Les catégories fonctionnelles d’applications

Beaucoup d’auteurs choisissent d’élaborer une classification par domaines d’application :

• Le Courrier électronique (courriel) : Cette catégorie de collecticiels représente de loin le moyen de communication asynchrone le plus répandu et le plus utilisé de nos jours. le courriel désigne le service de transfert de messages envoyés via Internet vers la boîte aux lettres électronique des destinataires choisis par l’émetteur. Une adaptation de ce service de messagerie a connu un grand succès dans le monde de la téléphonie mobile, appelé SMS (en l’anglais Short Messaging Services).

• La Messagerie instantanée et le forum de discussion : Comme le courrier électronique, ces deux types de systèmes sont dédiés à la communication par échange de messages. Dans le premier cas (également appelé Chat), contrairement au courrier électronique, la communication est conçue pour être instantanée (synchrone). Le deuxième type de système représente des lieux (normalement des sites Web) où les individus peuvent partager leurs connaissances/expériences par des échanges de messages de manière asynchrone. La plupart des forums sont organisés en fils de discussion où un message ou un thème initial détermine un premier fil de discussion. L’ensemble des discussions est généralement visible par les participants, et éventuellement par tous les internautes. • Gestion de flux de processus : Connue en anglais sous le nom de workflow

management, cette catégorie représente des systèmes dédiés à la gestion de processus (industriels, commerciaux, administratifs, etc.) et à la coordination des différents intervenants au cours d’un processus. Également dénommé gestionnaire de procédés, il est souvent défini comme un outil qui prend en charge les documents en cours d’élaboration liés à des procédures et au routage des données. Ces systèmes sont très souvent utilisés par des entreprises dans le but de coordonner les taches exécutées par différents secteurs.

• Système d’aide à la décision : Les GDSS (en l’anglais Group Decision Support Systems) sont conçus pour faciliter la prise de décisions en implémentant une sorte de salle de réunion électronique apportant de nombreux outils (par exemple votes, annotation d’idées, etc.)

• Outil de partage d’application : Ce type de logiciel permet à plusieurs utilisateurs (travaillant sur des ordinateurs différents) d’utiliser simultanément une application hébergée sur un seul ordinateur (normalement représenté par un serveur).

• Editeur partagé : Ces systèmes d’édition conjointe (en l’anglais shared editing) permettent à un groupe d’utilisateurs d’éditer collectivement un document partagé. Ils peuvent être utilisés de façon synchrone ou asynchrone, et ils offrent en général des mécanismes de gestion de versions. Mais la principale complexité de ces systèmes concerne la gestion des tâches concurrentes, lorsque des utilisateurs modifient un même document simultanément.

• Audioconférence : Les outils d’audioconférence permettent aux utilisateurs de parler à plusieurs. Si d’un coté la qualité de transmission joue un rôle important pour la compréhension de la communication, les flux audio ne consomment pas énormément de bande passante. La communication audio est l’un des moyens de communication le plus riche au niveau signifiant, mais l’utilisation d’un système d’audioconférence à plusieurs comme seul moyen de communication peut entraîner des difficultés dans l’identification des interlocuteurs.

• La Vidéoconférence : Ces systèmes permettent aux utilisateurs distants de se réunir et communiquer par l’intermédiaire d’un support audio et vidéo en même temps. Si la vidéo peut donner une sensation de présence plus forte que l’audioconférence seule, une vidéoconférence nécessite de disposer d’une bande passante capable de diffuser et recevoir des données audio et vidéo avec une qualité acceptable.

• Agenda partagé : Également connu comme calendriers partagés (en l’anglais group calendars), ces systèmes permettent de résoudre des problèmes concernant la planification de tâches. Normalement ces systèmes incluent des fonctionnalités telles que la détection d’incompatibilités dans la planification d’une tâche ou la détermination de plages horaires communes aux membres d’un groupe. Cela permet, par exemple, à l’organisateur d’une réunion d’avoir une vision claire de la disponibilité des acteurs d’un projet.

• La plate-forme collaborative : Cette catégorie spéciale de collecticiels représente en fait des applications qui rassemblent dans un même environnement intégré différents outils associés aux catégories précédentes. Par ailleurs, pour Schmidt et Rodden [10], le caractère dynamique du travail coopératif et ses articulations sont tels que les efforts devraient se tourner vers la mise au point de ces plates-formes fournissant un large éventail de support pour le travail collaboratif : support de partage et d’échange d’information (partage d’application, éditeur partagé, etc.) ; support pour la communication (messagerie instantanée, vidéoconférence, etc.) ; support pour la prise de décisions, etc.

2.4 Les outils de collaboration asynchrones

Ces outils sont utilisés dans le web mais à des moments différents dans le temps. Ils permettent une communication en continu sans tenir compte des obstacles liés à l’espace et au temps. (Exemple : La messagerie électronique, le forum de discussion, les listes de diffusion, les journaux Web (type blogue, wiki, portails et les outils de transfert de fichiers).

2.4.1 Messagerie ou courrier électronique

Un outil de messagerie ou de courrier électronique est un outil de collaboration en temps différé (asynchrone) qui permet l’envoi de messages (plus rapidement qu’une lettre à la poste) et de joindre des fichiers à ces envois. Déjà plusieurs connaissent des logiciels de messagerie comme : Outlook Express ou la messagerie de Netscape.

D’autres messageries existent sur Internet et sont la plupart du temps gratuites telque Hotmail ou Yahoo. Ce sont des boîtes de messagerie disponibles sur le Web sur des annuaires ou des portails visant à fidéliser des internautes. Chacun peut donc disposer d’une adresse de courrier électronique et peut être rejoint aisément sur Internet. De plus en plus, certains nouveaux outils (notamment les plateformes de formation et les messageries instantanées) ajoutent une messagerie à l’ensemble des fonctionnalités qu’ils mettent à la disposition de leurs utilisateurs. L’utilisation d’une messagerie ou du courrier électronique facilite la distribution des tâches entre les utilisateurs. En outre, ce type d’outil permet d’offrir un soutien particulier à certains participants afin d’accroître leur motivation et leur intérêt.