Dentro da FEUP, são vários os sistemas de informação e aplicações informáticas que lidam, de uma forma ou de outra, com a informação relativa ao percurso académico dos estudantes. Para ilustrar esta complexidade de sistemas e as relações entre eles, serão apresentados, de seguida, os diferentes contextos tecnológicos e fluxos de informação que servem de base à gestão da informação relacionada com os PIE (fig. 9).
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Fig. 9 Fluxos de informação relacionados com a gestão dos PIE
Como foi já referido, o SIGARRA - Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos - é constituído por três componentes, nomeadamente a componente de Gestão de Alunos (GA), a de Gestão de Recursos Humanos (GRH) e a de Sistema de Informação (SI), sendo esta última a componente que oferece a interface que permite o acesso Web aos conteúdos a utilizadores internos ou externos à FEUP. Contudo, a integração do GAUP com o SI da FEUP torna a tarefa de análise da informação relativa aos PIE neste sistema bastante complicada, visto que, por vezes, é difícil distinguir o que se encontra num ou noutro sistema.
Enquanto o GAUP se encontra exclusivamente sob a alçada dos SERAC, sendo estes os únicos produtores de informação, são muitas as entidades que contribuem para a produção de informação para o SI. Desde os serviços de secretariado, departamentos, professores, estudantes, reitor e direção, até aos próprios elementos dos SERAC, são muitos os que interagem com este sistema e intervêm nos diversos procedimentos relacionados com o processo de construção dos PIE. Esta multiplicidade de
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intervenientes em certos procedimentos pode ser observada, por exemplo, nos pedidos de equivalência por parte de um estudante (Fig. 10).
Fig. 10 Pedido de Equivalência através do SIGARRA
Ao mesmo tempo, a integração e a constante troca de informação entre o SI e o GAUP permitem que a informação transite do GAUP para o SI, que seja criada mais informação no SI, e que essa informação seja, posteriormente, reenviada para o GAUP. No entanto, e apesar de existirem vários intervenientes em alguns procedimentos, apenas os documentos finais resultantes desses procedimentos deverão ser alvo de preservação digital. Aspetos relativos ao percurso da informação até ao seu estado final poderão ter relevância para a meta-informação de preservação, por exemplo.
Como o SIGARRA possibilita o acesso e a visualização de toda a informação relativa aos estudantes, este acaba por funcionar como arquivo corrente dos SERAC. É através deste sistema que os SERAC satisfazem quase todas as suas necessidades de informação relativamente aos PIE, recorrendo ao Arquivo físico apenas em situações muito esporádicas. Contudo, nem o SI, nem o GAUP oferecem funcionalidades de um sistema de arquivo que permita preservar a informação a longo prazo e, consequentemente, existem alguns riscos associados à sua utilização como arquivo.
Quanto ao GAUP (Gestão Académica da Universidade do Porto), este consiste numa das componentes do SIGARRA e é a ferramenta base dos SERAC. Esta componente é composta por um vasto conjunto de módulos e a sua principal função é a de capturar os registos relativos à vida académica do estudante. Entre os vários módulos que a constituem, destacamos o módulo de ingresso, candidatura, inscrição, matrícula, ficha do estudante, equivalências, certidões, calendários, cursos, disciplinas, planos de
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estudo, despachos, exames, classificações, médias, listas de estudantes, estatísticas, propinas, conclusão de curso, entre outros.
Esta ferramenta assenta numa base de dados relacional (Oracle) e o acesso à sua informação é feito através de servidores Web, permitindo assim que a informação chegue ao cliente Web através de um browser Web, por exemplo. Além da consolidação dos dados estruturados numa base de dados relacional, o SI comporta ainda uma componente importante de dados não estruturados, organizados à volta de um esqueleto mantido centralmente17.
Outro aspeto importante prende-se com o facto de a aplicação de gestão de alunos ser operada em máquinas isoladas da rede FEUPNet18, por razões de segurança. Pretende-se, no entanto, obter uma réplica da informação na BD Oracle acessível pela FEUPNet, de forma a disponibilizar estatísticas e indicadores sobre os alunos. Devido ao carácter isolado da aplicação GAUP, existe, portanto, alguma duplicação de informação relativamente a outros recursos e são necessários cuidados especiais na sua sincronização.
Através da análise da génese dos processos individuais dos estudantes em Arquivo, como veremos mais à frente, conseguimos ainda perceber que grande parte da documentação que os constitui é obtida através da interface Web do GAUP, ou seja, os SERAC dão ordem de impressão através do SIGARRA e os documentos são impressos e anexados aos já existentes no processo individual do estudante, em papel.
