La recommandation du Protecteur du citoyen

Possuir informação é condição imprescindível para o controle, o planejamento e a execução de atividades. Quanto mais precisas são as informações que um indivíduo possui acerca de uma atividade que ele deve executar, maiores são as chances desta atividade ser realizada com toda plenitude. A informação também é peça chave para a resolução de problemas, tomada de decisões, retirada de obstáculos, mudança e orientação sobre qual rumo tomar e pode ainda ser usada como um fator de medição de desempenho. Por tamanha importância, a informação deve ser devidamente administrada.

É importante que a decisão sobre a política de gestão da informação escolhida na organização seja largamente disseminada. O quadro 10 apresenta uma relação entre problemas e consequências da geração de informação em uma biblioteca universitária e visa exemplificar quão importante é possuir informações precisas no serviço público.

Quadro 10 – Relação entre ausência da informação, problema e consequência

Problema Consequência

1 Demora ou não realização de atendimento de usuário que deseja efetuar um cadastro para ter acesso ao serviço de empréstimos de obras na biblioteca.

A demora ou não atendimento ao usuário fere a eficácia do serviço público, além de contrariar quarta lei de Raganathan.

2 Impossibilidade de gerar relatórios de multas pagas por atraso na devolução de exemplares das bibliotecas para que a direção possa tomar decisões que visem minimizar atrasos.

Quanto mais se estende o período de atraso na devolução de exemplares, mais outros usuários da biblioteca vão ficar impedidos de ter acesso à obra.

3 Substituir servidores para realizar empréstimos de obras na ausência daquele que habitualmente exerce esta função.

Em uma eventualidade em que o balcão de empréstimo fica sem o servidor que habitualmente desempenha esta atividade é necessário que outro servidor ocupe esta posição, contudo, sem informação sobre como manusear o sistema, a realização da atividade fica inviável.

4 Publicação de trabalhos de conclusão de curso em Repositórios Institucionais.

Sem conhecimento das leis de direitos autorais e sobre como funcionam as licenças de disponibilização de obras em repositórios abertos, a atividade não é realizada com segurança. Fonte: dados da pesquisa.

O quadro 10 é exemplificativo e mostra algumas situações em que a atividade fim de uma biblioteca não poderia ser realizada por falta de informação. Trata-se de atividades simples e rotineiras, mas que requerem uma quantidade significativa de informação para o efetivo atendimento da demanda. Assim, fica claro que a informação é realmente peça chave para o funcionamento de uma biblioteca e por ser um recurso extremamente fundamental precisa ser administrado corretamente.

Os diretores e chefes participantes desta pesquisa foram questionados sobre qual a melhor forma de se ―governar‖ a informação, em um Sistema de Bibliotecas, que está subordinado à Administração Pública Federal. Eles tiveram a opção de escolher entre o modelo de política federalista, monárquico, anárquico e feudalista. Por unanimidade, os participantes escolheram a opção Federalista.

Davenport (1988) afirma que nenhum dos tipos de Governo está errado, mas que é necessário escolher qual é o modelo ideal para cada organização.

Sobre uma forma de governo feudalista, Davenport (1998) faz uma comparação com o Feudo que é uma terra cedida pelo rei a um senhor feudal, em troca de fidelidade e

ajuda militar (FABER, 2011). Na ecologia da informação, o rei é representado pelo dirigente maior e os senhores feudais pelos chefes intermediários. Nesse modelo, os chefes intermediários seriam responsáveis pelo controle da informação e cabe a eles decidir quais informações serão repassadas para quem e em quais circunstâncias.

A aplicação de tal modelo na Administração Pública fere o princípio da Publicidade e coloca a informação sob o controle de poucos e não ao alcance de todos, como o princípio deve funcionar para a Administração Pública. O mesmo ocorre com o modelo monárquico, no qual somente um servidor teria acesso às informação da organização.

