exemple, si 20 % de la durée de l’activité est le lundi 12 mars, l’élève a jusqu’à ce jour pour confirmer son abandon.
23 Une seule date d’abandon peut être déterminée pour un ensemble de cours offerts simultanément dans un même trimestre. Plus précisément, lorsqu’un ensemble de cours débutent dans une même semaine et qu’il se termine aussi dans une même période, le 20 % pourrait être calculé en fonction du total des heures de cours.
24 Des dates d’abandon distinctes doivent être déterminées pour des cours offerts successivement dans un même trimestre.
Formation à distance de type asynchrone
25 En contexte de formation asynchrone, les dates de remise des travaux d’un cours peuvent être déterminées par l’élève. Pour assurer une équité envers les élèves inscrits dans les autres modes de formation, le collège doit déterminer une date limite d’abandon spécifique à ce contexte.
26 L’élève doit être informé de la date de début du cours et de sa durée maximale, le jour de l’acheminement du matériel par voie électronique ou postale.
27 L’élève est informé, selon les dispositions établies par le collège, que la remise de 20 % de la pondération totale des évaluations prévues au plan de cours confirme sa fréquentation scolaire et signifie qu’il renonce à son droit d’abandon.
La date limite d’abandon ne peut jamais dépasser le 30e jour ouvrable suivant la date de début du cours.
Présence de l’élève au cours
28 La présence ou la participation de l’élève à un cours suivi durant le trimestre d’études est établie durant la période de recensement qui débute le premier jour ouvrable suivant la date limite d’abandon. Pour chaque cours suivi, la date limite d’abandon et celle de début du recensement de l’effectif étudiant ne doivent jamais se chevaucher.
29 L’information relative à la présence doit être consignée dans le système Socrate au moyen d’un indicateur transmis par le collège. Lorsque le collège ne peut faire la preuve que l’élève poursuivait le cours après la date limite d’abandon, il doit transmettre un indicateur de présence négatif.
Reddition de comptes
Dates de lecture des données du système Socrate
30 Les activités réalisées chaque session à l’enseignement ordinaire et à la formation continue sont lues aux dates prévues dans le calendrier des opérations produit par le système Socrate.
Année scolaire 2021-2022