Il ne peut y avoir d’exercice d’activités en télétravail sans autorisation délivrée à cette fin.
Pour un agent, l’exercice de ses activités en télétravail sans disposer d’une autorisation préalable est susceptible de le placer dans la situation d’une absence injustifiée pouvant entrainer une sanction disciplinaire.
L’autorisation de télétravail peut prévoir une période d’adaptation de trois mois maximum (article 5 du décret 2020-524).
Il ne peut y avoir d’autorisation sans demande formulée par l’agent, en dehors de circonstances exceptionnelles perturbant le travail sur site.
1. L’autorisation de télétravail :
L’autorisation de télétravail est délivrée pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail. Elle peut prévoir l’attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois ainsi que l’attribution d’un volume de jours flottants de télétravail par semaine ou par mois.
Un agent peut, au titre d’une même autorisation, mettre en œuvre ces différentes modalités de télétravail (article 2-1 du décret 2020-524 du 5 mai 2020).
L’autorisation de télétravail est donnée à l’issue d’un entretien assorti d’un compte-rendu signé entre l’agent demandeur et sa hiérarchie directe. L’objectif de cet entretien est d’apprécier si les activités, leur volume, les modalités d’exercice sont compatibles et conformes avec le télétravail.
L’entretien professionnel annuel (EPA) est le lieu privilégié pour :
Porter cette appréciation
Mettre en place ou en perspective les conditions nécessaires identifiées
Mobiliser, le cas échéant, les conditions nécessaires en termes d’activités, d’objectifs, d’évolution des compétences… pour aboutir à une autorisation de télétravail.
Le formulaire d’EPA a été mis à jour pour recueillir cette appréciation, qu’elle soit favorable ou réservée.
Une demande de télétravail est présentée « au fil de l’eau » :
Hors EPA, le manager et l’agent réalisent l’accord ou le désaccord sur l’octroi de télétravail au travers d’un entretien selon les mêmes objectifs.
L’entretien fait l’objet réglementaire de la rédaction d’un compte-rendu
Un outil d’autoévaluation est mis à disposition, consultable et téléchargeable dans la rubrique dédiée au télétravail sur le portail intranet RH métropolitain M. ACTU.
En cas de refus d’octroi de télétravail, l’avis défavorable de la hiérarchie doit être motivé et argumenté (cf. compte-rendu réglementaire). Le désaccord sur les motifs du refus peut faire l’objet d’un recours hiérarchique. Une médiation peut être sollicitée par l’une ou l’autre des parties auprès de la DGA RH.
Conformément au décret 2020-524 du 5 mai 2020, une réponse doit être apportée à une demande formelle de télétravail dans un délai de 30 à compter de l’enregistrement de la demande.
2. Le circuit formel de la demande de télétravail
Le « workflow » embarqué par la solution logicielle GLPI assure la traçabilité du circuit de la demande dématérialisée.
- L’agent y déclenche sa demande sous la forme d’un « ticket CATI »
- La direction ressource de la DGA ou le référent RH de territoire vérifie la complétude du dossier et accompagne l’agent dans le processus
- La ligne hiérarchique (N+1 ou N+1/N+2) valide / refuse la demande
- Une notification « mail » est générée par la solution logicielle pour informer l’agent des étapes de traitement de son dossier
L’administrateur du projet (DGA RH – Direction AQVT) peut intervenir en tant que modérateur dans la gestion du circuit, notamment dans l’objectif de respecter le délai de 30 jours entre l’enregistrement de la demande et la réponse hiérarchique (validation/refus).
Il est à noter que le délai de 30 jours entre l’enregistrement de la demande et la réponse hiérarchique pourra être
« suspendu » en attente, le cas échéant, de la production par l’agent demandeur d’éléments conformes au dossier constitutif (pour exemples : attestations sur l’honneur, signature du règlement intérieur...).
