3. Résultats
3.1 Mise en place de la bibliothèque
3.1.4 Logiciel documentaire
Le choix du logiciel documentaire s’est porté sur le programme gratuit français PMB. Sa communauté très active assure sa continuité à long terme, sa facilité d’utilisation et sa modularité ont été des facteurs décisifs. Ce SIGB est très
utilisé dans de petites bibliothèques, comme celles d’associations et est, d’après Wikipédia37, le troisième logiciel le plus utilisé en France. Il a été installé sur le serveur web de l’association par Jimmy Bachmann qui possédait des droits d’accès.
Les champs de catalogage remplis ont été sélectionnés de manière à permettre un catalogage simplifié. Le détail de cette procédure se trouve à dans l’annexe 6 (p.62). En outre, les DVD ont bénéficié d’un traitement particulier : l’image de la pochette complète la notice afin d’apporter une plus-value.
Ayant privilégié la solution la plus économique, le choix de ne pas acheter de code-barres et de douchette a eu des répercussions sur la création d’identifiant unique pour deux aspects pratiques. Premièrement, le logiciel est pensé pour que les lecteurs requièrent une « carte de lecteur » avec un numéro d’utilisateur. La carte de membre de l’association38 remplaçant ce document, la solution privilégiée est d’utiliser le numéro de membre précédé de l’année en cours. Par exemple, pour le membre « 115 » qui veut emprunter un document en 2009, l’identifiant sera 09115. La validité de l’inscription à la bibliothèque a été planifiée pour durer une année. Le deuxième problème est relatif au fait que des codes barres sont prévus pour identifier chaque document. Nous avons opté dans ce cas pour un système où la cote correspond au numéro d’exemplaire. Ainsi, la cotation des documents doit être unique. Cela peut poser des difficultés pour les doublons et les différentes œuvres d’un même auteur.
Les cas de figures proposés aux volontaires sont détaillés dans les procédures de gestion, dont voici à un exemple : les romans de Renaud Camus, écrivain
introductif accompagné du logo de l’association et des informations pratiques (heures d’ouvertures et coordonnées) s’affichent sur le catalogue en ligne . 3.2 Documents de gestion
Comme mentionné précédemment, tous ces documents ont été produits toujours dans le but de favoriser l’accompagnement des volontaires. Nous signalons qu’un classeur de gestion et un fichier électronique contenant tous notre production est mis à disposition dans le bar du café OFF.
3.2.1 Politiques de prêt et d’acquisition
Les éléments constitutifs de la politique prêt ont été guidés par les usages courants pratiqués par les professionnels aussi bien dans des structures LGBT que non LGBT. Toutefois, certaines décisions sont propres aux exigences du Café OFF. De ce fait, le choix d’autoriser le prêt uniquement aux membres résulte de la volonté d’inscrire la bibliothèque comme un véritable service particulier de l’association. Néanmoins, il est important d’assurer l’accessibilité du fonds à tous à travers le libre accès que permet le café OFF. C’est pourquoi, pendant les heures d’ouverture, il est indispensable de toujours ranger les grilles pouvant être, dans certains cas, une barrière physique. Le prêt de DVD, support généralement le plus attractif, est payant 39 pour permettre de compenser même faiblement les dépenses liées aux activités quotidiennes, voir de permettre dans une certaine mesure l’achat de documents. La décision d’instaurer des amendes, à raison d’un franc par semaine et par document a été élaborée dans la même optique. Cependant, nous soulignons que ces frais ne sont pas exorbitants par souci de ne pas être une charge trop lourde et donc dissuasive pour les usagers.
De manière prospective, afin de guider les gestionnaires de la Dialothèque dans les choix des acquisitions, un petit manuel ou des guidelines a été créé. Il contient les critères de sélections que nous avons utilisés pour déterminer la pertinence d’un ouvrage dans la phase de tri. De ce fait, nous proposons une
petite liste de questions correspondant à celles que nous-mêmes nous sommes posées pour permettre la sélection de documents à acheter. Elle mentionne également les domaines sous-représentés à développer. Cette énumération n’est cependant pas exhaustive à cause de notre manque de connaissance dans le domaine.
