Lois de commande décentralisées du TRMS

Na fase de execução implementação, os PMO entrevistados enfocam as suas necessidades de informação nos sistemas DSS e MIS, com vista a antecipar desvios aos projetos em termos de tempo (SPI11) e custo (CPI12). Os entrevistados realçam ainda a importância do MS EPM alertar para: (i) eventuais conflitos decorrentes de alterações em projetos, que resultem em potenciais desvios; e, (ii) a eminência da ocorrência de um determinado risco, propondo eventualmente a ativação de medidas de controlo associadas (Santiago, 2018a), sendo para tal de relevar a importância do MS EPM ser interoperável com outras aplicações através de sistemas de workflow (Lopes, 2018; Pereira, 2018).

Tabela 10 – Análise de conteúdo PMO: execução/implementação

Segmento resposta PMO Entrevistados

E1 E2 E3 E4

A.1.1- Sistema de Informação Empresarial (ESS) A.1.2- Sistema de Apoio à Decisão (DSS)

X X X X

A.1.3- Sistema de Informação de Gestão (MIS) _{X X}

11 _{Schedule Performance Index ou índice de desempenho de prazos (PMI/PMBOK, 2013, p. 549).} 12 _{Cost Performance Index ou índice de desempenho de custos (PMI/PMBOK, 2013, p. 549).}

44 A.1.4- Sistema de Processamento de Transação (TPS)

A.1.5- Sistema de Workflow _{X X X}

A.1.6- Sistema de Apoio a Grupos

Fonte: (Autor, 2018)

No que se refere aos gestores de projeto, inferimos a preponderância dos DSS e MIS (Tabela 11), decorrente da necessidade de informação subjacente à monitorização e progresso do projeto ao nível do CPI e SPI (Vaz, 2018; Dias, 2018). Adicionalmente, foi realçada a necessidade do MS EPM alertar automaticamente para: (i) o estado de execução das tarefas associados a cada elemento da equipa de projeto (Pedra, 2018; Vaz, 2018); (ii) o impacto decorrente de alterações efetuadas por stakeholders; bem como, (iii) para a probabilidade de ocorrência dos riscos identificados no decorrer da fase de planeamento (Campos, 2018; Carreiro, 2018).

Tabela 11 – Análise de conteúdo gestores de projetos: execução/implementação

Fonte: (Autor, 2018)

Neste sentido, inferimos a necessidade de uma maior interoperabilidade e capacidade de sincronização por parte do MS EPM com os MIS e os DSS (Figura 17), bem como a identificação clara dos fluxos de informação (sistemas workflow) entre os diferentes

stakeholders, áreas setoriais e equipas de projeto, no sentido de garantir o acompanhamento

de todas as atividades do processo, contribuindo para um aumento da produtividade de forma objetiva e segura.

Segmento resposta Gestores de Projeto Entrevistados

E5 E6 E7 E8 E9 E10

A.1.1- Sistema de Informação Empresarial (ESS)

A.1.2- Sistema de Apoio à Decisão (DSS)

X X X X X X

A.1.3- Sistema de Informação de Gestão

(MIS) X X X X X X

A.1.4- Sistema de Processamento de Transação (TPS)

A.1.5- Sistema de Workflow _{X X}

A.1.6- Sistema de Apoio a Grupos

45 Figura 17 – MS EPM - Requisitos a desenvolver na fase de execução/implementação

Fonte: (Autor, 2018) 5.4. Fase de encerramento

Por último, na fase de encerramento, e ao nível do PMO, verificamos a prevalência de informação oriunda de sistemas de MIS e TPS, face à necessidade de obtenção de relatórios que permitam ao sistema de informação de apoio a projetos MS EPM validar o âmbito do projeto (Pereira, 2018; Lopes, 2018), assim como determinar os desvios ao mesmo projeto e respetivas causas (STI, 2018; Santiago, 2018a). Neste sentido, inferimos o papel fundamental dos sistemas de workflow e de apoio a grupos, pelo facto de apoiarem o fluxo de informação entre os diferentes setores da organização e elementos da equipa de projeto.

