Modèle de conception adapté à la centralisation des stocks

L’intervention réalisée au CHUS sur la centralisation des fournitures médicales (voir Chapitre 6) a permis de convertir le PADCSE en modèle de conception, mais aussi d’utiliser le PADCSE comme guide permettant d’orienter une démarche de centralisation des stocks. Il est intéressant de noter que la logique développée pour la centralisation à partir du PADCSE, fut aussi utilisée dans l’intervention sur la gestion des fournitures médicales au CSSS-IUGS (voir Chapitre 5), afin d’en valider l’applicabilité. La centralisation des stocks est une question au cœur des préoccupations des gestionnaires du réseau québécois de la santé. Mais comment évaluer si cette option est intéressante ? Si tel est le cas, comment opérationnaliser ce changement la centralisation ? Pour répondre à ces questions, nous allons utiliser le modèle de conception proposé pour créer un cadre structuré qui permet d’évaluer la pertinence de centraliser les stocks et de fournir un aperçu des éléments clés pour effectuer la conception d’un système d’entreposage centralisé.

Dans le cadre d’une analyse de centralisation, il est primordial d’effectuer une analyse préliminaire, afin d’établir le « potentiel de centralisation » 11des sites. Cette analyse préliminaire permet d’évaluer sommairement si la centralisation est possible. Dans l’intervention sur les produits immunisants du CSSS-IUGS (voir Chapitre 4), une série d’analyses fut menée afin de comprendre le comportement des flux physiques et d’évaluer le potentiel de centraliser les produits immunisants. Un algorithme a été proposé et permet d’évaluer le « potentiel de centralisation », à noter que cet algorithme fut aussi utilisé dans l’intervention présentée au Chapitre 5.

Figure 3-5 : Évaluation du potentiel de centralisation

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Le potentiel de centralisation peut être défini comme la propension qu’ont deux ou plusieurs organisations à fusionner leurs systèmes logistiques, afin d’en créer un seul, et ainsi desservir l’ensemble des organisations via ce nouveau système logistique fusionné (centralisé).

Pour cette évaluation préliminaire, la compatibilité des contraintes des produits est analysée en premier. En effet, dans l’exemple du cas des produits immunisants au CSSS-IUGS, l’ensemble des produits avait les mêmes contraintes (conservation de chaîne de froid et suivi des lots), mais dans le cas de la conception de l’entrepôt centralisé du CHUS, les fournitures médicales possédaient une multitude de contraintes et certaines contraintes étaient en opposition, par exemple, la logistique de prélèvements sanguins, urinaires, etc. (flux souillés), et la logistique des fournitures médicales (flux propres), il fut donc décidé de retirer la logistique des prélèvements de l’entrepôt centralisé. De cette décision, les prélèvements (flux souillés) sont acheminés directement dans les centres hospitaliers, sans passer par l’entrepôt centralisé.

En second lieu, il convient d’évaluer le pourcentage de produits identiques sur chaque site. En effet, plus le pourcentage est élevé, plus la centralisation devient intéressante, car il est possible de consolider les stocks et ainsi jumeler les stocks de sécurité (réduction du niveau d’inventaire) et ainsi réduire les espaces requis (réduction des frais d’entreposage). Noter que lors de l’évaluation économique, la règle de la racine carrée de Ballou (2004) est utilisée afin d’évaluer les réductions de stocks potentiels.

Finalement, l’analyse des cycles de consommation permet d’évaluer si le comportement de consommation des produits est compatible entre tous les produits. En effet, il est idéal de pouvoir jumeler des produits ayant des cycles de consommation inverse, ainsi il est possible de niveler l’utilisation des ressources logistiques. Dans le cas où les produits ont des cycles de consommation semblables, il est important d’évaluer les quantités maximales qui doivent être entreposées, afin d’évaluer les besoins en entreposage en forte période.

Nous allons maintenant revisiter chaque grand composant du modèle de conception dans un contexte de centralisation. L’objectif étant de faire ressortir les points à considérer et les éléments sensibles.

Planification stratégique

Une fois le « potentiel de centralisation » justifié, il faut définir la stratégie de centralisation à adopter. La prochaine étape consiste à définir le type de centralisation : administrative et/ou physique. Une centralisation administrative signifie que la gestion du système logistique est effectuée en mode centralisé, mais que physiquement les produits sont entreposés et distribués en

mode décentralisé. Une centralisation physique signifie que les produits sont physiquement regroupés à un seul endroit.