3.2.2 Procédures de gestion
Un guide de gestion de la bibliothèque (annexe 6, p. 50) regroupant l’ensemble des procédures à appliquer a été rédigé. Il contient un manuel d’utilisation complet du logiciel et détaille la marche suivre pour le catalogage, l’indexation et l’équipement des documents. Conçu pour rendre les volontaires autonomes face à toutes les étapes relatives au management de la bibliothèque, il s’agit du principal outil de l’autogestion.
En complément, un document de références, composé d’un tableau de quatre grandes cases, permet d’avoir les informations relatives à la prise en charge d’un nouveau lecteur, à la réalisation des opérations de prêt et de retour ainsi qu’au traitement des réservations. Il a été réalisé dans le but de faciliter l’accès aux étapes principales de l’utilisation essentiel du logiciel.
3.2.3 Document de gestion courante
En outre, de la documentation destinée au management quotidien de la Dialothèque a été réfléchie pour répondre aux besoins des lecteurs. Ils sont détaillés ci-dessous et sont disponibles aux annexes 7 et 10 (pp. 70 et 73).
• Catalogue papier des DVD : ce support n’étant pas en libre accès comme les ouvrages, un catalogue papier a été réalisé pour permettre aux usagers de la Dialothèque de connaître cette partie du fonds. Ce document est composé de notices descriptives comprenant l’illustration de la pochette, le numéro du DVD40, le titre, le réalisateur, les acteurs, l’année de production, les producteurs ainsi que la langue de diffusion.
40 Numerus currens
Toutefois, des recherches peuvent être effectuées dans l’OPAC depuis l’ordinateur prévu à cet effet dans les locaux de l’association.
• Document « Accueil d’un nouvel utilisateur » : il résume toutes les informations utiles aux nouveaux lecteurs. Cette feuille, à distribuer lors de l’inscription, a pour but d’accompagner l’accueil, élément qui fait parti des missions générales d’une bibliothèque.
• Signets : pour inscrire la date de retour des documents empruntés et donner des informations pratiques relatives à la bibliothèque. Afin de s’adapter à l’ensemble des ouvrages en rayons, deux tailles différentes sont disponibles. Les prototypes créés n’ont qu’à être photocopier et découper ce qui permet de limiter l’investissement dans un tampon dateur et des échéanciers.
3.3 Formation des volontaires
Une fois la mise de la bibliothèque effectuée et les procédures et les autres documents de gestion rédigés, une formation à l’attention des volontaires a été réfléchie. Comme souligné auparavant, la phase de formation des gestionnaires est importante, délicate et indispensable. A cet effet, celle-ci s’est déroulée en deux temps. Tout d’abord, une réunion a été organisée pour les quatre personnes principalement impliquées dans la gestion de la Dialothèque. Cette entrevue a permis de décrire les tâches réalisées, d’expliquer la composition et l’agencement du fonds, le plan de classement et d’effectuer une démonstration de l’utilisation du programme PMB. Les principales fonctionnalités du logiciel ont été explicitées et mises en avant par des exemples concrets, tels que l’enregistrement d’un nouveau lecteur et la réalisation du prêt et du retour d’un document. D’autres exemples relatifs au traitement des ouvrages en langue étrangère, des livres en plusieurs exemplaires et un documentaire ont également été effectué dans le but d’illustrer les difficultés auxquels les bénévoles seront exposés. Dans un deuxième temps, la formation inopinée d’un bénévole n’ayant pas pu assister à la première formation a été pour nous
Néanmoins, une explication concernant l’équipement des ouvrages n’ayant pas été accentuée, de nouveaux documents ont été créés. Ainsi, trois procédures détaillant les explications relatives à l’accomplissement des tâches « en suspens » ont été élaborées.