Tabela 12 – Análise de conteúdo PMO: encerramento

Segmento resposta PMO Entrevistados

E1 E2 E3 E4

A.1.1- Sistema de Informação Empresarial (ESS) A.1.2- Sistema de Apoio à Decisão (DSS)

A.1.3- Sistema de Informação de Gestão (MIS) _{X X X X} A.1.4- Sistema de Processamento de Transação (TPS)

X X X

A.1.5- Sistema de Workflow _{X X}

A.1.6- Sistema de Apoio a Grupos

46 Por parte dos gestores de projeto entrevistados, verificamos de forma unanime uma preponderância por parte dos DSS e MIS como geradores de informação, justificada em parte face à necessidade da obtenção de relatórios que permitam validar o âmbito do projeto e contribuir para o processo de lições identificadas/apreendidas (Vaz, 2018; Pedra, 2018; Santos, 2018; Dias, 2018; Campos, 2018; Carreiro, 2018). Com o objetivo de garantir o fluxo de informação necessário ao acompanhamento do projeto, importa uma vez mais realçar a importância dos sistemas de workflow, através do mapeamento de processos por forma a garantir um aumento da produtividade por parte dos seus intervenientes.

Tabela 13 – Análise de conteúdo gestores de projetos: encerramento

Fonte: (Autor, 2018)

Em suma, nesta fase da gestão de projetos, inferimos a necessidade de interoperabilidade e capacidade de sincronização do sistema de informação de apoio à gestão de projetos MS EPM com os DSS e MIS, com o objetivo de apoiar a tomada de decisão no que se refere aos processos de encerramento dos projetos, contribuindo desde modo para a validação do âmbito do projeto e contribuindo para o histórico e processo de lições identificadas/apreendidas. Adicionalmente, inferimos, uma vez mais a importância da existência de sistemas de workflow e de apoio a grupos, no sentido de garantir que a informação flui entre os diferentes sectores e elementos pertencentes às equipas de projeto.

Segmento resposta Gestores de Projeto Entrevistados

E5 E6 E7 E8 E9 E10

A.1.1- Sistema de Informação Empresarial (ESS)

A.1.2- Sistema de Apoio à Decisão (DSS)

X X X

A.1.3- Sistema de Informação de Gestão

(MIS) X X X X X X

A.1.4- Sistema de Processamento de Transação (TPS)

A.1.5- Sistema de Workflow

X X X X

47 Figura 18 – MS EPM - Requisitos a desenvolver na fase de encerramento

Fonte: (Autor, 2018)

5.5. Síntese conclusiva

No presente capítulo, efetuamos uma caracterização do sistema de informação aplicado à gestão de projetos MS EPM, atendendo às necessidades de informação no apoio à tomada de decisão para cada uma das fases do ciclo de vida dos projetos, procurando identificar lacunas no sentido de elencar eventuais requisitos que contribuam para a melhoria da gestão de projetos nas FFAA, dando deste modo resposta à QD3.

Decorrente das necessidades de informação por parte dos PMO e dos gestores de projeto em cada uma das fases do ciclo de vida do projeto, inferimos uma necessidade premente de desenvolver a capacidade de sincronização e interoperabilidade do MS EPM com outros sistemas de informação, designadamente: (i) ESS, nas fases de iniciação e planeamento; (ii) DSS e MIS, em todas as fases da gestão de projetos; e, (iii) TPS, nas fases de planeamento e encerramento (Figura 19). No que se refere aos ESS, a sua importância versa nas suas capacidades de apoio aos decisores de topo, através da apresentação de informação resumida e estruturada decorrente da sua interação com os MIS e os DSS. Relativamente aos MIS, a sua relevância assenta na sua capacidade de produção de relatórios comparativos, decorrente da sua interação com os diferentes sistemas de informação existentes nas FFAA, tais como sistemas de informação financeiros, de gestão de pessoal ou

48 recursos matérias. Já no que diz respeito aos DSS, estes contribuem decisivamente através da disponibilização de uma capacidade de análise de dados, apoiando a tomada de decisão com base em modelos e ferramentas de análise.

Figura 19 – MS EPM - Requisitos a desenvolver na gestão de projetos Fonte: (Autor, 2018)

Da análise efetuada, verificamos a necessidade adicional em desenvolver os sistemas de workflow, no sentido de potenciar a interoperabilidade e sincronização entre os diferentes sistemas de informação, através do mapeamento de processos, garantindo desta forma o acompanhamento constante de todas as atividades e informação subjacentes à gestão de projetos. De forma concorrente, constatou-se a necessidade de desenvolver os sistemas de apoio a grupos, no sentido de apoiar o fornecimento de dados e informação aos diferentes setores envolvidos e elementos das equipas de projeto, ao mesmo tempo que contribui para a estruturação dos fluxos de trabalho e garantindo a comunicação e o apoio à tomada de decisão.