La centralisation (administrative et/ou physique) peut être totale ou partielle. Une centralisation totale signifie que les organisations fusionneront en une seule entité, par exemple :

- si la centralisation physique est totale : il y aurait un seul entrepôt;

- si la centralisation administrative est totale : il y aurait un seul groupe responsable de la gestion logistique;

- si la centralisation est totale physiquement et administrativement : il y aurait un seul entrepôt et une seule équipe de gestion logistique.

Cependant, si la centralisation est partielle, une portion du système logistique serait fusionnée, mais une portion demeura décentralisée et indépendante d’une organisation à l’autre. Dans le cas de l’entrepôt centralisé du CHUS, il est mentionné que certains produits ayant de contraintes très particulières ne furent pas considérés dans la centralisation : l’exemple des gaz médicaux en est un. En effet, comme ces produits sont explosifs et demandent des permis spéciaux pour en effectuer le transport, il fut décidé que leur logistique serait décentralisée et leurs livraisons seraient effectuées directement aux demandeurs, sans passer par l’entrepôt centralisé. Tout cela afin d’éviter d’ajouter des contraintes supplémentaires au système d’entreposage : permis spéciaux, équipements spéciaux pour la manutention et le transport.

Analyse tactique

L’analyse tactique permet de comprendre le cadre dans lequel le système d’entreposage en place évolue. Dans le cadre d’une centralisation, nous avons initialement mené une analyse préliminaire de similitude entre les sites, afin d’évaluer le potentiel de centralisation. Il est donc primordial à ce stade de pousser l’analyse afin d’identifier les éléments qui devront servir d’intrants à la conception de notre système opérationnel. Suite à l’analyse préliminaire pour déterminer le potentiel de centralisation, des analyses approfondies doivent être menées pour l’identification et l’évaluation des contraintes, l’identification et l’évaluation des produits l’identiques d’un site à l’autre, l’identification et l’évaluation du cycle de consommation des produits compatibles, etc. L’intervention menée au CSSS-IUGS sur les fournitures médicales présente un bon exemple de ces analyses (voir Chapitre 5).

Système opérationnel

Dans un contexte de centralisation, l’ensemble des étapes et outils présenté dans la section 3.4 sont applicable. Dans un tel contexte, il est important de regrouper l’ensemble des informations des différents sites à centraliser, afin d’obtenir une vision d’ensemble. Ainsi les outils utilisés pour la conception du système opérationnel prendront en considération l’ensemble des contraintes et éléments à centraliser. Le cas de la conception de l’entrepôt centralisé du CHUS (voir Chapitre 6) est un très bon exemple de la cohérence qui doit exister entre toutes les décisions opérationnelles.

3.6

Conclusion

Le PADCSE est un principe qui permet d’apprécier la cohérence qui existe entre les décisions au sein d’un système d’entreposage. Cette cohérence se traduit par le respect des contraintes induites par les produits et crée les requis essentiels (non négociables) du système d’entreposage. L’aspect novateur de cette approche est que pour la première fois les contraintes non négociables en conception de système d’entreposage sont énumérées. Le fait de convertir les contraintes des produits en filtre de cohérence pour soutenir la conception n’avait jamais été élaboré auparavant. Ces filtres de cohérence peuvent être utilisés à différentes fins :

1- au moment de la conception, pour orienter le concepteur et s’assurer de créer une adéquation holistique du système d’entreposage;

2- au moment de l’évaluation d’un système d’entreposage, afin d’identifier les dysfonctionnements ou les pistes d’amélioration;

3- au moment d’un ajustement du système d’entreposage, afin de restructurer ou adapter ce dernier dû à un changement de paradigme ou de marché.

Le PADCSE est donc fort utile durant toute « la vie » d’un système d’entreposage : de sa conception, jusqu’à sa réorganisation (réorientation). Dans un cadre hautement complexe comme les systèmes hospitaliers, le PADCSE permet de dissiper le brouillard, offrant une validation de la cohérence à chaque phase de conception.

Le modèle de conception pour système d’entreposage, qui en découle, est indispensable pour les concepteurs, car il fournit la structure de conception, les étapes et les outils à utiliser. Finalement,

le filtre de cohérence permet d’assurer que l’ensemble du système d’entreposage sera en adéquation avec les besoins de l’organisation.

CHAPITRE 4

INTERVENTION ENTREPOSAGE DES PRODUITS