• aide au pilotage : L’établissement doit se doter d’indicateurs comme instruments
d’ap-pui et d’évaluation qui permettent à l’établissement d’orienter sa stratégie.
• les bureaux d’ingénierie de projets : pour la mise en œuvre de sa stratégie européenne,
l’université doit pouvoir s’appuyer sur des services de soutien qui peuvent être, soit direc-tement intégrés à une direction (recherche/valorisation, relations internationales), soit mis en place sous forme de filiale, comme certaines universités l’ont fait (ex l’Université d’Aix Marseille - AMU - avec la filiale Protisvalor en charge du montage des projets européens). Ces services doivent être adaptés aux ambitions de l’établissement, à ses besoins ainsi qu’à ceux de sa communauté scientifique, afin de monter et gérer les projets, de développer l’activité contractuelle européenne et le taux de succès de l’établissement. trois missions spécifiques, qui se déclinent en un certain nombre d’activités, peuvent être identifiées:
fournir à la Direction les informations qui permettent de prendre des décisions politiques et/ou organisationnelles (collecte et analyse d’informations
prove-nant de l’activité liée aux contrats, propositions pour améliorer le fonctionne-ment de l’Université) ;
améliorer la participation de l’Université aux projets européens (veille et lob-bying, sensibilisation, information, formation) ;
accompagner les chercheurs de l’Université dans toutes leurs démarches pour le montage, la négociation, le suivi administratif, légal et financier de la mise en œuvre des projets européens retenus et le management des projets en coordination.
Pour renforcer la coordination entre les programmes européens (erasmus +, H2020 et les Fonds structurels), certains établissements ont souhaité rapprocher les équipes travaillant sur les pro-grammes erasmus + d’une part, et le programme H2020 d’autre part. Cela revêt parfois la forme de plateformes communes (ingénierie de projets de recherche européens et de projets d’enseignement supérieur européens au service de la stratégie d’établissement) ou de colla-borations plus informelles faisant en particulier appel à l’expertise des services/cellules europe acquise souvent de longue date sur le montage de projets collaboratifs de recherche de grande dimension. Cela peut permettre un travail de coordination en mode projet. on observe éga-lement une tendance à la mutualisation de ces services dans le cadre des CoMUe. Certains établissements renforcent également leur coopération avec les ePsT (réseaux de partage d’in-formation jusqu’à la création de plateformes communes comme à l’Université de strasbourg).
• Les services « support63 » (services centraux, UFr, gestionnaire des unités de recherche) : ce sont aussi des acteurs clés du processus particulièrement pour les projets H2020, inter-reg ou FeDer, qui requièrent de nombreuses compétences et connaissances différentes (gestion financière, rH, marchés publics, démarche qualité, dispositif de diffusion de l’information, etc.). Ce sont des acteurs et services de référence dans leurs domaines de compétences qui doivent être sensibilisés et formés aux problématiques des projets européens, pour être en mesure d’assurer, en particulier, une gestion financière et des ressources humaines conséquentes et en adéquation avec les contraintes européennes. L’implication de ces acteurs aux côtés de services europe dédiés doit favoriser une justifica-tion des dépenses adaptée et permettre de minimiser les risques liés aux remboursements de dépenses non éligibles ou incorrectement justifiées.
Un projet pilote : le Pôle Unique d’Ingénierie (PUI) à l’Université de strasbourg
Depuis la rentrée 2013, un nouveau dispositif d’aide au montage et à la gestion de projets a été mis en place à l’Université de strasbourg.
Le PUI est un projet porté par 7 services de l’Université : Direction de la recherche, Direction des relations internationales, service de la Valorisation, Direction des ressources Humaines, Direction des Finances, Agence Comptable, Direction des etudes et de la scolarité.
il vise à offrir un service performant en matière de montage et de gestion de projet, et est l’interlocuteur unique pour les porteurs de projets quelle que soit leur nature (recherche, formation, projets nationaux, européens ou internationaux).
il a également pour objectifs de mettre en place des procédures harmonisées au sein de 63 - Guide d’audit des établissements d’enseignement supérieur et de recherche en vue de l’optimisation des fonc-tions de support (iGAenr - Juillet 2010). il y a distinction entre les foncfonc-tions de support, constituées de l’ensemble des compétences qui fournissent des services aux fonctions métiers de l’établissement (formation et recherche) sans être en lien direct avec le coeur de métier (ex. rH, achat, si, financier, communication, juridique,…)
PA r tie 1 les Programmes e U ro Peens a U ser v IC e de la stra teg Ie d ’et abl Issement
l’établissement, ainsi qu’un plan de formation pour l’ensemble des personnels concer-nés.
La démarche en mode projet qui a été privilégiée consiste non pas à créer un nouveau service, mais à mettre en synergie les services impliqués dans le montage et la gestion de projets avec des périmètres d’intervention définis et des référents identifiés.
Cette nouvelle organisation devra permettre d’augmenter le nombre de projets développés par l’Université, de professionnaliser l’ensemble des acteurs, d’intégrer la dimension euro-péenne au sein de l’établissement, ainsi que de sécuriser la gestion des contrats.
la stratégie rh : l’exemple de la Charte et du code de bonne conduite pour le recru-tement des chercheurs
Certaines dispositions prévues par la Commission européenne se sont imposées aux éta-blissements, comme la Charte européenne du chercheur et le code de conduite pour le recrutement des chercheurs qui prévoient notamment des procédures transparentes de recrutement des chercheurs, la reconnaissance de l’expérience de mobilité et des qualifica-tions64 etc. La mise en œuvre de ces principes se fait dans le cadre défini par la Commission européenne de la « stratégie des ressources Humaines pour les chercheurs 65» sur la base d’une démarche volontaire des établissements.
64 - Charte européenne du chercheur et code de conduite pour le recrutement, 2005 : http://ec.europa.eu/eu-raxess/pdf/ brochure_rights/eur_21620_en- fr.pdf
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Mémento des Programmes Européens 2014-2020
Figure 7 - Exemples d’interactions d’une cellule ingénierie de projets avec les services d’appui et de support de son établissement