49 Conclusões

Este trabalho de investigação teve como objeto de investigação, a identificação dos requisitos que um Sistema de Informação aplicado à Gestão de Projetos deve possuir no apoio à tomada de decisão, na perspetiva de acrescentar valor às Forças Armadas no âmbito da gestão dos seus projetos.

No sentido de sistematizar as conclusões, resultado da análise e reflexão crítica da presente investigação, importa antes de mais recordar o seu OG. Assim, ambicionou-se analisar o Sistema de Informação aplicado à Gestão de Projetos das FFAA (MS EPM) no âmbito da Gestão de Informação. Decorrente deste OG deduziu-se a seguinte QC, à qual procuramos responder no decurso do presente trabalho: Quais os requisitos no âmbito da gestão de informação que permitirão às FFAA acrescentar valor do quadro da gestão dos seus projetos?

A QC foi decomposta em três QD, as quais uma vez respondidas ao longo de quatro capítulos, permitiram dar resposta à QC. Para o desenvolvimento do presente trabalho de investigação, foi adotada uma metodologia de investigação científica, assente num raciocínio indutivo, uma vez que o presente estudo baseia-se na observação de um fenómeno, procurando generalizar toda uma classe de acontecimentos, assente no conhecimento base existente sobre os conceitos e as dimensões em análise e das quais resultou a identificação dos requisitos essenciais ao sistema de informação aplicado à gestão de projetos para as FFAA.

Para dar corpo à investigação, o trabalho foi organizado em cinco capítulos e conclusões. Metodologicamente, o percurso iniciou-se com a recolha de dados consubstanciada numa exaustiva revisão de literatura baseada em obras de referência e estudos direta ou indiretamente relacionados com a gestão de informação e a gestão de projetos, que colmatada com a realização de entrevistas exploratórias não estruturadas que contribuíram para uma melhor compreensão geral do objeto de estudo.

Com base na análise documental, procurou-se verificar a influência da gestão de informação na gestão de projetos, bem como identificar as áreas da gestão de projetos para as quais concorrem os sistemas de informação. No âmbito da caracterização e análise do sistema de informação aplicado à gestão de projetos das FFAA - MS EPM, as técnicas de recolha de dados basearam-se na análise documental assente em documentação e normas de suporte atualmente existentes nas FFAA, bem como na realização de entrevistas

50 semiestruturadas a GP e a representantes dos PMO dos três Ramos e do EMGFA, procurando identificar eventuais necessidades e lacunas, e assim determinar possíveis requisitos que permitam às FFAA acrescentar valor no quadro da gestão de projetos.

Com base na avaliação e discussão dos resultados procurou-se, ao longo dos capítulos responder à questão central e retirar conclusões que nos permitiram formular contributos para o conhecimento, que tomaram corpo nas presentes conclusões.

No primeiro capítulo, efetuou-se uma sistematização e aprofundamento da metodologia estabelecida para a persecução do presente trabalho de investigação, tendo para tal sido desenvolvido um corpo de conceitos que contribuiu para uma normalização dos termos empregues no decorrer do estudo.

No segundo capítulo, para dar resposta à QD1, foi estabelecida a associação entre gestão de informação e gestão de projetos. Neste âmbito, constatou-se, antes de mais, que a tomada de decisão é dinâmica, pois acontece a todos os níveis da hierarquia, e um processo genérico, pois está associada a toda a atividade organizada, seja qual for a forma de organização e do contexto em que é realizada, sendo para tal fundamental a necessidade de obtenção de informação no sentido de apoiar os diferentes níveis associados à tomada de decisão: (i) estratégico; (ii) tático; e (iii) operacional. Para apoiar a tomada de decisão, é essencial informação obtida por intermédio do resultado de dados processados, que quando devidamente analisados podem gerar conhecimento. Neste sentido, a qualidade e a disponibilização da informação, são igualmente fundamentais para apoiar a tomada de decisão, pelo que é preponderante que cada individuo disponibilize e assegure os dados e a informação necessária, cabendo à organização a identificação da informação relevante e tratando-a rapidamente, usando para tal as tecnologias de informação. No que se refere aos projetos e às características de cada umas das fases do ciclo de vida do projeto, constatou-se que as necessidades de informação no sentido de apoiar a tomada de decisão aos diferentes níveis hierárquicos, bem como a informação por si só, devem ser distintas, pelo que na condução dos projetos a informação deve ser gerida de forma diferenciada no sentido de garantir a convergência do projeto.

