Les bénévoles

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Pour que votre communiqué de presse puisse arriver à destination et toucher le public désiré, il faut  respecter quelques règles :  

 Le communiqué de presse doit‐être adressé à quelqu’un (contact précis ; pour ceci, il  est possible de téléphoner au journal concerné avant afin d’avoir un nom à qui  l’envoyer) 

 Le communiqué doit contenir le logo du projet (qui devra être disposé en haut à  gauche de la page), ainsi que ses coordonnées précises (nom, numéro de téléphone,  adresse, e‐mail et page web) 

 Il doit aussi contenir la date du jour où vous l’envoyez.  

 Le titre du communiqué devra être accrocheur afin d’attirer l’attention des lecteurs.  

 La première phrase est également importante, et doit, à l’image du titre, être  attirante et surtout informative.  

 Concernant le texte, les différents paragraphes doivent répondre aux questions :  quoi, comment, pourquoi, qui, quand, où et combien.  

Si toutefois, vous ne savez pas comment faire, de nombreux exemples sont disponibles sur internet  gratuitement et pourront vous aider.  

3.1.4. Les bénévoles  

Organiser un souper de soutien nécessite un grand renfort en personnel. Pour une réussite optimale  du souper, il faudra tenir compte :  

 Des gens qui feront les courses avant le souper 

 Des cuisiniers 

 Des personnes qui aménageront la salle (installation du matériel – tables – chaises) 

 Des décorateurs (création et mise en place) 

 Du personnel en salle (pour servir les repas, les boissons et s’assurer que tout va bien  auprès du public) 

 Du personnel à l’accueil et aux caisses 

 Du ou des animateurs (installation du matériel, changements de décors, annonces  sur scène, ambiance musicale, réglage des micros, etc.) 

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Il est évident qu’un même individu peut tenir deux postes à la fois, mais pour une efficacité optimale,  il est mieux de répartir les tâches. De plus, il est important qu’il y ait un responsable pour chaque  secteur pour dire aux bénévoles   ce qu’ils doivent faire et quand, organiser leurs horaires et à  répondre à leurs éventuelles questions. Le responsable doit connaître le terrain et être prêt à parer à  toute éventualité.  

Le personnel doit être briefé avant et savoir où sera sa place pendant la soirée pour qu’il n’y ait pas  de problème.  

Pour que le public puisse reconnaître les personnes travaillant pour le souper de soutien, il est  possible de porter un signe distinctif comme un code vestimentaire‐couleur ou un badge.  

3.1.5. Le repas 

Le choix de la nourriture est important. Les gens payant le repas s’attendent à être satisfaits. Il faut  donc bien choisir son menu, et s’arranger pour qu’il ne coûte pas trop cher à la réalisation. Le but  principal est toujours de récolter un maximum d’argent.  

Toutefois, avant de choisir le menu, il est important de réfléchir à la manière dont il sera présenté :  

- Type buffet, en sachant qu’il sera nécessaire d’organiser les déplacements des gens (par  table par exemple) et que les derniers servis auront un moindre choix  

-  Type traditionnel (entrée‐repas‐dessert), en sachant que dès lors, il faudra organiser une 

équipe rapide et entrainée qui fera le service rapidement (en tenant compte des spécificités,  telle qu’une assiette enfant, une assiette végétarienne, etc.).  

- Un mélange buffet‐traditionnel (obligeant donc à organiser une équipe faisant le service ainsi  que les déplacements du public) 

- Toutes autres idées…  

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Concernant le type de nourriture, c’est à vous de choisir. Les repas exotiques ont toujours un franc  succès, mais il ne faut pas cuisiner trop typique pour que les  gens puissent quand même manger selon leur goût. Par  exemple, si un plat est trop pimenté, certaines personnes ne  seront peut‐être pas capables de le manger. Il faut réfléchir à  cuisiner un plat qui plaise à tout le monde, tout en restant  original.  

Soyez prudent concernant certains plats faciles à préparer  pour  un  petit  nombre  de  personnes,  mais  qui  peuvent  rapidement être ratés quand on en fait pour cent personnes,  comme  les  crèmes  desserts.  Les  plats  doivent  être 

« inratables » pour assurer la réussite du souper.  

Connaitre le nombre exact de convives qui seront présents  est nécessaire afin de calculer précisément les quantités. En  effet, si malheureusement, vous avez prévu trop peu vous serez ennuyé et les gens ne seront pas  contents, et inversement. Si vous vous retrouvez avec énormément de restes (surtout périssables)  vous serez obligé d’en jeter une grande partie et cela entraînera des pertes. Le calcul de la quantité  est donc fondamental.  

Ensuite, il faut élaborer un budget et essayer de ne pas le dépasser. En allant dans des magasins de  vente en gros et en faisant très attention, il est possible de cuisiner des plats extrêmement bon  marché. Il est recommandé qu’une seule et même personne s’occupe de toutes les courses. Cela  permettra de regrouper les besoins, de connaître le budget et de ne pas le dépasser. 

N’oubliez pas de calculer le temps de cuisine car tout doit être prêt quand les gens arrivent.   

3.1.6. La décoration 

Concernant la décoration, il est bien de nommer un responsable qui se chargera de trouver les idées,  ainsi que d’aller acheter le matériel nécessaire. De nos jours, on trouve du matériel de décoration  peu cher dans les grandes surfaces. N’hésitez pas non plus à utiliser du matériel de récupération ou  des tissus prêtés par des connaissances, afin de limiter les frais au maximum.  

La personne responsable de la décoration devra faire preuve d’imagination. Une salle bien décorée  contribue beaucoup à la réussite d’une soirée. Il est donc important de prendre le temps de s’y  atteler.  

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- Les frais de marketing (création et impression des affiches)  - La décoration (papiers, ballons, peinture, nappes, serviettes, etc.) 

- Les  divers  matériaux  (produits  de  nettoyage,  essence  pour  d’éventuels  déplacements, matériel de cuisine, etc.)  

Il est également important de prévoir un fond de caisse pour les entrées. Un responsable des  finances doit être nommé et doit s’occuper de tout, afin que tout soit centralisé.   

Cette même personne s’occupera, à la fin de la soirée, d’emmener l’argent en sécurité jusqu’à la  banque ainsi que de faire les comptes.