O modelo monárquico, quando aplicado à Administração Pública, se aplicado, traz prejuízos para a agilidade na prestação de serviços e, também, para a continuidade do serviço, visto que o servidor detentor da informação, em alguns momentos, deverá se afastar de suas atividades por motivo de férias, de afastamentos, de licenças ou outras previsões legais, nesse sentido, sendo ele o único detentor da informação, o serviço ficaria parado.

O Federalismo, modelo escolhido por 100% (nove) dos respondentes do segundo questionário (Apêndice B), em concordância com a escolha exposta é o mais adequado ao serviço público. Trata-se de um fenômeno político que teve início nos Estados Unidos, nas últimas décadas do século XVIII, que tem como características um Estado que é regido por uma Constituição escrita, e esta Constituição deve contemplar mais de uma esfera de Poder Político, a esfera de atuação de cada ente do Estado deve ser registrada na Constituição de forma que cada poder central tenha competências exclusivas, deve ainda constar na Constituição a indissolubilidade do vínculo federativo (RAMOS, 2012).

Paralelamente ao fenômeno político federalista, Davenport (1998) destaca que, no contexto da ecologia da informação, reconhece-se o valor do universalismo organizacional, em que um termo significa a mesma coisa em toda a organização e do particularismo informacional, no qual cada unidade pode definir cliente o que for mais conveniente, ou seja, os termos e as terminologias são as mesmas, mas não há um único tipo de cliente. Para a Seção de Atendimento ao Usuário (SAU), o cliente pode envolver todos os estudantes de uma Universidade, por exemplo, enquanto para a Seção de Representação Descritiva e Temática da Informação (SRDTI), o cliente pode ser de servidores que enviam materiais do setor de aquisição para o de catalogação. Trata-se de um exemplo fictício e para melhor entendimento do texto, mas o fato é que cada setor pode ter sua própria definição de cliente.

No ambiente de uma Biblioteca, esta característica é importante, pois diferentes setores possuem finalidades e objetivos diferenciados, o que pode alterar quem de fato é o cliente potencial de cada atividade desenvolvida.

Os debates devem ser fomentados no modelo federalista para que se possa chegar a um denominador comum dentro da unidade administrativa, no caso, o Sistema de Biblioteca. Outra característica importante é que a descentralização do poder proporciona mais pessoas na tomada de decisão.

Cabe destacar que apesar do modelo federalista ter sido apontado como o mais adequado ao Sistema de Bibliotecas em questão é necessário que chefias intermediárias estejam atentas e observem comportamentos diários para entender como ocorre o processo de troca, de vazamento, de intermediação, de disseminação e de uso da informação. É possível que mesmo que o federalismo fosse implantando na organização que haja pessoas (pequenos grupos ou mesmo de forma individual) fazendo a própria política de gestão da informação, cabe aos chefes intermediários perceber estas particularidades e alinhar os comportamentos individuais ao que de fato a organização busca e regulamenta.

Destaca-se ainda que os servidores, que responderam ao primeiro questionário, posicionaram-se de forma mais positiva em relação à política de informação, quando comparados aos aspectos ligados à estratégia da informação. Tem-se na Tabela 10 que 38,80% dos servidores disseram concordar totalmente com as afirmações realizadas acerca da política de informação no Sistema de Biblioteca da UFC, significando um aumento percentual de aproximadamente 52% no nível de concordância.

Enquanto, no Grupo II, 11,94% dos servidores afirmaram não terem condições de opinar sobre as questões ligadas à Política de Informação, o percentual de servidores com esta mesma resposta, no Grupo I, foi de 12,69%, representando uma queda no quantitativo de servidores que não se posicionam sobre a temática.

Considera-se enfim que o modelo Federalista é o ideal para uma gestão ecológica da informação, em uma organização subordinada à Administração Pública. A gestão da informação deve ainda se caracterizar por permitir autonomia aos setores e por promover debates regulares sobre as decisões que devem ser tomadas na unidade. Sabe-se, porém que o assunto precisa ser mais bem discutido, a fim de alcançar o maior número possível de servidores e garantir mais transparência ao método de gestão ecológica da informação, que poderá ser aplicado no sistema.

5.3.3 Cultura e comportamento em relação à informação, adaptação do modelo de