2. Les étapes du processus d’appel d’offres

L’appel d’offre débute avec la préparation de l’offre et s’achève avec sa réalisation (Mohemad et al., 2010). Le processus d’appel d’offres comprend six principales étapes qui peuvent être classées en deux grands groupes : les étapes avant la réception des offres et celles après.

III-2.1. La rédaction du cahier des charges

5 Dans certains pays, on classe les appels d’offres en trois catégories. La troisième catégorie est nommée « Appel d’offres avec présélection ». C’est une forme d’appel d’offres restreint dans la mesure où la seule différence réside dans la façon de présélectionner les entreprises soumissionnaires. Dans ces pays, on parle d’appel d’offres avec présélection lorsqu’il existe une procédure d’admission à la participation à l’appel d’offres basée sur des critères de présélection ; et la terminologie appel d’offres restreint est employée lorsque le maître d’ouvrage sélectionne un groupe d’entreprises sans passer par cette procédure d’admission.

Le cahier des charges est constitué de l’ensemble des besoins du commanditaire, c’est une description exhaustive et claire des besoins que l’entité adjudicatrice attend du fournisseur (Roux, 2007).

Elle permet de décrire les enjeux pour le commanditaire, les fonctionnalités et les usages attendus pour le service ou le produit ainsi que les exigences et les contraintes liées à la maitrise d’ouvrage.

Recenser et bien exprimer les besoins qui constituent le cahier des charges ne sont pas des tâches toujours aisées à cause du manque de connaissances, souvent très techniques, qui nécessitent des compétences dans les domaines en rapport avec le marché.

III-2.2. La création des différents lots

Certains besoins peuvent être groupés par lots indépendants mais pas forcément complémentaires. Les lots peuvent mettre en évidence les priorités du commanditaire lui permettant ainsi de programmer un ou plusieurs appels en une seule fois ou en plusieurs appels étalés dans le temps. De plus, cette division du marché en plusieurs lots a pour avantage la possibilité d’avoir les meilleures entreprises dans les différents domaines d’activités. Ce qui est de nature à accroître la qualité de la prestation. Toutefois, faire appel à plusieurs entreprises pour la conduite de la réalisation d’un marché peut poser le problème de la coordination des entreprises prestataires. Pour remédier à cela, le pouvoir adjudicateur peut faire appel à des structures extérieures pour la gestion de la coordination entre les entreprises prestataires (Roux, 2007).

III-2.3. La définition des critères de présélection et d’attribution

Cette étape consiste, d’une part, à définir les critères de présélection pour choisir les soumissionnaires dans le cadre d’un appel d’offres restreint et, d’autre part, à définir les critères d’attribution sur lesquels on se basera pour analyser et évaluer les offres afin de les départager et d’en choisir la meilleure. Ces critères doivent être conçus de sorte à être non discriminatoires et en rapport avec l’objet du marché. Les critères de présélection et d’attribution généralement utilisés sont :

 le prix ;  la qualité ;

 la valeur technique ;

 le caractère esthétique et fonctionnel ;

 les performances en matière de protection de l’environnement ;

 les performances en matière d’insertion professionnelle des publics en difficulté ;  le coût global d’utilisation ;

 la rentabilité ;

 la compétence de l’équipe ;  le caractère innovant ;

 le service après-vente et l’assistance technique ;  le délai de livraison ou d’exécution ;

 les références (exemple de prestations déjà effectuées par le soumissionnaire et leur convergence avec l’objet du marché).

Les critères d'attribution doivent respecter certaines règles :

 ils doivent permettre de sélectionner la meilleure offre et être liés à l’objet du marché ;  ils ne doivent pas être discriminatoires ;

 ils doivent être suffisamment précis ;

 ils doivent être annoncés en amont de la procédure ;  ils doivent être pondérés ou à défaut hiérarchisés.

III-2.4. La sélection des soumissionnaires et la diffusion de l’appel d’offres

La sélection des soumissionnaires ne concerne que les appels d’offres restreints. Elle consiste à évaluer les capacités des soumissionnaires potentiels à mener à bien la réalisation du marché afin de choisir les plus aptes (Hatush et Skitmore, 1997a). En clair, c’est une démarche qui permettra au pouvoir adjudicateur d’établir une liste des entreprises qui prendront part à l’appel d’offres.

Cette sélection se fait sur la base de critères techniques, financiers, managériaux tels que : la performance des équipements de l’entreprise, l’exécution de travaux de même type avec un montant n’étant pas comparativement très bas par rapport au montant du marché proposé, la fréquence des échecs et les retards dans la réalisation du type de marché proposé, la qualité des relations de l’entreprise avec les entreprises sous-traitantes et celles avec ses employés, etc., (Hatush et Skitmore, 1997a). Il faut noter qu’il est impérieux de dénombrer les critères de cette sélection car ils sont établis par le client en fonction de ses attentes et ses besoins.

La sélection des soumissionnaires n’est pas structurée par des normes claires, exemptes de toute ambigüité entrainant une grande variation de ces normes, ce qui aboutit au fait que les entreprises sont différemment évaluées par divers commanditaires (Ng et Skitmore, 1999). Après la sélection des soumissionnaires, l’appel d’offres est diffusé à travers plusieurs canaux tels que les sites internet, les journaux, les magazines, la radio (marchés de grandes envergures).

III-2.5. La réception, l’analyse et l’évaluation des offres

Durant cette étape, les offres envoyées par les entreprises sous formes de plis matériels ou électroniques sont reçues. Les plis seront ouverts par les membres de la commission d’appel d’offres afin de procéder à l’analyse et à l’évaluation des offres, qui représente la phase la plus cruciale dans le processus d’appel d’offres (Mohemad et al., 2010). De nombreuses méthodes d’analyse et d’évaluation des offres ont été élaborées, elles permettent de comparer les offres, les coter et les classer (Rillaed, 2011).

