La nécessité de transferts d’information systématiques pour un pilotage modernisé

 Un pilotage confronté aux lacunes des systèmes d’information et aux échanges de données existants.

Aujourd’hui, les informations concernant la formation professionnelle sont trop souvent collectées plusieurs fois, de manière parcellaire et parfois non congruente. Les bases sont éparses, parfois lacunaires, le suivi statistique est souvent déconnecté de la gestion… ²⁶². Cette situation obère l’efficacité du suivi, du pilotage et de l’évaluation de la formation professionnelle.

De nombreux systèmes d’information – existants ou en cours de déploiement – recueillent, comme on le voit ci-dessous, de nombreuses informations dans le champ de la formation professionnelle mais restent trop peu interopérables.

Tableau 5 : Détention de données par les acteurs de la formation professionnelle et continue

Source : DGEFP.

Dans un contexte où les acteurs sont extrêmement nombreux, les partages de données restent insuffisants au regard des besoins, pour les nouveaux services comme pour le pilotage de la formation professionnelle (connaissance de la tension sur l’accès aux formations, du retour à l’emploi après formation, des besoins des entreprises, besoins et spécialités de formation à des niveaux régionaux ou infrarégionaux…).

262 Comme l’a documenté le rapport l’Igas réalisé par Marie-Ange DU MESNIL DU BUISSON, Stéphanie DUPAYS, Bruno VINCENT, Evaluation des informations statistiques disponibles sur les politiques publiques et paritaires de formation professionnelle continue, février 2016.

L’étude d’opportunité commandée en 2015 par le CNEFOP à la DGEFP a permis d’analyser les failles dans l’interopérabilité des systèmes d’information existants ainsi que d’exprimer les besoins en matière informatique (voir encadré 25). Il s’est avéré notamment que :

○ les circuits de collecte de données sont trop complexes pour les organismes de formation et pour l’ensemble des acteurs (saisies et restitutions nombreuses et redondantes) ;

○ des données plus étendues et davantage partagées sont nécessaires, chaque acteur disposant d’une partie des informations sur les parcours des stagiaires mais sans en avoir de vision globale ;

○ la mise en place du compte personnel de formation et ses principes d’universalité et d’individualisation ont renforcé les besoins de coordination des acteurs ;

○ les nouveaux besoins de données génèrent de nombreux projets de système d’information alors que les financeurs disposent déjà de la plupart des données à partager ;

○ Le contexte de contrainte budgétaire incite à davantage de mutualisation.

 Le projet de « plateforme entrées et sorties de formation » répond à ce constat.

Encadré 25 : Plateforme « entrées et sorties de formation » – Agora

A la demande du Conseil national de l’emploi et de la formation professionnelle (CNEFOP), la DGEFP a lancé une étude d’opportunité en juillet 2015 concernant la création éventuelle d’une plateforme « entrées et sorties de la formation professionnelle ».

La plateforme « entrées et sorties de formation » devait initialement permettre de partager les données : - nécessaires à chacun pour connaitre les entrées et sorties et la réalisation de l’action/parcours de

formation ;

- sur le devenir des stagiaires, incluant un croisement avec la déclaration sociale nominative (DSN) ; - sur les phases amont à l’entrée de formation.

Le prototype de cette plateforme, appelé Agora, a été présenté en mai 2016. Le démonstrateur devait permettre d’approfondir la définition des fonctionnalités de l’entrepôt de données et de préparer les conditions de sa mise en œuvre avec pour ambition :

- le partage des données d’entrées, sorties et interruptions de formation et le pré-affichage des données déjà saisies sur le SI d’un des acteurs ;

- des fonctionnalités de recherche simplifiées et élargies ;

- des tableaux de bord sur la fonction d’orientation en formation / prescription, et sur la réalisation des actions de formation et sur les parcours et leur devenir.

