modélisation dynamique
2.3 Modèle dynamique
O plano de comunicação da EDSAE tem como principal finalidade responder às necessidades identificadas pelos colaboradores. Este plano visa contemplar os diversos aspetos da empresa, no sentido de colmatar a inexistência de uma comunicação estratégica. Numa primeira fase, será necessário identificar a cultura organizacional através da criação da Missão e Visão da EDSAE. A seguir serão escolhidas e implementadas ferramentas de comunicação que estejam alinhadas com os principais objetivos da empresa.
O plano de comunicação é constituído por um conjunto de fases, que permitem identificar e definir as principais ações necessárias para que a comunicação seja feita de uma forma eficaz e contínua:
1. Criação da Declaração de Missão e Visão
Em conjunto com a gestão da EDSAE, foram criadas a Missão e Visão da empresa:
Missão: Oferecer a todos os seus alunos um espaço único de convívio, aprendizagem, saúde e felicidade.
Visão: Ser reconhecido mundialmente pela competência de integrar Arte e Bem-Estar. 2. Identificação da Cultura Organizacional
A intenção de criar tal cultura não é para dominar ou controlar os colaboradores, mas para guiá-los com um conjunto de objetivos comuns. Isso traz coerência ao local de trabalho, permite uma ação mais coordenada e facilita aos colaboradores agirem com autonomia.
Quando se olha para as organizações que usam a sua cultura como uma vantagem estratégica, o comportamento da gestão é coerente com a mensagem que ecoa através da comunicação. Se desejamos um local de trabalho em que todas as pessoas trabalham para os mesmos objetivos e pelas mesmas regras, a comunicação interna, no seu sentido mais amplo, é a chave para o conseguir.
Após a criação da Missão e Visão da EDSAE, conseguiu-se definir quais os Valores importantes para a gestão da empresa:
Valores: Ética – União – Alteridade – Assertividade – Comprometimento – Pró-atividade – Encantamento do cliente – Desenvolvimento humano e profissional – Superação contínua.
Em termos práticos, esta etapa pode resultar num conjunto de metas:
Promover a aprendizagem dos alunos sempre com a melhor qualidade de ensino; Criar uma escola técnico-profissional de musicais;
Proporcionar elementos de convívio e integração entre os alunos através de eventos como festas, festivais, workshops e espetáculos;
Produzir eventos que elevem a dança social ao patamar artístico;
Manter a qualidade e a formação da Companhia de Dança para reforçar a imagem e a publicidade da EDSAE;
Criar oficinas de ATL para as crianças.
3. Identificação das Ferramentas de Comunicação Disponíveis
Esta etapa foi realizada durante as entrevistas aos gestores e colaboradores, verificando-se que as ferramentas mais utilizadas para a comunicação interna são o encontro face a face, as reuniões e o telemóvel.
4. Alinhamento dos Instrumentos com os Objetivos
Nesta fase é necessário unir as ferramentas que a empresa tem à sua disposição com os objetivos que foram identificados na Fase 2. A Tabela 5.1 mostra as ferramentas disponíveis na EDSAE de acordo com os objetivos apresentados:
Tabela 5.1 Alinhamento das ferramentas disponíveis com os objetivos
OBJETIVOS FERRAMENTAS COMUNICAÇÃO
INTERNA Promover a aprendizagem dos alunos
sempre com a melhor qualidade de ensino
Comunicação face a face
Método de ensino EDSAE escrito e em vídeo
Reuniões Criar uma escola técnico-profissional de
musicais
Comunicação face a face Reuniões
Proporcionar elementos de convívio e integração entre os alunos através de eventos como festas, festivais, workshops e espetáculos
Comunicação face a face Reuniões
E-mail Telemóvel Produzir eventos que elevem a dança social
ao patamar artístico
Comunicação face a face Reuniões
E-mail Telemóvel Manter a qualidade e a formação da
Companhia de Dança para reforçar a imagem e a publicidade da EDSAE
Comunicação face a face Reuniões
Criar oficinas de ATL para as crianças Comunicação face a face Reuniões
E-mail Telemóvel Fonte: Elaboração própria
5. Desenvolvimento da Descrição das Ferramentas
Conforme se concluiu no capítulo anterior, onde a análise e o resultado das entrevistas foram apresentados, para um plano de comunicação eficaz na EDSAE é necessária a implementação de novas ferramentas de comunicação e uma gestão estratégica destas ferramentas. A Tabela 5.2 que descreve as novas ferramentas a serem utilizadas:
Tabela 5.2 Descrição das novas ferramentas de comunicação
FERRAMENTAS DESCRIÇÃO
Departamento de comunicação externa e interna
Comunicador com a função de gerir toda a comunicação da empresa, desde o Marketing Externo à Comunicação Interna, será o responsável por fazer a ponte entre os gestores e os outros colaboradores.
