Tal como a maioria dos instrumentos utilizados nas mais diversas áreas, é conveniente antes da efectiva implementação da plataforma wiki a realização de um período experimental durante o qual um conjunto de profissionais da empresa, explorando a ferramenta, teste as suas funcionalidades, avalie as suas potencialidades e contribua para apurar variados detalhes relacionados com a sua utilização futura, garantindo que, aquando da sua disponibilização para que os restantes profissionais façam uso da mesma, a mesma atinja o maior sucesso.
Neste subcapítulo, referem-se e descrevem-se alguns temas que devem ser alvo de teste e aperfeiçoamento durante o período em que decorre a experimentação da wiki, sendo desejável que a mesma só seja disponibilizada para uma utilização generalizada quando estes aspectos deixarem de suscitar dúvidas e preocupações de relevo por parte do grupo de colaboradores inicial.
6.2.1. TUTORIAL DE UTILIZAÇÃO
Aquando do primeiro contacto com a plataforma wiki, é importante que essa primeira abordagem seja a mais facilitada possível com o objectivo de motivar novas e constantes utilizações da ferramenta, sendo que os colaboradores se sentirão tão mais incentivados quanto mais se sentirem confortáveis aquando das primeiras utilizações. Para tal, um tutorial de utilização da ferramenta, que contenha um conjunto de instruções básicas sobre a utilização e funcionamento da wiki, poderá ser relevante. Porém, é fundamental que existam alguns cuidados na elaboração do mesmo, pois não é desejável que este instrumento de apoio, ao invés de auxiliar os colaboradores a explorar a wiki, apenas complique essa tarefa. Pretende-se então que este instrumento seja muito simples e claro, mas também o mais completo possível, devendo ser elaborado um tutorial inicial de base que deve durante o período experimental da plataforma ser melhorado e complementado de forma a incluir todas as instruções básicas e ainda as dúvidas mais frequentes nas primeiras abordagens dos utilizadores. Para isso, será uma vez mais importante a contribuição do grupo inicial de colaboradores que deve identificar as informações estritamente necessárias para um melhor primeiro contacto, assim como evitar incluir no tutorial informações ambíguas que apenas poderão dificultar a interpretação do mesmo.
6.2.2. PADRONIZAÇÃO DOS CONTEÚDOS
A padronização da informação é um tema amplamente discutido actualmente em vários campos de acção da construção, sendo tão importante como complexo. No presente trabalho, optou-se por não desenvolver extensivamente o tema por esses motivos, mas a relevância do mesmo exige, pelo menos, uma breve abordagem. Desempenhando um papel facilitador na consulta da informação pesquisada, terá também este factor influência no sucesso dos primeiros contactos. Desta forma, deve ser encontrado um formato adequado e atractivo que seja do agrado generalizado dos utilizadores.
A padronização dos conteúdos da ferramenta wiki é um aspecto essencial para facilitar a consulta e interpretação das informações por parte dos seus utilizadores, contribuindo para uma mais célere análise e interpretação dessas informações e uma consequente contextualização e transformação em conhecimento. De facto, se os colaboradores que utilizam a plataforma ficarem rapidamente familiarizados com o formato em que os diversos conteúdos lhes são apresentados, então os mesmos terão sucessivamente maior facilidade em assimilar as informações presentes nos mesmos à medida que forem explorando a wiki. Deste modo, será também importante durante o período de teste e com base na experiência e feedback do grupo inicial de colaboradores encontrar uma estrutura padrão à qual os utilizadores que têm permissão para adicionar e editar conteúdos devem atender para concretizar o propósito citado.
Tendo tal facto em consideração, propõe-se no presente trabalho uma estrutura inicial uniformizada dos conteúdos wiki que teve em conta a Norma Portuguesa NP 419 do Instituto Português da Qualidade (IPQ), a qual regulamenta a apresentação de artigos científicos em revistas e noutras publicações em série. Porém, deve realçar-se que a estrutura sugerida no âmbito do presente trabalho, à semelhança de outros assuntos desenvolvidos neste subcapítulo, deve ser utilizada apenas como um modelo inicial a afinar durante o período experimental da plataforma wiki.
Segundo a NP 419, um artigo bem estruturado deve estar convenientemente dividido em três partes: a primeira deve conter os elementos iniciais que identificam o artigo, a segunda deve corresponder ao corpo do texto principal com o desenvolvimento do artigo e a última deve incluir os elementos finais, tais como ilustrações, quadros, entre outros, e os anexos.