No terceiro capítulo, procurou-se dar resposta à QD2 ao identificar quais as fases do ciclo de vida do projeto para as quais concorrem os sistemas de informação aplicados à gestão dos mesmos, tendo-se para tal estabelecido as necessidades de informação para cada fase do ciclo de vida do projeto, no que se refere ao apoio à tomada de decisão,

51 correlacionando-se posteriormente o tipo de informação com os sistemas de informação responsáveis pela obtenção da mesma. Neste sentido, inferiu-se que atendendo às características e necessidades de cada organização, os sistemas de informação deverão ser desenvolvidos de acordo com essas necessidades, no sentido de ajudar a alcançar os seus objetivos, tendo como principais benefícios a velocidade, precisão e redução de custos. Salientou-se que a atividade de gestão de fluxos de informação com recurso a sistemas de informação é essencial, pois contribui para automatizar tarefas de processamento de informação necessárias à tomada de decisão. Referiu-se ainda que em função das necessidades de informação, existem diferentes sistemas de informação que interagem entre si por forma a apoiar diferentes níveis de gestão, sendo de realçar os seguintes sistemas: (i) sistemas de processamento de transação; (ii) sistemas de informação de gestão; (iii) sistemas de apoio à decisão; (iv) sistemas de informação empresarial; (v); sistema de Workflow; e, (vi) sistemas de apoio a grupos.

Constatou-se que no âmbito da gestão de projetos, as necessidades de informação adstritas a cada uma das fases do ciclo de vida do projeto variam em função do tipo de informação necessária no apoio à tomada de decisão, sendo para tal fundamental que a organização reconheça quais as suas necessidades de informação. Decorrente da análise efetuada entre as diferentes fases do ciclo de vida do projeto e dos sistemas de informação utilizados na gestão de informação, inferiu-se que estes concorrem de forma distinta em função do nível de gestão associado à tomada de decisão, sendo de realçar uma maior prevalência de sistemas de apoio ao nível estratégico nas fases iniciais do projeto, e de uma maior prevalência de sistemas de informação assentes no nível tático nas fases finais do projeto, ao passo que se verifica um caráter transversal a todas as fases do projeto por parte dos sistemas que estão assentes em informação ao nível operacional.

No quarto e quinto capítulo procurou-se dar resposta à QD3. Neste sentido no quarto capítulo procurou-se efetuar uma apresentação da visão global da capacidade de gestão de projetos nas FFAA, caracterizando-se para tal as estruturas adstritas em cada Ramo, bem como a sua organização no que se refere aos PMO, gestores de projeto e interdependências entre os mesmos e os órgãos de decisão. Neste sentido, no que se refere à gestão de informação nas FFAA, importa salientar a importância que a mesma representa no apoio à tomada de decisão, designadamente no âmbito da gestão de projetos, sendo de realçar que elevados níveis de eficácia e de eficiência da gestão de informação correspondem a melhores

52 condições para a tomada de decisão, contribuindo as novas TIC no sentido de incrementar as capacidades associadas à: (i) recolha; (ii) análise; e (ii) partilha de informação. No que se refere à gestão de projetos nas FFAA, verificou-se que a capacidade de gestão de projetos é essencial para garantir a ligação entre a formulação estratégica e as fases de operacionalização e controlo, contribuindo para a transformação da organização, especificamente através da edificação de capacidades materializadas através da execução de projetos no âmbito da LPM e LPIM. Relativamente à organização da capacidade de gestão de projetos, inferiu-se a existência de uma estrutura de gestão de projetos assente em gabinetes de gestão de projetos e gestores de projetos, estando esta mesma estrutura ajustada à estrutura orgânica de cada um dos Ramos.