Reunião de início de ano letivo
No início de cada ano letivo deverá ser realizada uma reunião com todos os professores e administrativos da escola, no sentido de expor os resultados do ano anterior, os novos projetos e todo o planeamento anual da EDSAE. Divulgar-se-á também o quadro de horário de cada
professor.
Reuniões semanais Estas reuniões têm a finalidade de prover um feedback das aulas da semana anterior, planear as aulas da semana, comunicar os eventos, identificar e solucionar problemas, tirar dúvidas, dar sugestões, entre outras situações.
As reuniões devem ser feitas em duas sessões: uma com os professores internos e externos da Escola de Dança (segundas-feiras das 19h às 20h) e outra com os professores da Escola de Musicais (sábados das 18h às 19h).
Sala de professores Espaço destinado aos professores para reuniões, preparação de aulas e consulta, onde deverão estar disponíveis um mural de avisos internos, um computador para consulta do método de ensino das várias modalidades de dança, os sumários das turmas e onde cada professor terá um caixa de correio onde poderão ser colocados os boletins impressos ou qualquer informação relevante.
E-mail interno Já existe um e-mail interno, mas nem todos os
colaboradores lhe têm acesso. O uso do e-mail @edsae.com dá uma uniformidade aos contatos dos colaboradores e facilita a comunicação.
Newsletter interna Departamento de comunicação deverá enviar uma
newsletter semanal para os professores e secretaria com todas as novidades da semana: eventos, novas aulas, etc. Grupo no Facebook Será criado um grupo secreto no Facebook para todos os
colaboradores, que como membros terão acesso a toda informação atualizada sobre a EDSAE e poderão debater e sugerir ideias, trocar fotos, vídeos ou qualquer material necessário/importante para a realização da sua tarefa.
Feedback de desempenho Através de reuniões informais (que poderão ser feitas a
seguir aos eventos para debater os resultados), e/ou mensalmente para avaliar o desempenho de cada professor. Fonte: Elaboração própria
6. Plano de Reestruturação
Com o novo método de comunicação as pessoas da organização podem comunicar de forma diferente da que estão habituadas, podendo isto significar que os colaboradores precisarão de formação para desenvolver as competências necessárias às novas tarefas.
7. Plano de Implementação
Neste ponto, deve-se saber o que é necessário para a comunicação e como fazê-lo, devemos com isto determinar quem fará o quê, e quando isso será feito. Convém relembrar que deverá ser um processo contínuo, pois qualquer mudança nas abordagens de comunicação deve ser a feita a longo prazo.
Como resultado do plano de comunicação, existirá um novo fluxo de comunicação muito mais sistematizado e estruturado, com o objetivo de minimizar as falhas e fazer com que a troca de mensagens seja muito mais eficaz. A Figura 5.1 abaixo mostra o novo fluxograma:
Figura 5.1 Fluxograma da comunicação interna a ser implementado na empresa EDSAE
Fonte: Elaboração própria
ADMINISTRAÇÃO Bibi Fernades COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA ESCOLA DE TEATRO MUSICAL COMPANHIA DE DANÇA PRODUÇÃO DE EVENTOS José Ferraz ADMINIST. E FINANCEIRO José Ferraz Professores Internos Professores Externos Professores Externos Recepção Escritório ESCOLA DE DANÇA
8. Monitoramento Contínuo e Revisão
Com o tempo, novas ferramentas de comunicação podem tornar-se mais adequadas, ou algumas das ferramentas usadas podem ser ineficazes. De acordo com a abordagem de melhoria contínua é preciso avaliar os efeitos do que se está a fazer, e reorientar conforme necessário.