Embora a norma mencionada tenha servido de base para a sugestão de uma padronização inicial dos conteúdos wiki, existem algumas diferenças entre a padronização definida pela Norma NP 419 do IPQ
e a estrutura sugerida no presente documento por alguns motivos, as quais se descrevem e explicam nos parágrafos que se seguem.
A Norma NP 419 identifica como elementos iniciais o título, o nome do autor, a afiliação do autor, o resumo, as palavras-chave e a data do artigo. Nos conteúdos wiki da plataforma que se propõe dispensa-se três destes elementos iniciais por razões óbvias: o nome do autor, a afiliação do mesmo e a data do artigo. Visto que se pretende que os artigos sejam editados e actualizados por diferentes utilizadores numa perspectiva de colaboração entre os mesmos, a associação dos mesmos a um autor não se justifica. Para além desse facto, é também um dos objectivos da plataforma wiki manter os artigos actualizados, adaptando-os a novas condicionantes e exigências, não sendo portanto recomendável a atribuição de uma data à elaboração do artigo e sendo mesmo desaconselhável o recurso a advérbios e caracterizadores temporais, tais como “actualmente”, “nesta altura”, “neste momento”, “presentemente”, entre outros, pois os artigos deverão ter um carácter dinâmico e evolutivo. Deve realçar-se ainda que a wiki permite a consulta do histórico de alterações dos artigos, identificando os utilizadores que as efectuaram e as datas em que ocorreram.
Quanto aos outros três elementos iniciais, o título deve ser o primeiro modo de caracterizar o conteúdo do artigo devendo ser escolhido criteriosamente não oferecendo dúvidas sobre o tipo de informação que os utilizadores podem encontrar no mesmo.
Por sua vez, o resumo assume-se como um elemento com grande importância para facilitar a consulta dos conteúdos, proporcionando aos utilizadores uma perspectiva mais alargada mas ainda assim sintética das informações constantes do artigo. Este texto reduzido deve anteceder o texto principal do artigo. Visto que não é recomendável que os artigos de uma plataforma wiki sejam demasiado extensos, não se sugere uma estrutura a seguir para o mesmo, recomendando-se apenas que seja o mais conciso, objectivo e curto quanto possível.
As palavras-chave de um artigo científico estruturado segundo a Norma NP 419 são mais umas componentes caracterizadoras das informações presentes no artigo e são utilizadas habitualmente para integrá-las em sistemas de pesquisa, permitindo a recuperação dos documentos. No caso da ferramenta wiki, considerando as vantagens da existência de um motor de pesquisa que permite a procura por variados termos que integram os textos dos artigos wiki, sugere-se a substituição deste elemento pela inclusão de um elemento final que relacione o artigo com a ligação a outros artigos de interesse. Quanto ao corpo principal do conteúdo, não se pretende que os artigos wiki sejam demasiado extensos, sendo preferível uma ligação a vários outros artigos de interesse, constituindo-se várias ramificações através das quais o utilizador pode navegar. Desta forma, recomenda-se apenas que no corpo principal do artigo o utilizador siga uma estrutura lógica e clara, em que introduza inicialmente o tema, aborde os termos e definições importantes para a compreensão do artigo (explicitando o seu significado e/ou redireccionando para os artigos sobre os mesmos) e, por fim, desenvolva o tema pretendido, incida ele sobre a caracterização e descrição de um assunto ou sobre a definição de métodos, técnicas e procedimentos. Por outro lado, embora a Norma NP 419 recomende incluir no final do artigo as figuras, outras ilustrações e os anexos, optou-se por sugerir a disposição das figuras e outras ilustrações que auxiliem na compreensão do artigo no corpo do texto, apresentando-se imediatamente a seguir ao momento que se considerar conveniente para uma adequada interpretação do artigo.
Os elementos finais dos artigos wiki devem corresponder aos ficheiros em anexo para download e às ligações para outros artigos de interesse ou relacionados com o conteúdo em causa.
Quadro 4 - Resumo da padronização sugerida para os conteúdos wiki
Título Caracterização geral, sucinta e clara escolhida para o conteúdo.
Resumo Descrição resumida, concisa e objectiva das informações que os utilizadores podem encontrar no artigo.
Corpo do Texto Desenvolvimento do texto principal do artigo realizado de forma sequencial, lógica e clara.
Anexos Ficheiros em anexo para download que sirvam os propósitos do conteúdo ou que se relacionem com o tema do conteúdo e que possam suportar actividades dos utilizadores.