Subsequentemente, no quinto capítulo, efetuou-se uma análise ao sistema de informação aplicado à gestão de projetos em vigor nas FFAA (MS EPM), no sentido de identificar lacunas com base nas necessidades de informação no âmbito do apoio à tomada de decisão para cada uma das fases do ciclo de vida dos projetos, ao nível dos PMO e dos gestores de projetos, recorrendo-se para tal à análise de entrevistas semiestruturadas, efetuadas a especialistas e responsáveis de cada um dos Ramos e do EMGFA, no âmbito da gestão de projetos. Neste sentido, constatou-se que decorrente das necessidades de informação por parte dos PMO e dos gestores de projeto em cada uma das fases do ciclo de vida do projeto no que se refere ao apoio à tomada de decisão, uma necessidade premente de sincronização e interoperabilidade do MS EPM com outros sistemas de informação, designadamente: (i) ESS, nas fases da iniciação e planeamento; (ii) DSS e MIS, em todas as fases da gestão de projetos; e, (iii) TPS, nas fases de planeamento e encerramento. Adicionalmente, verificou-se a necessidade de articulação entre os diferentes elementos das equipas de projeto e áreas sectoriais com responsabilidades na gestão dos mesmos.

Decorrente das respostas às QD, estamos então em condições de responder à QC formulada, sendo esta materializada pela conjugação dos seguintes elementos: (i) compreensão da relevância da gestão de informação no âmbito da gestão de projetos, no apoio à tomada de decisão de acordo com os diferentes níveis de decisão, realçando para tal a qualidade, disponibilização e carácter distinto da informação para cada uma das fases do ciclo de vida do projeto; (ii) compreensão da relevância da gestão dos fluxos de informação com recurso a sistemas de informação, que contribuem para a automatização e sistematização das tarefas necessárias à tomada de decisão; (iii) necessidade premente em

53 desenvolver a capacidade de sincronização e interoperabilidade do sistema de informação de apoio à gestão de projetos MS EPM com outros sistemas de informação (ESS, DSS e MIS), recorrendo para tal ao incremento de sistemas de workflow, através do mapeamento de processos, por forma a garantir o acompanhamento constante de todas as atividades e informação subjacente à gestão de projetos; e, (iv) necessidade de desenvolver sistemas de apoio a grupos no sentido de apoiar o fornecimento de dados e informação às diferentes áreas setoriais e equipas de projeto, ao mesmo tempo que contribui para a estruturação dos fluxos de trabalho, garantindo a comunicação e o apoio à tomada de decisão.

O presente estudo contribuiu para o aprofundamento do conhecimento no que se refere ao poder do binómio existente entre a gestão de informação e gestão de projetos no seio das FFAA, decorrente da importância da informação gerada pelos diferentes sistemas de informação no apoio à tomada de decisão. Permitiu ainda analisar qual a relação existente entre cada uma das fases do ciclo de vida dos projetos e as necessidades de informação no apoio à tomada de decisão, bem como qual a prevalência e importância de cada sistema de informação adstritos a essas mesmas fases, contribuindo assim para a identificação de eventuais lacunas no sistema de informação de apoio à gestão de projetos atualmente em vigor nas FFAA. Deste modo, conseguiu-se identificar quais os requisitos que deverão ser tomados em consideração no sentido de permitir às FFAA acrescentar valor no quadro da gestão dos seus projetos.

Contudo, por forma a implementar tais requisitos, recomendamos que se efetue uma análise mais profunda do sistema de informação aplicado à gestão de projetos MS EPM, com recurso a especialistas e técnicos no sentido de verificar a exequibilidade da sua implementação, procurando para tal elencar os requisitos técnicos, funcionais e não funcionais, necessários à integração do MS EPM com outros sistemas de informação ou, através da incrementação de módulos adicionais no próprio sistema de informação, alargando a sua implementação como sistema integrado universal às FFAA.

Neste trabalho, todavia, importa salientar que, por limitação de tempo, não nos foi possível analisar as necessidades de informação por parte dos elementos das equipas de projetos e das áreas sectoriais com intervenção ativa na gestão de projetos.

Com base no anteriormente referido, consideramos ser relevante que em futuras investigações se inclua os elementos das equipas de projetos, bem como as áreas sectoriais dos Ramos, por forma a que se obtenha uma perspetiva mais abrangente relativamente à

54 problemática abordada ao longo do presente estudo. Futuramente, seria importante encetar por uma linha de investigação que analisasse o nível de maturidade organizacional, cultura organizacional e a sua influência na gestão de projetos.

55 Bibliografia

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