6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
Ao nível das questões de pesquisa, quer pelo trabalho prático, quer pela pesquisa bibliográfica realizada, obtiveram-se conclusões favoráveis, que serão apresentadas em seguida.
A existência de um grande número de ferramentas de comunicação interna proporcionou a seguinte questão geral: Existem canais e ferramentas de comunicação interna mais eficazes do que as disponíveis atualmente na empresa em estudo?
Pode dizer-se que o resultado apresentado é positivo, pois cada ferramenta serve a um propósito diferente e ao alinharmos estas ferramentas com os objetivos da organização, não só as transformamos numa comunicação estratégica, como reduzimos as falhas e a falta de informação, potenciando a qualidade do desempenho e dos serviços entregues aos clientes.
Relativamente às questões de pesquisa inicialmente propostas, podemos então referir:
A existência de um sistema de comunicação interna, com um fluxo de informações estruturado e planeado, auxiliará na tentativa de reduzir a falta de informação?
Quer pela quantidade de referências a casos de sucesso, quer pela constatação prática no decorrer da elaboração do presente trabalho, concluiu-se que um sistema de comunicação interna estruturado e planeado reduz a falta de informação, por vários motivos:
torna a distribuição da informação eficaz, fazendo com que a mensagem chegue ao destino;
melhora a compreensão da mensagem;
proporciona a bidirecionalidade da comunicação, com colaboradores mais informados e motivados;
cria uma cultura organizacional, com a divulgação das metas da empresa;
os colaboradores sentem-se mais integrados e motivados, consequentemente melhorando o seu desempenho;
aumenta o grau de confiança nos gestores;
provoca uma maior autonomia dos colaboradores.
As falhas de comunicação e a falta de informação influenciam o desempenho das funções e a motivação dos colaboradores?
A resposta a esta pergunta foi positiva, concluindo-se que os colaboradores sentem que não são liderados e não recebem a informação necessária para desempenhar com qualidade o seu trabalho, provocando-lhes assim uma grande desmotivação.
Existe alguma relação entre a satisfação da quantidade e qualidade da informação recebida e o sentido de pertença à organização?
Muitos colaboradores têm um sentimento de exclusão, pois não ficam a par dos acontecimentos na empresa:
não têm conhecimentos das metas, visão e missão da empresa;
não são chamados para todas as reuniões, muitas vezes ficando a saber das informações pelos colegas ou pelos clientes;
sentem-se inibidos ao comunicar com os gestores; sentem-se desvalorizados;
raramente recebem feedback sobre o seu desempenho.
E ainda se concluiu que o fato de os próprios gestores não saberem o que vai ser o dia de amanhã (inexistência de planeamento a longo prazo), desmotiva e prejudica as relações na organização.
Uma das limitações impostas a este trabalho está implícita à técnica de recolha de dados usada, uma vez que não é possível controlar com total certeza a quantidade e a qualidade da informação obtida, estando essa informação sujeita ao interesse de quem responde. Para além disso, é de referir que o método de investigação através de entrevistas diretas, está sujeito a possíveis inibições e receios, por parte dos entrevistados, em querer expor abertamente o dia- a-dia da empresa. É no entanto de mencionar que apesar destas limitações, foi obtido um bom nível de respostas, e muitos dos entrevistados responderam e deram opiniões para além das perguntas estruturadas.
Estando este trabalho limitado à perceção dos inquiridos, seria interessante num próximo estudo considerar medidas objetivas de avaliação da comunicação. Também seria interessante para um trabalho futuro, fazer novas entrevistas pessoais aos inquiridos de forma a obter uma informação mais detalhada sobre os efeitos da implementação do plano de comunicação interna na organização, comparando-as com as respostas dadas antes da implementação.
Por fim, um outro estudo poderia consistir na comparação do grau de satisfação dos clientes em relação a qualidade dos serviços oferecidos antes, e depois, da implementação do novo sistema de comunicação interna.
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