1.1 Personnaliser un affichage prédéfini
Voici les possibilités par ordre de facilité d’utilisation et d’accès (celles-ci peuvent varier selon le composant et l’affichage choisi). Ci-dessous, les possibilités des Contacts :
1.1.1 Pour les affichages tabulaires : modifier la largeur, supprimer un champ, le déplacer, trier les données d’une colonne
Clic sur ou Ou
AFFICHAGE – DÉVELOPPER / RÉDUIRE LES GROUPES
Si les éléments sont regroupés par société (pour les contacts), propriétaire (pour les tâches), par origine du message etc… il est possible de développer ou de réduire le niveau affiché comme vous le feriez dans un Plan Word ou Excel.
Cliquer sur le titre du champ Ou
Clic avec le bouton droit sur le champ
Tri des éléments listés : l'ordre sera à tour de rôle ascendant ou descendant. Un petit triangle noir apparaît alors à côté du libellé afin d'indiquer que la liste est triée par rapport à ce champ là.
Tri croissant ou décroissant proposé.
Clic à l'intérieur d'un champ Modification directe du contenu.
Élargir la colonne Cliquer-glisser
Supprimer un champ Cliquer sur le champ et le faire glisser en dehors de la « ligne »
1.1.2 Ajouter un champ
Clic droit sur la ligne des champs
Choisir SÉLECTEUR DE CHAMPS dans les options du menu déroulant
Comme l’illustre la capture d’écran, faites glisser le champ jusqu’à la position souhaitée
1.1.3 Paramètres d’une colonne : nom du champ, alignement des textes etc …
Clic droit sur le champ et FORMAT DES
COLONNES
Largeur, alignement du texte, intitulé du champ ….
1.1.4 Rétablir l’affichage dans ses paramètres par défaut
Clic dans le Volet de Navigation sur PERSONNALISER L’AFFICHAGE EN COURS Dans la boîte de dialogue affichée, clic sur le bouton au fond à
1.2 Les possibilités de la boîte de personnalisation
Clic dans le Volet de Navigation sur PERSONNALISER L’AFFICHGE EN COURS … Ou si nécessaire : AFFICHAGE – AFFICHAGE ACTUEL – PERSONNALISER L’AFFICHAGE ACTUEL
Il n’est guère utile de détailler toutes les possibilités offertes par les différents boutons de cette boîte de dialogue. Certaines options sont d’ailleurs plus rapidement accessibles par le bouton droit ou l’option OUTILS - ORGANISER. Mais d’autres options peuvent être
intéressantes comme le filtrage, le changement des polices de caractères etc ….
2 “Ranger” et éliminer les éléments lourds ou
périmés
2.1 Archivage automatique
Outlook propose et active par défaut l’archivage automatique.
Après un laps de temps défini (par exemple 6 mois après la date de modification d’un
message), les éléments sont considérés comme périmés et sont automatiquement déplacés dans un fichier d’archivage – stocké sur votre disque dur. Outlook lance cet archivage par défaut tous les 14 jours.
Il est à noter qu’en général les entreprises appliquent une politique d’archivage qui n’utilise jamais cette fonctionnalité. L’administrateur désactive d’ailleurs très souvent la fonctionnalité dès l’installation d’Outlook.
2.2 Suppression manuelle
Attention, ne limitez pas la suppression à votre dossier Boîte de réception, mais veillez également à gérer les autres dossiers tels que Éléments envoyés, Éléments supprimés … Pour vous aider, une option intéressante : le nettoyage de la boîte aux lettres
Dans le module MESSAGERIE : OUTILS – NETTOYER LA BOÎTE AUX LETTRES
Consulter la taille réelle de chaque dossier. Vous pouvez ainsi déterminer quel dossier semble être le plus encombré, la Boîte de Réception ou les Éléments Envoyés …. Recherche manuelle des vieux éléments ou des éléments volumineux. Le panneau de recherche affiche les éléments qui correspondent aux critères (attention, la recherche porte même sur les contacts). Vous pouvez alors directement les supprimer.
Faites vos recherches, supprimez directement les éléments et pensez aussi à vider la Corbeille.
2.3 Ôter les éléments périmés ou volumineux en les déplaçant dans un fichier .pst « d’archivage »
Le fichier personnel se crée en dehors de la boîte aux lettres et son contenu ne « pèse » rien. Par contre, vous pouvez parfaitement l’afficher dans votre arborescence habituelle et y déplacer les éléments que vous choisirez. C’est une politique d’archivage choisie
couramment par les sociétés. Le fichier est alors souvent créé directement par le service informatique et installé pour chaque utilisateur.
Si vous devez le faire vous-même, voici la marche à suivre pour le créer :
2.3.1 Créer le fichier
FICHIER – NOUVEAU – FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK
Une boîte de dialogue
d’enregistrement est proposée.
Choisissez l’emplacement et le nom du fichier
Attention, Outlook ne récupère pas automatiquement le nom du fichier dans son arborescence et propose Dossiers Personnels.
Modifiez donc le nom qui apparaîtra dans Outlook, pour qu’il soit en accord avec le nom du fichier
Il est automatiquement ouvert dans votre arborescence habituelle, au fond.
Il affiche deux sous-dossiers.
2.3.2 Fermer et ouvrir
Fermer : clic droit sur le fichier de données personnelles et option CLOSE "XXX" Ouvrir : FICHIER – OUVRIR – FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK et choisir le fichier 2.3.3 Gérer
Sous-dossiers et déplacement : vous pouvez créer des sous-dossiers de classement à votre guise. Il suffit ensuite de sélectionner les éléments et de les déplacer comme vous le feriez dans l’Explorateur.
Gestion : affichez la Liste des dossiers dans le Volet de Navigation et cliquez sur le fichier d’archivage
Option TAILLES DE DOSSIER : taille des sous-dossiers – pour info seulement