Outra plataforma associada à gestão da informação relacionada com os PIE é o
Digitary. Esta plataforma está disponível para toda a UP e está ligada ao sistema de
informação SIGARRA, permitindo aos estudantes, que tenham concluído um ciclo de estudos ou um curso, o acesso online às certidões de conclusão de curso e suplementos de diploma. Estes documentos são assinados digitalmente e têm validade legal. Além disto, possibilita ainda a partilha da documentação online a terceiros e a verificação do histórico de acesso a essa mesma documentação. Apesar de esta aplicação ainda não se encontrar em funcionamento na FEUP por motivos operacionais, as suas linhas gerais de implementação derivam da Reitoria da UP e, consequentemente, deverá funcionar da mesma forma para todas as suas unidades orgânicas.
17 Desenvolvimento do SiFEUP no SIGARRA:
https://sigarra.up.pt/feup/WEB_BASE.GERA_PAGINA?p_pagina=1574. Consultado em 27 de Março de 2012.
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Nesta plataforma, os utilizadores podem ser identificados como estudantes, responsáveis pelos serviços académicos e entidades externas. Os estudantes utilizam-na para partilhar a sua documentação, o responsável pelos serviços académicos autentica e valida cada um dos documentos gerados e as entidades externas são as pessoas ou instituições com quem os estudantes decidam partilhar os seus documentos certificados e assinados.
As especificações desta plataforma exigem ainda que os estudantes tenham concluído cursos adequados a Bolonha (a partir de 2006/2007) e que não apresentem dívidas de pagamento de propinas; que apenas as instituições da UP responsáveis administrativamente pelos cursos possam ser a fonte de migração da informação, autenticação e validação da documentação; e que o resultado ECTS seja lançado na conclusão do diploma do estudante.
Atualmente, apenas os certificados de conclusão de curso adequados a Bolonha e os respetivos suplementos de diploma é que podem ser disponibilizados no Digitary. A geração de informação pode ser feita de forma automática ou através de um processo manual e individual de geração de informação. A primeira consiste num processo automático, definido pelo administrador do sistema, que deteta as conclusões de curso no GAUP, que satisfaçam as especificações da plataforma, e gera os correspondentes documentos digitais. A segunda implica que seja o responsável dos Serviços Académicos a gerar a informação a enviar de um determinado estudante para a plataforma, quando necessitar. Para isto, deverá utilizar um formulário específico na aplicação GAUP e aguardar por um outro processo automático (horário, diário, etc), parametrizado pelo administrador do sistema, que se encarregue de enviar a informação para o Digitary.
Após a importação da informação para a plataforma Digitary, os responsáveis pelos Serviços Académicos terão que validar e autenticar a documentação, podendo optar por assinar digitalmente documentos específicos de um estudante ou por fazer assinaturas em bloco. Importa, no entanto, realçar que os documentos apenas são validos enquanto estão online e que a sua impressão, por exemplo, lhes retira o seu valor legal e probatório.
Por norma, as assinaturas digitais apenas são válidas a curto prazo, ou seja, até a validade do certificado digital do assinante expirar. No entanto, os documentos e as
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assinaturas digitais da plataforma Digitary possuem a particularidade de serem ambos representados em XML. Estes documentos utilizam assinaturas compatíveis com normas internacionais para assinaturas digitais a longo prazo baseadas em XML, nomeadamente a XAdES-A19, garantindo assim a sua validade a longo prazo (fig. 11).
Fig. 11 Detalhes de uma assinatura digital na plataforma Digitary
Na figura anterior, relativa a uma certidão de conclusão de curso disponibilizada pelo Digitary, é possível comprovar que, apesar de o certificado de assinatura expirar em Agosto de 2013, existe igualmente um certificado de uma terceira entidade que assegura que a assinatura digital foi aplicada numa determinada data, ou antes.
19 Ver:
http://www.w3.org/TR/XAdES/#XML_Advanced_Electronic_Signature_Data_Structures_Archive_valid ation_data
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Desta forma, quando consultamos um documento no Digitary, após este ter sido assinado digitalmente pelos serviços, é apresentada a informação de que esse documento não irá expirar (Fig.12).
Fig. 12 Exemplo de uma certidão na plataforma Digitary
Após a análise desta plataforma, podemos concluir que o Digitary, ou um sistema similar, poderia desempenhar um papel muito importante na preservação a longo prazo dos processos individuais dos estudantes. Além de poder ser facilmente ligado ao sistema de informação SIGARRA, é baseado na linguagem XML e compatível com normas internacionais que oferecem garantias de validade legal e interoperabilidade a longo prazo. Oferece funcionalidades online que permitem um arquivamento seguro e a longo prazo de documentos assinados digitalmente e ainda serviços online para a verificação dos documentos arquivados. Contudo, tal como acontece com o GAUP, tem por base software proprietário e o seu código não é open source, logo, não existem garantias que o software continue a existir e a funcionar da mesma forma no futuro. Um sistema realmente eficaz deveria ser open source e permitir que a própria aplicação pudesse ser alvo de preservação digital.
