La marche à suivre

D’après le guide Sentedalps, il existe une démarche séquencielle dont les étapes sont les suivantes :

• Evaluation des besoins en volontaires

• Recrutement et affectation des volontaires

• Intégration et formation des volontaires

• Gestion opérationnelle des volontaires

• Evaluation, suivi et pérennisation des volontaires

Il est important de s’en tenir strictement à la marche à suivre afin d’être le plus efficace possible dans ce domaine. Il ne faut jamais oublier l’apport des volontaires dans une manifestation sportive quelle que soit sa dimension. Il faut s’occuper d’eux afin qu’ils soient le plus accueillants et le plus efficaces possible le jour de l’événement.

Evaluation des besoins en volontaires

Premièrement, il s’agit d’identifier les besoins en ressources humaines volontaires. Il s’agit d’une analyse faite soit par fonction (besoin en sécurité, accréditations, accueil) soit par sites (événement multi-site).

Le besoin en personnel est souvent surestimé par un organisateur car, étant donné qu’il s’agit d’une ressource peu onéreuse, il se donne une marge de sécurité. Cette dernière sert principalement s’il y a des imprévus ou s’il y a des bénévoles qui se désengagent au dernier moment.

Pour évaluer le nombre de bénévoles à engager, il s’agit de se projeter un maximum dans le déroulement de la manifestation. Il faut profiter des

organisations d’événements antérieurs pour ne pas effectuer les mêmes erreurs ou pouvoir les prendre comme exemple pour une estimation des besoins.

Ensuite, une conceptualisation d’un organigramme est nécessaire pour évaluer les besoins d’une manière globale. Ceci permettra de définir les postes à pourvoir et ainsi faciliter la phase de recrutement.

Enfin, il s’agit, pour chaque poste identifié sur l’organigramme, de donner une description globale du profil de candidat recherché (compétences, connaissances et qualités requises), ainsi qu’une description détaillée de sa fonction exacte (tâche à accomplir, lien hiérarchique, etc.).

Recrutement et affectation des volontaires

Le recrutement est une phase cruciale pour le bon déroulement d’un événement sportif. En effet, il faut une bonne adéquation entre le profil du candidat et celui du poste à pourvoir. Il s’agit aussi de vérifier les motivations et les compétences de chaque candidat.

Ensuite, arrive le lancement de la campagne de recrutement. Etant donné que les bénévoles se font rares sur les événements sportifs, il s’agit de faire appel au grand public, par l’intermédiaire de médias ou du site officiel de la manifestation.

Pour les volontaires basiques, il s’agit aussi de recruter auprès des écoles, des universités ou des entreprises locales.

Pour des postes où des compétences spécifiques sont demandées, comme pour le meeting d’Athletissima, le recrutement est réalisé par le biais des clubs d’athlétisme de la région. En effet, ce sont des personnes qui officient déjà dans des meetings régionaux et qui ont l’expérience de certains postes à pourvoir pour l’événement.

Intégration et formation des volontaires

Une fois que le candidat a donné son accord aux organisateurs, il devient volontaire de l’événement sportif. Afin qu’il soit prêt le jour J, l’organisateur a la responsabilité de l’intégrer à l’organisation, puis de le former aux diverses tâches qu’il devra accomplir.

Cette phase est extrêmement importante car pour s’assurer de la qualité de l’engagement du volontaire, il faut le fidéliser. Ainsi, il convient de l’accueillir, de le former et de le responsabiliser. En somme, il doit se sentir utile pour la manifestation.

Avant de former les volontaires, il convient de les rassembler. Il s’agit d’organiser une journée ou une après-midi, pour que les bénévoles puissent découvrir leur environnement et préparer au mieux la manifestation. Le sentiment d’appartenance à une équipe est aussi très important. Ainsi, la remise d’un t-shirt ou d’une casquette, marquant ce moment de rassemblement contribue à ce sentiment d’appartenance.