La discussion au sein du bureau du CNEFOP a, néanmoins, souligné l’intérêt d’élargir le périmètre initial à des modules à plus forte valeur ajoutée et dédiés :

- à l’orientation des individus en amont de l’acte de formation ;

- au suivi des stagiaires (par croisement des données des régions, de Pôle emploi et des DSN) ; - voire à des données recueillies dans le champ des salariés.

Un large accord s’est dégagé au sein du CNEFOP pour la mise en place d’une solution s’appuyant principalement sur la mise à disposition d’informations dont disposent déjà les acteurs, notamment les financeurs, dans un entrepôt partagé. Cette solution a pour principales caractéristiques d’être :

- acceptable pour l’ensemble des acteurs, car elle préserve la compétence et les outils de chacun ; - adaptable, puisque chaque acteur garde la maîtrise de son système d’information, qu’il peut modifier

librement, à l’exception du format de saisie du tronc commun ;

- accessible, car la plupart des données du tronc commun sont déjà collectées par les financeurs ; - sécurisante, le suivi budgétaire et financier étant sécurisé pour le financeur dans cette solution.

Source : CNEFOP.

 Une plateforme « hub » comme solution

Le prototype Agora repose sur un protocole d’échange d’informations extrêmement structuré et quotidien entre l’ensemble des parties prenantes, comme illustré ci-dessous.

La collecte d’information sera d’autant plus efficace et le suivi statistique des « entrées et sorties » d’autant plus riche, que cette « plateforme » s’appuiera sur des SI de gestion et des « web services²⁶³ »existants.

Le projet de « plateforme entrées et sorties de formation » ancre, par conséquent, judicieusement, le suivi statistique sur la gestion opérationnelle des bénéficiaires de la formation professionnelle, plutôt que d’élaborer un système d’information supplémentaire et isolé de l’écosystème existant.

Dans son avis de décembre 2015, le CNEFOP a privilégié cette architecture ouverte ne remettant pas en cause les évolutions et les dynamiques des SI existants, tout en permettant de traiter les flux d’information en temps réel entre les différents opérateurs.

Schéma 7 : Projet d’architecture SI - Agora

Source : DGEFP.

263 Un service web est un protocole d'interface informatique de la famille des technologies web permettant la communication et l'échange de données entre applications et systèmes (Wikipédia, 2016).

Les potentialités et fonctionnalités d’une telle plateforme sont multiples. Les travaux de la DGEFP, validés par le CNEFOP, ont mis en exergue qu’un socle technologique commun (interopérabilité, langage commun, travaux d’interfaçage…) était à la fois en capacité de et nécessaire pour :

○ créer et partager entre acteurs une norme de description sur le stagiaire, l’action et le parcours de formation ;

○ améliorer l’accès à la formation et à l’accompagnement des personnes avant et après la formation ;

○ collaborer entre acteurs afin de décloisonner les parcours de formation ;

○ mettre à jour la liste des demandeurs d’emploi ;

○ améliorer et fiabiliser la connaissance partagée sur les politiques, programmes de formation et les données statistiques ;

○ simplifier la gestion des différents acteurs et limiter le nombre de saisies.

A l’heure de la rédaction de ce rapport, la décision de déploiement et d’industrialisation d’Agora restait en attente.

Recommandation n°27 : Acter la création de la plateforme entrées et sorties « Agora ».

Les pouvoirs publics devront se prononcer sur le choix du vecteur de la plateforme (c’est-à-dire son système d’information socle, les principaux transferts de données de la première version…).

Plusieurs possibilités existent, dont le SI CPA/CPF. Pour le succès du projet, il semble, en tout état de cause, capital que le choix de vecteur articule, pilotage et évaluation à la gestion.

Par ailleurs, plusieurs chantiers concernant l’interopérabilité constituent des pré-requis à l’entrée en service et la mise en œuvre effectives de la plateforme : les chantiers sémantiques ainsi que la consolidation du cadre des échanges d’information et de sa gouvernance (voir partie 3.3.2 et 3.3.3).