O Estudo de caso verificou empiricamente o uso das Práticas para promoção de BPM Ágil em uma indústria química startup; para tanto, as Práticas foram organizadas em um projeto. A estrutura geral do projeto é apresentada pela Figura 30.
Figura 30 – Estrutura geral do projeto de BPM Ágil
Fonte: dados da pesquisa
A Figura 30 apresenta a estrutura geral do projeto de BPM Ágil considerando as técnicas de cada etapa; é importante destacar que o gerenciamento do projeto aconteceu durante todo o trabalho. Uma visão geral das Práticas utilizadas no Estudo de caso é apresentada pela Tabela 14.
Tabela 14 – Práticas utilizadas em uma iniciativa de promoção do BPM Ágil
Fase
CD Iniciativa Técnicas Ferramentas Ações
- Gerenciamento do projeto
Planejamento em ondas sucessivas
Reunião Roteiro + Quadro de Tarefas + Cartão/ Lembretes + Aplicativo de
mensagem instantânea
Estimar a duração das atividades + Trabalhar com equipe enxuta + Desenvolver o trabalho em ciclos (iterações) + Reduzir o ciclo de entregas
Burndown Reunião Gráficos de Acompanhamento +
Lista de atividades + Planilha/Tabela
Estimar a duração das atividades + Trabalhar em ritmo sustentável + Pedir um compromisso de tempo
S
en
sin
g
Planejamento
Mapa de empatia Workshop Templates + Bloco autoadesivo Explorar oportunidades para novos desenvolvimentos corporativos
Jornada do cliente Workshop Modelos/Templates +
Bloco autoadesivo (post it)
Explorar oportunidades para novos desenvolvimentos corporativos Trabalhar com real participação do cliente
SWOT Workshop Slides Identificar novas oportunidades no mercado + Prospectar
tecnologias disponíveis Matriz importância-
desempenho
Workshop Modelos/Templates + Apresentação de slides
Identificar mudanças no mercado
Seizin
g
Misdão-Visão-Valores Workshop Apresentação de slides Validar direcionamento estratégico
Diagrama de contexto
(stakeholders) Workshop Modelos/Templates + Slides
Determinar os stakeholders +
Determinar relacionamentos com stakeholders
Arquitetura do processo Workshop Modelos mentais + Slides Arquitetar processos de negócios
OKR Workshop Modelos/Templates +
Slides Consolidar os critérios estratégicos + Identificar indicadores de desempenho + Analisar a situação atual e o desempenho do time
Canvas Workshop Modelos/Templates + Slides Alinhar governança de processos
Matriz pain-gain Workshop Diagrama/Apresentação gráfica Priorizar processos
Caracterização do processo
[Lista de recursos] Workshop Ficha de caracterização do processo Estimar os recursos das atividades + Alinhar as capacidades do processos + Identificar indicadores de desempenho
Backlog de processos Workshop Lista de atividades Definir backlog para processos a serem modelados +
Estabelecer portfólio de transformação empresarial
T ran sf or m in g Análise
Modelagem do processo Workshop Desenho/Esboço + Mapas de processo Analisar processo + Utilizar mesmo padrão de notação
5 Por quês Workshop Modelos/Templates + Slides Priorizar melhorias
Modelagem Modelagem do processo Workshop Desenho/Esboço + Mapas de processo Alinhar as capacidades do processos + Alinhar governança de processos + Utilizar mesmo padrão de notação
Implementação Plano de ação 5W2H Workshop Modelos/Templates + Slides Priorizar o trabalho necessário + Priorizar melhorias
Além das Práticas descritas pela Tabela 14 houve ações realizadas no decorrer de todo o projeto. Essas ações contribuíram para a perspectiva ágil da iniciativa, e são apresentadas pela Tabela 15.
Tabela 15 – Ações realizadas no decorrer de todo o Estudo de caso 2 Ações
Dar feedback constante
Emponderar a equipe (empowerment) Estimular a velocidade
Limitar duração das reuniões Realizar validações parciais Reduzir paralisia de análise Reduzir tempo para execução Sentar junto
Usar vocabulário comum
Validar coletivamente com participação do cliente
Validar resultados minimamente aceitáveis e buscar melhorias incrementais Fonte: dados da pesquisa
Para o presente projeto de promoção de BPM Ágil, algumas Práticas que estavam habilitadas para ser aplicadas não foram selecionadas para essa iniciativa. Todas as técnicas propostas foram aplicadas, e não foi verificado o uso de 4 ferramentas e de 3 ações. Essas Práticas que não tiveram o uso verificado pelo projeto são apresentadas pela Tabela 16.
Tabela 16 – Práticas que não tiveram o uso verificado pelo Estudo de caso 2 Ferramentas
Checklist Quadro / Mural
Quadro de gestão à vista Roteiros
Ações
Trabalhar em ciclos pequenos-sprints Revisar as sprints do processo
Verificar os pontos positivos e negativos de cada sprint e priorização de melhorias Fonte: dados da pesquisa
Mais duas Práticas (ações) foram detectadas pelo Estudo de caso 2: (1) Aproveitar mapas de processos já consolidados, (2) Atuar nas causas raízes dos efeitos indesejáveis. Das 85 Práticas levantadas (23 Técnicas, 17 Ferramentas e 43 Ações + 2 Ações) foram executadas 78 Práticas (23 Técnicas, 13 Ferramentas e 42 Ações), sendo 23 técnicas, 13 ferramentas e 42 ações. Todo o Estudo de caso foi realizado em 9 encontros, conforme apresentado pela Tabela 17.
Tabela 17 – Agenda do Projeto indústria química startup
Encontro Técnicas executadas Data Duração
Encontro 1 Reunião 09/10/2018 3hs 00min
Encontro 2 Mapa de empatia; Jornada do cliente 10/10/2018 3hs 00min Encontro 3 Jornada do cliente; SWOT; Matriz importância-
desempenho
11/10/2018 3hs 30min
Encontro 4 Missão-Visão-Valores; Diagrama de contexto; OKR; Canvas
16/10/2018 3hs 00min
Encontro 5 Arquitetura de processos 17/10/2018 3hs 00min Encontro 6 Arquitetura de processos; Matriz pain-gain;
Caracterização de processos
18/10/2018 3hs 00min
Encontro 7 Caracterização de processos; Modelagem As Is; Cinco por quês
25/10/2018 3hs 00min
Encontro 8 Modelagem To Be; Plano de ação 26/10/2018 3hs 00min Encontro 9 Caracterização de processos; Plano de ação 01/11/2018 4hs 00min Fonte: dados da pesquisa
Cabe o destaque que os 9 encontros ocorreram no decorrer de 4 diferentes semanas, em um total de 23 dias corridos. A organização já tinha iniciativas como o Canvas elaborado e o SWOT semiestruturado, então a elaboração foi substituída por uma análise/revisão, fato que contribuiu à celeridade do projeto. Outras contribuições para a rapidez foram a elaboração de Desenho/Esboço de algumas iniciativas em retaguarda para validar com a participação do cliente, o aproveitamento de mapas de processos já consolidados para contribuição à modelagem To Be, e a familiaridade do gestor com a abordagem BPM. Todas as Práticas aplicadas foram empiricamente bem avaliadas quanto ao uso na promoção do BPM Ágil, e as percepções dos gestores são descritas no capítulo seguinte.