Il est bon de faire participer les éléments clé de l’organisation afin qu’ils donnent le ton. Ainsi, les volontaires prendront conscience qu’ils sont importants pour le comité d’organisation et que leur participation et la qualité de leur engagement sont vitales pour la manifestation. Les organisateurs devront donc se montrer exemplaires dès les phases d’intégration et de formation en se montrant disponibles et attentifs.

La formation des volontaires doit s’effectuer le plus tard possible dans la préparation de la manifestation, environ 3 mois avant. Il s’agit d’une familiarisation avec les installations et d’un enseignement spécialisé vers l’acquisition des connaissances spécifiques liées aux tâches que devront assumer les volontaires.

La formation des volontaires permet aussi de transmettre la vision et la culture de l’événement. Elle sert à informer le bénévoles sur les tenants et les aboutissants de la manifestation sportive.

Gestion opérationnelle des volontaires

Dans cette partie, il s’agit d’assurer la réussite opérationnelle des actions des volontaires. Pour cela, le lien hiérarchique est très important car c’est avec cette personne, que le bénévole va pouvoir communiquer en cas de problème.

Le volontaire doit être placé dans des conditions optimales lors de la manifestation pour qu’il réussisse à effectuer ses tâches de la meilleure manière qui soit. Il convient de le motiver et de le responsabiliser pour qu’il atteigne ses objectifs dans le projet de la manifestation sportive.

L’objectif du lien hiérarchique direct du bénévole est de développer un esprit d’équipe et une cohésion au sein de son groupe.

Ainsi, il doit fixer des objectifs individuels et collectifs à son équipe afin de la responsabiliser un maximum. C’est un élément de motivation et d’implication du volontaire.

La communication entre le comité d’organisation et le lien hiérarchique est également extrêmement importante car elle permet en tout temps de parfaire l’événement le jour J. Grâce à des liaisons radio ou autres moyens de communication, le comité d’organisation pourra donner certaines informations aux liens hiérarchiques qui pourront directement les retransmettre à leur équipe de volontaires.

L’objectif du lien hiérarchique entre le comité d’organisation et les volontaires n’est pas de donner des ordres mais bien d’assister le bénévole dans ses tâches. En somme, il doit être équitable dans ces démarches et gérer toute son équipe de la même manière. Il est également pour gérer les divers problèmes au sein même de son équipe.

Evaluation, suivi et pérennisation des volontaires

Cette partie est souvent ignorée par les organisateurs. Cependant, elle est indispensable pour la pérennité de la manifestation sportive. En effet, elle permet d’évaluer le programme des volontaires mis en place,

et c’est une sorte de capitalisation sur les compétences de chaque volontaire pour les réinvestir dans d’autres événements.

Afin d’évaluer un programme de volontaires, il est important d’avoir des entretiens individuels avec ces volontaires quelle que soit leur tâche.

Une enquête auprès du public pourra donner des éléments complémentaires.

Il est possible d’envoyer des questionnaires par courriel pour noter la satisfaction des volontaires à participer à l’organisation d’une manifestation sportive.

L’autre aspect important est la pérennisation du réseau des volontaires.

L’objectif est de s’organiser pour pouvoir compter une nouvelle fois sur ces volontaires pour d’autres manifestations sportives organisées sur un même territoire.

Il existe plusieurs actions pour pérenniser un groupe de volontaires : 1) Ecouter les observations des volontaires

Il faut être à l’écoute des volontaires pour parfaire la manifestation sportive et impliquer, responsabiliser le volontaire.

2) Remercier les personnes pour leur investissement

Il s’agit de remercier toutes les personnes impliquées de près ou de loin dans la manifestation sportive. D’abord, par courrier puis lors d’un rassemblement d’après événement.

3) Animer et fédérer organisations et volontaires

Sous réserve de l’accord des bénévoles, il faut garder la base de données des volontaires lors de leur recrutement. En effet, cette base de données pourra servir lors d’autres événements sportifs.