2.1 La forme et le contenu de la demande 2.1.1 Une inscription en ligne (ticket CATI) : - Nom ou le cas échéant, nom d’usage
- Prénom (s)
- Matricule / grade / direction ou service d’affectation / emploi ou fonction - Téléphone professionnel (le cas échéant, privilégier le téléphone portable) - Mail professionnel
A ce stade, il sera demandé à l’agent de :
- Certifier disposer d’une connexion WIFI pour télé travailler
- Travailler sur une quotité égale ou supérieur à 80 % pour un télétravail régulier (volume / jours fixes, flottants) - Demander l’octroi d’un volume flottant pour un télétravail ponctuel/occasionnel
L’absence de connexion privée internet et/ou de quotité compatible avec le télétravail sont des conditions suspensives de l’autorisation de télé travailler.
1.1.2. Un dossier de télétravail dématérialisé :
L’agent renseigne un dossier en ligne et annexe les attestations requises. L’ensemble de ces éléments sont transmis à la DGA RH et garantissent les conditions d’exercice du télétravail.
La collecte et la conservation des données personnelles ont pour finalité :
Réception et suivi des demandes d’exercice d’activité en télétravail
Statistiques relatives au dispositif de télétravail et production du bilan annuel
La base juridique du traitement est le respect d’une obligation légale à laquelle la métropole est soumise, notamment le décret n°2016-151 du 11 février 2016 modifié par le décret n° 2020-524 du 05/05/2020, relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature.
La fourniture des données est obligatoire pour la mise en œuvre du dispositif défini par le décret n°2016-151 précité.
A défaut, la demande de télétravail ne pourra pas être traitée.
En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données du dossier de télétravail :
L’agent demandeur et sa hiérarchie
Les services de la DGA RH
Les services de la DGA INSI
Le responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI).
La durée de conservation des données est conforme à l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique. L’agent dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement ou de limitation sur ses données personnelles.
Pour exercer ce droit, il contactera les services de la DGA RH par mail à l’adresse teletravail@ampmetropole.fr Pour toute information ou aide dans l’exercice de ses droits, l’agent peut contacter le délégué à la protection des données (DPO) de la métropole : dpo@ampmetropole.fr et/ou introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : www.cnil.fr
Les données recueillies dans le formulaire du dossier dématérialisé de l’agent sont : - Sexe
- Catégorie A / B / C
- Tranche d’âge (18/24 – 25/34 …)
- Filière professionnelle (administrative, technique, culturelle, médicosociale, sportive, autre) - Direction d’affectation
- Fonction ou emploi - Lieu d’affectation
- Nombre de jours par semaine
- Modalité choisie (jours fixes – flottants – occasionnel) - Lieux d’exercice autorisés
- Temps moyen de trajet domicile – travail quotidien
- Transports utilisés principalement pour le trajet domicile - travail
- Caractéristique du véhicule thermique (CV, type de carburant…), le cas échéant
Les attestations requises sont annexées au dossier dématérialisé avec les documents métropolitains à signer pour accord - L’attestation sur l’honneur d’un travail exclusif
- La ou les attestations sur l’honneur de conformité de son ou de ses lieux d’exercice autorisés du télétravail - La charte informatique métropolitaine
- Le présent règlement intérieur
1.1.3 Une autorisation de télétravail : L’autorisation de télétravail mentionne :
Les activités de l’agent exercées en télétravail
Le lieu / les lieux d’exercice en télétravail
Les modalités de mise en œuvre du télétravail et, s’il y a lieu, la durée ; les plages horaires durant lesquelles l’agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de son employeur et peut être joint, par référence à son cycle de travail ou aux amplitudes horaires de travail habituelles
La date de prise d’effet de l’exercice des activités en télétravail o Le cas échéant, la période d’adaptation prévue et sa durée
Lors de la notification de l’autorisation d’exercice, il est remis à l’agent :
Le présent règlement intérieur reprenant les conditions d’application à sa situation professionnelle de l’exercice de ses activités en télétravail, notamment :
o La nature des équipements mis à disposition de l’agent exerçant ses activités en télétravail et leurs conditions d’installation et de restitution, les conditions d’utilisation, de renouvellement et de maintenance de ces équipements et de fourniture, par l’employeur, d’un service d’appui technique o Les droits et obligations en matière de temps de travail et d’hygiène et de sécurité
La charte informatique de la Métropole Aix-Marseille-Provence
Une documentation et une FAQ en ligne seront accessibles et régulièrement mises à jour sur l’intranet métropolitain M. ACTU relativement à l’information et l’encadrement des bonnes pratiques du télétravail ; aux dispositifs pédagogiques proposés ; aux fiches techniques...
