Les listes ont l'avantage de permettre d'entrer plus rapidement les données ainsi que de réduire le nombre d'erreurs à l'entrée. Il est aussi possible de limiter l'entrée de données au contenu de la liste. Les prochains exercices consistent à utiliser une liste de choix avec le champ Bureau.
Retournez en mode création.
Placez le pointeur sur le champ Bureau.
Au bas de l'écran, sélectionnez l'onglet Liste de choix.
Au début la seule option disponible est le mode d'affichage des données qui est en mode texte.
Changez l'option Afficher le contrôle à Zone de liste modifiable. Les autres options vont apparaître.
L'option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y a trois options:
Liste de valeurs Prends la liste des valeurs que vous entrez dans la case Contenu.
Liste de champs Prends la liste des champs d'une table ou d'une requête. Table/requête Prends la liste des valeurs des champs qui sont dans une
table ou une requête que vous déterminez dans la case Contenu.
Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Liste de valeurs.
Cette option vous permet d'écrire les valeurs que vous voulez dans la liste. Il faut maintenant préparer une liste des valeurs qui seront affichés dans la liste.
Placez le pointeur dans la case Contenu.
Entrez le texte suivant: "Montréal";"Québec";"Hull" .
Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre des guillemets devant et après chaque valeur de la liste. Cela serait inutile pour un champ de type Numérique ou Monétaire. Chaque valeur de la liste est séparée par un point-virgule (;).
Les autres options seront expliquées dans les prochains exercices. Il reste la dernière option à changer.
Changez la valeur de la case Limiter à la liste à Oui.
L'utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles dans la liste que vous avez écrit. Access va afficher un message d'erreur s'il essait.
Enregistrer les modifications de la table en appuyant sur le bouton . Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données. Placez le pointeur sur le champ Bureau de l'un des enregistrements.
Le bouton de la liste va apparaître à la droite de la case. Vous pouvez cliquez dessus pour choisir l'un des choix. Vous pouvez aussi commencer à écrire dans la case.
Entrez dans la case la ville de Chicoutimi. Appuyez sur la touche Entrée.
Access va vous afficher ce message d'erreur puisque Chicoutimi n'est pas dans la liste prédéterminée.
Appuyez sur le bouton OK.
Sélectionnez l'un des éléments de la liste.
Retournez en mode Création en appuyant sur le bouton .
Le prochain exercice consiste à utiliser une liste de choix en utilisant le nom des champs d'une table ou d'une requête.
Changez le contenu de la case Origine source à Liste de champs. Changez le contenu de la case Contenu à la table Employés.
La liste va contenir seulement les noms des champs de la table Employés. Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton . Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.
Access va afficher la liste des champs de la table sélectionnée. Cela peut être pratique dans certains cas.
La possibilité la plus intéressante est de choisir parmi le contenu d'un autre table ou requête de la base de données. Pour réaliser cet exercice, vous devez donc avoir une autre table ou requête qui servira de référence pour la liste de choix. Vous pourrez aller chercher le fichier demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb de la page des fichiers de
démonstrations selon que vous utilisez Access 97 ou 2000 respectivement. Retournez en mode création en appuyant sur le bouton .
Changez le contenu de la case Origine source à Table/requête.
La source de cette liste de choix sera le contenu de la table Bureau que vous retrouverez dans la base de données demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb des fichiers de
démonstrations. Lorsque vous utilisez l'option Table/requête, la source de la liste peut être n'importe quel table ou requête de votre base de données.
Changez le contenu de la case Contenu à la table Bureaux. Pour cet exercice, le contenu de la table Bureaux sera utilisé.
Changez le contenu de la case Colonne liée à 1.
C'est le contenu du premier champ de la table Bureaux qui sera ajouté au champ Bureau de la table Employés.
Changez le contenu de la case Nbr colonnes à 3.
Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux sera affiché. Cela fourni plus d'informations à l'utilisateur pour faire le bon choix.
Laissez l'option de la case En-têtes colonnes à Non.
L'en-tête des colonnes affiche au dessus de la liste le nom des champs. Cela peut être inutile par moments comme pour ce cas.
Changez le contenu de la case Largeurs colonnes à 2cm;4cm;2cm .
Vous pouvez déterminer la largeur de chaque champ qui sera affiché. Il faut placer un point-virgule (;) entre la largeur de chaque colonne (champ).
Laissez l'option de la case Lignes affichées à 8.
Un maximum de huit choix sera affiché en même temps à l'écran. Une barre verticale va apparaître à la droite si le nombre de choix possibles est plus que cela.
Changez le contenu de la case Largeur liste à 8cm.
C'est la largeur totale de tous les champs qui seront affichées. Changez le contenu de la case Limiter à la liste à Non.
Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton . Appuyez sur le bouton .
OU
Du menu Affichage, sélectionnez l'option Mode Feuille de données.
Vous remarquerez qu'il est plus facile de trouver le bon choix lorsqu'il a plus d'informations. Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux vont apparaître lorsque vous allez appuyer sur le bouton à la droite de la cellule. C'est le contenu du premier champ qui sera placé dans cette cellule.