Procédures « pas à pas »
A posteriori, pour faciliter la prise en main de la gestion de la bibliothèque, un certain nombre de tâches ont été commencées mais non achevées. Ceci dans le but de permettre aux volontaires de travailler sur différentes étapes de la
« chaîne du livre » et ainsi diminuer certaines appréhensions. Ce choix a été fait dans l’objectif d’accompagner au mieux les bénévoles mais aussi pour briser l’image du travail à « responsabilité » que représente la prise en charge exclusive de la bibliothèque pour certain. Ainsi, quelques DVD ont été catalogués dans la base de PMB et ont également été ajoutés au catalogue papier. Cependant, l’équipement de ceux-ci n’a pas effectué. Il en est de même pour l’équipement de quelques livres et pour le catalogage de quelques DVD, qui demande une méthode différente que celle explicitée et utilisée pour les ouvrages.
Conclusion
Atteinte des objectifs
Les objectifs généraux étaient :
• La réflexion théorique sur les bibliothèques d’associations LGBT a été poussée au-delà de ce qui était initialement prévu, notamment grâce à la dimension plus générale de la problématique observée pendant la phase de recherche.
• Le concept d’organisation de la bibliothèque a été créé à travers la classification et la signalétique tant sur les rayonnages que sur la tranche des livres. La mise en œuvre du concept s’est exprimée par le catalogage d’une partie de la collection.
• Une politique de prêt a été conçue conformément aux besoins particuliers de Dialogai. Sur les mêmes critères, une politique d’acquisition énonçant les grands axes de développement du fonds a été rédigée.
• Un SIGB a été sélectionné, installé et adapté au contexte de la Dialothèque. Un guide d’utilisation a été développé de manière à permettre l’utilisation des fonctionnalités essentielles du logiciel par des novices.
• La formation à l’utilisation et à la gestion courante de la bibliothèque a été organisée auprès de collaborateurs de Dialogai et des bénévoles du Café OFF. Des documents complémentaires ont été élaborés afin de limiter leurs appréhensions, de les accompagner dans les tâches quotidiennes et de faciliter le management du centre d’information spécialisée.
Une certaine nuance dans l’atteinte des objectifs est cependant à considérer.
ouvrages. Cet objectif n’est pas pleinement concrétisé car nous n’avons qu’une idée globale de la composition du fonds. L’ensemble du catalogage n’étant pas entièrement pas effectué, le catalogue à plat, outil essentiel à l’élaboration d’une telle politique, n’a pas pu générer.
Un bémol concernant le catalogage est à signaler. Effectivement, par manque de temps et par une mauvaise évaluation de la taille du fonds, nous n’avons effectivement pas pu réaliser intégralement cette tâche comme escompté.
Malgré tout, un quart du fonds, dont la totalité des DVD, périodiques et art books, a pu être traité. De plus, avec le recul, les documentaires auraient du être en priorité ajoutés au catalogue à la place des romans. Cela aurait permis une meilleure vision de notre classification et une meilleure exploitation du logiciel.
Apport personnel
L’aspect pratique de ce travail a été une véritable opportunité d’appliquer les différentes notions acquises lors de notre formation. Cela nous a permis d’établir les liens intrinsèques à plusieurs matières, abordées à différentes étapes de nos études. Nous pouvons ajouter que c’était un excellent moyen de conclure nos trois années passées à la Haute école de Gestion.
En particulier, la logique et la finalité du catalogage ont été mises en évidence.
Cette activité, qui peut paraître au premier abord rébarbative et sans intérêt, s’est révélée être un élément fondateur et indispensable de la gestion quotidienne d’une bibliothèque. En effet, un bon catalogue, en plus d’être un outil de recherche, centralise toutes les ressources de la bibliothèque et assiste les professionnels dans leur mission d’information. D’autre part, lorsqu’il est en ligne, il rend la visibilité du centre documentaire maximale.
Par ailleurs, le domaine spécifique du sujet de notre travail nous a fait découvrir plus profondément la culture gay. En plus de l’échange et des relations avec la communauté LGBT, tant les réalisations pratiques que théoriques ont enrichies notre vision et nos connaissances.