L’analyse et l’évaluation se font en prenant chaque critère indépendamment, ce qui permet de varier les méthodes selon le critère envisagé. On distingue deux grandes familles de méthodes

d’analyses et d’évaluation des offres : les méthodes basées sur la pondération des critères et celles basées sur la hiérarchisation des critères (Rillaed, 2011).

 Les méthodes basées sur la pondération des critères

On dénombre plusieurs méthodes basées sur la pondération des critères dont nous présentons deux qui sont les plus utilisées.

Soient les notations suivantes :

{

{O_i}_i=1,……,n ensemble des offres

{X_j}

j=1,……,pensemble des critères

R(O_i) : résultat de l'offre O_i

N_ij : note de l’offre O_i suivant le critère X_j n_j :l'indice de pondération du critère X_j

 Première méthode : cette méthode est la plus simple, elle consiste à donner une note à chaque offre selon chaque critère. Ensuite pour une offre donnée, on fait une somme pondérée des notes obtenues suivant les différents critères. Cette somme représente le résultat total obtenu par l’offre. On fait de même pour les autres offres et on compare les totaux obtenus par les offres. La meilleure offre est celle ayant obtenu le total le plus élevé. Le résultat obtenu pour l’offre 𝑂_𝑖 est donné par (2.1) :

𝑅(𝑂_𝑖) = ∑ 𝑛_𝑗

𝑝

𝑗=1

𝑁_𝑖𝑗 (2.1)

La meilleure offre (𝑂_𝑚), suivant le critère 𝑋_𝑗 a pour note 𝑁_𝑚𝑗 telle que :

𝑁_𝑚𝑗 = 𝑀𝑎𝑥_{𝑖=1,…,𝑛}{𝑁_𝑖𝑗}

La meilleure offre (𝑂_𝑀) de l’appel d’offres a pour résultat 𝑅(𝑂_𝑀) tel que :

𝑅(𝑂_𝑀) = ∑ 𝑛_𝑗 𝑝 𝑗=1 𝑁_𝑀𝑗 = 𝑀𝑎𝑥_{𝑖=1,…,𝑛}{𝑅(𝑂_𝑖) = ∑ 𝑛_𝑗 𝑝 𝑗=1 𝑁_𝑖𝑗} (2.2)

 Deuxième méthode : cette méthode, dite relative, effectue une comparaison des offres suivant chaque critère et accorde à la meilleure offre 100% des points. Par la suite, la règle de proportionnalité est appliquée pour accorder les points aux autres offres. Elle garantit les principes de proportionnalité et d’égalité dans le traitement des offres.

Soit 𝑂_𝑚^𝑗 la meilleure offre après comparaison des offres selon le critère 𝑋_𝑗 (𝑁_𝑚𝑗 = 𝑁_𝑚𝑎𝑥^𝑗 ; où 𝑁_𝑚𝑎𝑥^𝑗 est la note maximale).

𝑂_𝑚^𝑗 ⟺ 𝑁_𝑚𝑗 = 𝑁_𝑚𝑎𝑥^𝑗

𝑂_𝑖^𝑗 ⟺ ^𝑂𝑖 𝑗

𝑂_𝑚^𝑗 ∗ 𝑁_𝑚𝑗 ∀ 𝑖 ≠ 𝑚

𝑂_𝑖^𝑗

𝑂_𝑚^{𝑗 ∶}le rapport de comparaison entre 𝑂_𝑚^𝑗 𝑒𝑡 𝑂_𝑖^𝑗.

La meilleure offre (𝑂_𝑀) est l’offre telle que :

𝑅(𝑂_𝑀) = 𝑀𝑎𝑥_{𝑖=1,…,𝑛}{𝑅(𝑂_𝑖)}

 Les méthodes basées sur la hiérarchisation des critères

La hiérarchisation des critères repose sur la mise en place d’un ordre hiérarchique entre les critères : on élabore une liste dans laquelle les critères sont présentés le plus souvent en ordre décroissant d’importance.

L’utilisation de la hiérarchisation doit être justifiée en démontrant qu’on ne peut utiliser la pondération compte tenu des spécificités du marché. La hiérarchisation est une méthode beaucoup plus simple que la pondération puisqu’elle consiste à effectuer les opérations suivantes :

 une notation des offres en fonction du premier critère par ordre décroissant d’importance ;

 un choix en fonction de ce seul critère, sauf s’il conduit à juger toutes les offres équivalentes, auquel cas la même opération est effectuée avec le second critère jusqu’à un critère permettant une discrimination des offres.

III-2.6. Le choix du prestataire, la contractualisation et le suivi de la réalisation

C’est la dernière étape du processus d’appel d’offres. Le prestataire est finalement choisi et un délai est accordé aux autres soumissionnaires pour introduire des procédures de réclamation. Après ce délai, le contrat est signé pour la réalisation du marché. Cette phase ne se résume pas à signer le contrat, mais elle consiste en la mise en place d’un cadre contractuel qui organisera les relations futures entre le pouvoir adjudicateur et l’entreprise prestataire jusqu’à la réalisation du marché. 𝑅(𝑂_𝑖) = ∑^𝑂𝑖 𝑗 𝑂_𝑚^𝑗 𝑝 𝑗=1 ∗ 𝑁_𝑚𝑗 ⇒ { le résultat de l′offre O_i si on utilise la méthode dite relative pour tous les critères.