Ligações Conexões a outros artigos relacionados com o artigo em consulta ou que contenham informações importantes para a interpretação do mesmo.
Para além da padronização da estrutura dos conteúdos, deve ser também definido um modelo a seguir no que respeita à formatação do texto, aspecto não desenvolvido neste trabalho.
Para terminar, sugere-se a criação de um instrumento que deve revelar-se de alguma utilidade e que deve ajudar a concepção dos conteúdos e contribuir para que os colaboradores respeitem a padronização pretendida. O instrumento a elaborar é um conteúdo integrado na ferramenta wiki do qual constem as instruções acerca da padronização que se pretende e que inclua no mesmo a estrutura modelo a seguir, assim como as diferentes formatações do texto e imagens, entre outros componentes, a seguir para os vários campos dos conteúdos. Pretende-se deste modo auxiliar os colaboradores na produção dos seus conteúdos wiki, disponibilizando-lhes na própria plataforma um artigo que possa servir de base àqueles que têm intenção de conceber.
6.2.3. DEFINIÇÕES DE NÍVEIS DE ACESSO E DE CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES
Além das considerações tecidas anteriormente, deve ter-se em conta ainda outra questão fundamental que está intimamente relacionada com as definições estratégicas da empresa. Trata-se da confidencialidade das informações. Pode existir disponibilidade ou interesse por parte da empresa em divulgar todas as informações contidas na wiki, apenas uma parte das mesmas ou nenhuma dessas hipóteses ser viável no âmbito das políticas da empresa. Deste modo, será importante a empresa estabelecer o nível de confidencialidade dos conteúdos da wiki pretendido mediante uma de três opções:
- A consulta das informações disponíveis na ferramenta a todos os utilizadores da web que acedam à plataforma;
- A restrição do acesso a algumas informações a um grupo restrito de pessoas, que pode ser identificado através de um registo de utilizador ou de níveis de acesso, estando os restantes conteúdos acessíveis a todos os visitantes;
- A restrição do acesso à totalidade dos artigos a um conjunto de utilizadores definido, que pode ser identificado através do respectivo registo ou através da instalação da wiki num servidor ao qual apenas os profissionais autorizados possam aceder ao mesmo. Habitualmente, as empresas dispõem de um servidor próprio ao qual apenas os trabalhadores da empresa têm acesso e, dentro do qual, existem níveis de acesso definidos, sendo esta uma solução que pode ser ponderada e adoptada.
Este é também um aspecto com particular relevância e que pode ser definido e analisado com maior rigor durante um período de experimentação da wiki, avaliando-se nessa altura se as informações que os colaboradores têm interesse ou julgam ser útil partilhar colidem ou não com as estratégias da empresa e sendo então possível estabelecer o nível de confidencialidade adequado de acordo com essas estratégias.
6.2.4. AFINAÇÃO DE OUTROS DETALHES
Tendo em vista uma maior receptividade por parte de todos os elementos da empresa, deve existir ainda uma preocupação inicial com alguns pequenos detalhes que, ainda que possam parecer insignificantes, poderão ter uma influência importante na adesão que se pretende. Citam-se como exemplos desses pormenores a adopção de um layout visualmente atractivo e de um menu com algumas hiperligações para artigos que devem suscitar maior curiosidade por parte dos membros da empresa aquando da primeira consulta.
Na figura 44, exemplifica-se um layout e um menu genérico que pode ser utilizado no âmbito da criação de uma ferramenta wiki para a empresa MSF e que elucida acerca do que se pretende transmitir no parágrafo anterior.
Concluindo, o período experimental assume-se como essencial para o êxito da ferramenta wiki, visto que é durante essa experiência por parte do grupo de colaboradores inicial que o protótipo da plataforma disponibilizado é afinado e potenciado, corrigindo e melhorando alguns aspectos e mesmo identificando algumas características vantajosas para os propósitos da empresa não previstas inicialmente. Na figura 45, resumem-se as acções que devem ocorrer durante esse período de experimentação mencionadas no corpo de texto do presente subcapítulo.
Período Experimental da Ferramenta
Utilização e exploração do funcionamento da plataforma Ampliação e consolidação da rede inicial de conteúdos
Criação e a fi na çã o de um tutori a l de uti l i za çã o
Afinação de deta l hes grá fi cos e funci ona i s
Definição de níveis de confidencialidade das informações
Padronização dos conteúdos
Definição de níveis de acesso para os utilizadores
Fig. 45 - Esquema-síntese do Período Experimental da MSF WIKI