Quanto ao GISA (Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo), este foi concebido em 2002, e encontra-se adstrito aos SDI da FEUP na sua valência de Arquivo. A ParadigmaXis – Arquitetura e Engenharia de Software S.A. é a empresa responsável
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pelo seu desenvolvimento e comercialização. Trata-se portanto de um produto proprietário e não gratuito, que implica a aquisição de licenças consoante as necessidades específicas de cada organização.
Este software consiste numa aplicação de Gestão de Arquivos, que assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo de vida da informação e as várias operações da cadeia arquivística20. Permite gerir informação em serviços centrais de arquivo e em arquivos históricos, e oferece ainda interfaces para a administração corrente do organismo produtor.
O GISA valoriza a informação no seu contexto orgânico e nas suas múltiplas relações sistémicas, permitindo associar a documentação aos diferentes estados evolutivos da entidade produtora. Está preparado para abordar as descrições de arquivo independentemente do ciclo da informação e do suporte ou técnica de registo utilizada. Utiliza ainda normas internacionais, nomeadamente a norma ISAD (G) para a descrição arquivística e a ISAAR (CPF) para o controlo de autoridade.
Além do produto principal, esta aplicação pode ainda ser complementada com módulos adicionais. Isto permite abranger vários níveis de necessidades, desde pequenos arquivos pessoais até complexos sistemas de informação e extensos depósitos de arquivo das organizações. A aplicação “GISA Internet”, utilizada, por exemplo, no Arquivo Digital da UP, permite a pesquisa online através de um simples browser. A pesquisa pode ser feita por produtores de informação, tipologias informacionais, assuntos ou pelas próprias unidades documentais, através de um motor de busca que oferece ainda funcionalidades de pesquisa avançada.
Quanto às suas principais funcionalidades, podemos enunciar as seguintes:
Recenseamento e avaliação de documentos;
Incorporação e/ou transferência de documentos;
Representação multinível;
Classificação, descrição, indexação;
Catálogos especiais (desenhos, fotografias, material cartográfico, etc);
Recuperação de informação;
Difusão de informação (através da Internet);
Gestão de imagens digitais;
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Gestão de requisições e de depósitos;
Controlo estatístico e indicadores de desempenho.
Além de todas as características apresentadas, permite ainda gerir utilizadores de acordo com categorias, nomeadamente em relação à distinção entre utilizadores internos à organização, como administração e serviços produtores, técnicos de arquivo/serviço de informação ou administradores de sistema, e a utilizadores externos, como cidadãos ou investigadores.
Atualmente, no contexto da FEUP, esta aplicação relaciona-se com os PIE exclusivamente através de meta-informação descritiva genérica acerca dos processos existentes em Arquivo. Esta informação sobre a informação dos PIE descreve, por exemplo, o conteúdo informacional geral de um PIE, a história administrativa que envolveu a criação do PIE, data de produção e fonte de aquisição, identificador e código parcial, etc. Não existe, portanto, qualquer documentação em formato digital associada nesta aplicação. O processo de importação da meta-informação para o GISA é feito diretamente através do GAUP, exigindo, no entanto, algum esforço de normalização da informação por parte dos técnicos do Arquivo. Este último aspeto reflete algumas das limitações existentes na interoperabilidade entre os dois sistemas.
Por último, temos os PIE em papel armazenados no Arquivo físico da faculdade. Através da informação fornecida pelos SERAC, foi possível comprovar que toda a sua documentação está também representada no sistema de informação da FEUP, o SIGARRA. As únicas exceções prendem-se com fotocópias do bilhete de identidade ou do boletim de vacinas, por exemplo. A restante documentação é obtida diretamente através do SiFEUP através da sua impressão, respondendo assim aos requisitos legais atuais que exigem o seu armazenamento e conservação em papel.
Os processos individuais em papel contêm, geralmente: dados pessoais; certidões de habilitações; boletins de matrícula e de inscrição; boletins de pagamento de propinas; vários tipos de requerimentos; declarações para fins diversos; atestados médicos e outras justificações de faltas; fotocópias de B.I. (cartão de cidadão) e de boletim de vacinas; equivalências; plano de estudos por ano letivo; listagem de disciplinas aprovadas; boletim de cálculo de média final; boletins de reingresso, mudança de curso ou transferência, entre outros.
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Apesar de a gestão da informação relacionada com os PIE ser um elemento comum em todos os sistemas analisados, os seus objetivos, arquitetura e a forma como encaram a informação é bastante diferente. Além disso, nenhum oferece garantias de preservação digital a longo prazo da informação com que lidam.
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