Les moyens d’investigation .1 La formation Pigment

Une formation de deux jours est assurée en interne par une formatrice de l’équipe d’Assistance à maîtrise d’ouvrage de PIGMENT. Cette formation est basée sur le modèle de celles faites aux équipes éditoriales des sites intranet du Groupe et permet après deux journées de connaître le fonctionnement général du logiciel de gestion de contenus, de définir ses choix de contenus, de construire les pages et d’associer les contenus.

4.3.2 L’observation participante

Le cadre d’une mission opérationnelle fournit l’occasion d’une immersion partielle dans l’activité d’un membre de l’équipe éditoriale. Cette situation est le moyen non seulement de faire émerger les hypothèses par une action en situation mais constitue également une préparation aux entretiens. Cette immersion permet, lors de ces entretiens, grâce à cette

participation active au processus analysé, de ne plus être seulement le regard extérieur à qui

« il faut expliquer », mais aussi, et c’est là une opportunité, de situer les perceptions de la personne interviewée par rapport à ses propres perceptions.

Il nous est demandé, afin d’améliorer la fiabilité, l’accessibilité et la complétude de cette information:

1. De vérifier que les Notes de Procédure et les Notes de Fonctionnement sont publiées avec un périmètre de visibilité en cohérence avec le champ d’application prévu dans le cartouche introductif des notes et la typologie des textes de gouvernance. (Règle de gestion interne).

2. De mettre en cohérence les périmètres de visibilité de la hiérarchie du site pour les pages, les rubriques, l’ensemble des Notes de Procédure et des notes de Fonctionnement actuellement publiées sur le site intranet des Affaires générales. Le contrôle de cohérence est fait sur deux axes : l’emboîtement des pages et des rubriques (arborescence du site et des contenus) et les séries formées par les textes abrogés et le ou les textes remplaçants. Il s’agit par exemple de vérifier qu’un intranaute ayant un profil lui permettant d’accéder à une rubrique au niveau n+1 de la hiérarchie du site accessible par le niveau n, soit également autorisé à accéder au niveau n et qu’un texte accessible le soit également pour les antécédents qu’il a remplacés.

3. De vérifier la complétude des textes publiés par rapport aux tableaux de synthèse et d’harmoniser les informations sur le cycle de vie.

L’avancement de la mission fait l’objet d’une édition régulière d’un tableau de suivi de la situation et de la maintenance corrective des règles d’application du périmètre de visibilité.

4.3.3 Les entretiens

Le cadre général des entretiens prévus avec des webmestres et des rédacteurs de textes de gouvernance a été déterminé avec le responsable éditorial du site des Affaires générales sur une liste nominative de 10 rédacteurs, contacts, utilisateurs de textes de gouvernance et 4 webmestres en charge de sites re-publiant des textes de gouvernance :

• La demande de rendez-vous est effectuée par mail.

• La démarche est contextualisée :

- Le thème général de l’entretien est précisé dans l’objet du mail : « Optimisation du processus de publication des Notes et Lettres Circulaires ».

- Le Secrétariat général est annoncé comme initiateur d’une étude interne au Groupe.

- Le rapport du destinataire avec l’objet de l’étude est mentionné, son expérience est valorisée et son avis est sollicité (« Vous êtes en charge de… », « vous avez organisé… », « c’est pourquoi j’aurais souhaité m’entretenir avec vous sur votre

expérience relative à… », « Recueillir vos avis […] et les évolutions que vous souhaiteriez voir apportées ».

• Un entretien limité à une heure est proposé.

• Le lieu de l’entretien est de préférence celui de la personne interviewée.

• Le rendez-vous prendra la forme d’un entretien non directif.

• Un tableau de suivi des prises de contacts, de rendez-vous et de rapport est mis en place. En outre ce tableau précise :

- Pour les webmestres, le ou les sites sous sa responsabilité et le type de partage des textes de gouvernance (pour la fonctionnalité de partage, voir en fin de paragraphe 5.1.1.).

- Pour les rédacteurs, un exemple de texte publié et le ou les sites intranet métiers sur lesquels leur texte est publié.

• Un document d’aide à l’entretien est constitué des questions envisageables pour alimenter l’entretien, question classées par thèmes :

- Le profil de la personne interviewée.

- Les usages du site des Affaires générales et des textes de gouvernance.

- Leur vision du site des Affaires générales.

- L’accès et aux textes de gouvernance.

- La recherche de textes de gouvernance sur le site des Affaires générales.

- Leur vision de la gouvernance de l’information.

4.3.4 Analyses statistiques des consultations du site intranet

Comme nous l’avons évoqué précédemment, l’équipe éditoriale du site intranet des Affaires générales dispose d’un logiciel d’analyse statistique des consultations Digital Workspace d’AT Internet (XiTi). Ce logiciel permet le paramétrage de rapports automatiques sur la fréquentation, la navigation et l’utilisation du moteur de recherche du site. Il faut donc analyser le paramétrage des rapports existants, en particulier celui sur l’utilisation du moteur de recherche afin de vérifier quelles informations sur les types de recherche (expressions, mots clés) sont utilisées et surtout quelles sont celles dont la fréquence d’usage est élevée et qui donnent un taux de résultat important correspondant aux attentes des intranautes.