Perspectives à court et moyen termes
L’évolution et la pérennité de la Dialothèque dépend principalement de la motivation des bénévoles. Ceux-ci doivent s’accommoder des moyens mis à leur disposition. Il est important de ne pas reproduire les erreurs commises par le passé en sous-exploitant les outils créés, tel que la liste Excel.
Heureusement, le fonctionnement actuel du Café OFF garantit au public un accueil qui ne dépend que du bon vouloir des gestionnaires. C’est pourquoi, la perspective énoncée dans le travail de diplôme à la Cité du Genévrier, l’accompagnement des volontaires par un professionnel n’est pas à écarter.
Concrètement, par rapport avec la situation actuelle de la bibliothèque, la priorité essentielle est la poursuite du catalogage des imprimés. Ici, une autre éventualité se présente. Il s’agit de la solution préconisée par Lestime, c’est-à-dire engager un spécialiste sur une courte période pour rendre la bibliothèque entièrement opérationnelle. D’autres axes de développement, comme ceux présentés dans la conclusion de notre réflexion, ne sont pas à mettre de côté.
De ce fait, des outils de travail et une prise de contact avec des centres similaires peuvent être envisagés.
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Table des Annexes
Annexe 1 : Classification Annexe 2 : Indexation Annexe 3 : Politique de prêt
Annexe 4 : Politique de développement Annexe 5 : Thésaurus
Annexe 6 : Procédures de gestion Annexe 7 : Quick référence
Annexe 8 : Description des pictogrammes Annexe 9 : Signets
Annexe 10 : Extrait du catalogue papier des DVD
Annexe 11 : Guide de formation (accompagnement « pas à pas »)
Annexe 1
Classification
Annexe 2
Indexation décimale
Annexe 3 Politique de prêt
Politique de prêt pour la bibliothèque de Dialogai
lecteurs - membres uniquement
- non-membres : devenir membre
(CHF 30.- pour les étudiants et personnes à l'AI, sur justificatif)
heures d’ouverture - ME - SA de 16h à 20h nombre d'ouvrage
empruntables par lecteur
- max 2 DVD - max 5 livres
- possibilité d’être plus souples pour travaux d’étudiants/de recherche
durée du prêt - livre : 28 jours - DVD : 7 jours coût d'emprunt - livre : gratuit - DVD : 5.- / dvd
prolongation - jusqu'à 3x (donc 2 prolongations)
- gratuite pour membres et non-membres - par tél. ou e-mail
rappels - envoi d'un e-mail dès la prise de connaissance du retard
- après 7 jours, par téléphone.
En cas de non réponse, 2ème e-mail amendes - 1.- par semaine et par document perte / détérioration
d’un document - remplacement du document
Annexe 4
Politique de développement
Développement de la bibliothèque : Critères de choix de nouveaux documents
Pour développer la bibliothèque de manière optimale, il est nécessaire de bien sélectionner les nouveaux documents à acquérir. Pour faire ce choix, vous trouverez ci-dessous des questions qui permettront de savoir si le livre ou le DVD correspond ou pas aux besoins de la bibliothèque. Une liste répertoriant les thématiques propre au fonds de la Dialothèque guidera vos choix. Les catégories en gras sont sous-représentées dans le fonds et sont donc à privilégier pour les acquisitions. De plus, certains domaines comme par exemple l’homosexualité dans le sport sont complètement absents. Les rayonnages de romans étant déjà chargé, il est préférable de prioriser l’achat de livres documentaires. Finalement, il est important d’avoir une vision d’ensemble des besoins documentaires de la bibliothèque et de ne pas baser ses choix sur des préférences personnelles qui apportent une certaine subjectivité.
Critères de choix : questions à se poser
Est-ce que la thématique du livre concerne l’une catégorie ci-dessous ? Et/ou le livre est-il écrit par une personnalité homosexuelle ou LGBT ? Et/ou le livre parle-t-il d’une personnalité homosexuelle ou LGBT ? Thèmes relatifs au fonds de la Dialothèque
Santé en général ouvrage généraux, bien-être, dépression
MST/IST/SIDA information, prévention, prévention auprès des jeunes,
MST/IST/SIDA information, prévention, prévention auprès des jeunes,