Pour rappel, l’autorisation de télétravail était fixée (décret 2016) pour une durée d’un an maximum et pouvait faire l’objet d’un renouvellement. Suivant le décret du 5 mai 2020, cette autorisation n’a plus de durée maximale imposée.
Demeure, néanmoins, l’obligation pour l’agent de présenter une nouvelle demande en cas de changement de fonctions.
2 Le suivi et l’évaluation du télétravail au sein de la Métropole Aix-Marseille-Provence 2.1 Le suivi managérial :
2.1.1. L’entretien professionnel annuel (EPA)
L’entretien annuel est par nature le lieu à privilégier pour, d’une part, instruire ou explorer une demande de télétravail et l’inclure dans l’organisation collective du service ou de la direction ; d’autre part, pour évaluer le télétravail en termes d’activités, de résultats et de manière de servir.
La poursuite ou la suspension du télétravail peuvent être discutées au titre du bilan de l’année écoulée.
2.2 Le pilotage et l’évaluation de la DGA RH
En tant qu’instance de pilotage et fonction support de la mise en œuvre du télétravail au sein de la Métropole, la DGA RH se tient à disposition en cas de besoin pour assister, accompagner, conseiller agents et managers dans le suivi et l’évaluation du télétravail au sein des directions.
En tant qu’instance de pilotage et pour garantir l’intégrité et l’amélioration du dispositif en œuvre, la DGA RH sollicite les télétravailleurs et télé managers à travers enquêtes, questionnaires ou interviews aux fins de retours d’expérience et d’évaluation pour ajuster le dispositif et pour nourrir le bilan annuel.
2.3 L’accompagnement et la formation
La DGA RH organisera régulièrement des sessions de formation et/ou d’information adaptées aux problématiques et outils du travail à distance à destination des agents et de leur encadrement.
Cet accompagnement sera mobilisé pour les agents et leur management autour des axes principaux suivants :
Webinaires thématiques et réguliers en partenariats externes (management par objectifs, en équipes mixtes, réunions à distance, gestion du temps et des priorités ...)
Webinaires thématiques assurés par les services de la DGA RH : ergonomie, santé...
Tutoriels en ligne assurés par la DGA INSI : outils collaboratifs notamment
Formations en présentiels (cf. Plan de formation métropolitain)
2.4 L’arbitrage des recours
La DGA RH pourra se saisir de tout dysfonctionnement constaté dans la mise en œuvre du télétravail ou de tout litige né à cette occasion en vue de proposer et accompagner toute solution d’arbitrage.
- Action de « modérateur »
Le processus d’autorisation du télétravail (cf. Partie 6 du règlement intérieur) s’accomplit à travers un processus dématérialisé depuis l’enregistrement de la demande de l’agent jusqu’à la notification d’autorisation ou de refus hiérarchique qui répond à une obligation de traitement sous 30 jours et sur motif recevable de refus.
L’action du modérateur sera d’agir en vigilance pour le respect du processus et du délai de traitement.
- Action de « médiation »
La DGA RH met en place une commission ad hoc dont la fonction de médiateur qui proposera et accompagnera toute solution d’arbitrage amiable en cas de litige quant au motif de refus d’octroi du télétravail.
- Recours
Toute décision de refus peut faire l’objet des recours administratifs existants à l’encontre d’une décision individuelle.
Conformément à l’article 10 du décret 2016-151 du 11 février 2016 modifié par le décret 2020-524 du 5 mai 2020, l’agent intéressé peut saisir la commission paritaire compétente du refus opposé à sa demande (CAP/CCP).
La DGA RH est compétente pour mettre en œuvre et suivre le bon accomplissement de ces recours.
CONTACTS
Direction Adjointe, en charge des Projets Structurants Coordination de la Commission Ad hoc « télétravail » Linda MAUPOIX –
SERVICE PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS SERVICE FORMATION & DEVELOPPEMENT
DES COMPETENCES
Délégué à la Protection des Données : dpo@ampmetropole.fr