L’infrastructure organisationnelle

Décrire l’infrastructure organisationnelle suppose s’intéresser à la théorie des organisations. Ce domaine est vaste et la bibliographie qui la concerne est imposante. Parmi celle-ci, nous avons choisi de nous appuyer sur les travaux de Mintzberg (1982). Les raisons de choix sont les suivantes.

D’abord, Mintzberg est considéré comme l’un des plus grands théoriciens des organisations. A ce titre, ses travaux ont été largement diffusés et très souvent cités.

Ensuite, l’approche suivie par celui-ci est proche de la systémique et de la modélisation. Aussi, les concepts qu’il propose se prêtent bien à des travaux de structuration et donc à des démarches d’ingénierie ou d’amélioration.

La partie suivante résume les éléments essentiels de (Mintzberg, 1982)⁷.

Une organisation est structurée de façon à diviser le travail en tâches indépendantes tout en assurant la coordination de celles-ci. Il existe cinq mécanismes de coordination : l’ajustement mutuel qui correspond aux communications informelles, la supervision directe lorsqu’une personne est responsable du travail des autres et la standardisation des procédés de travail, des qualifications ou des résultats.

Le fonctionnement de l’organisation.

L’organisation est constituée de cinq éléments :

 les centres opérationnels composés des membres de l’organisation dont le travail est lié à la production de ce pour lequel l’organisation existe,

 le sommet stratégique qui a pour rôle de faire en sorte que l’organisation remplisse sa mission,

 la ligne hiérarchique qui relie le sommet et les centres opérationnels (cadres et les agents de maîtrise),

 la technostructure dont le rôle est la standardisation dans l’organisation (analyse du travail, planification et contrôle, analyses du personnel),

 le support logistique qui assure une fonction de support.

L’organisation peut être également comprise comme un système régulé constitué de flux du travail, d’informations et de décisions de contrôle. Elle comporte également un système de communication informelle. Le système est également composé d’un ensemble constellations de travaux qui sont des réseaux quasi-indépendants d’individus travaillant sur des questions communes.

Les paramètres de conception.

Neuf paramètres jouent un rôle majeur dans le cadre de la conception d’une organisation (que ce soit une nouvelle organisation ou la modification d’une organisation existante) :

 La conception des postes de travail :

o la spécialisation du travail, que celle-ci soit verticale ou horizontale, o la formalisation du comportement (standardisation des processus), o la formation et la socialisation (enseignement et culture) ;

 La conception de la superstructure :

o le regroupement en unités (qui impliquent divers modes de coordination), o la taille des unités (qui relève de compromis entre charge de supervision et

indépendance ;

 La conception des liens latéraux :

o le système de planification et de contrôle (contrôle des performances),

o les mécanismes de liaison (relations entre individus : groupe projet, cadres intégrateurs, structure matricielle, mécanismes de liaisons) ;

 La conception du système de prise de décision (décentralisation verticale et horizontale).

7 Elle s’inspire également de A. Tizio. – Synthèse - Structure et dynamique des organisations - Henry Mitzberg, cours de Contrôle de Gestion, année 1998-1999, http://lverdon.free.fr/resumes/stdyorga.htm

Les facteurs de contingences.

L’efficacité des organisations suppose deux conditions principales : adéquation entre facteurs de contingence et paramètres de conception et cohérence interne de l’organisation. Les principaux facteurs de contingence sont les suivants :

L’âge et la taille. Ils constituent des paramètres importants : une organisation vieillissante tend à répéter son travail et donc son comportement est facile à formaliser. De même, plus une organisation est grande, plus sa structure est élaborée

Les étapes du développement structurel. Une organisation croissant, elle évolue structurellement à travers cinq étapes :

 Etape 1 : Structure artisanale (groupe unique informel) et structure entrepreneuriale (centre de décision unique),

 Etape 2 : Structure bureaucratique (spécialisation et standardisation du travail),

 Etape 3 : Structure divisionnalisée (divisions coordonnées),

 Etape 4 : Structure matricielle.

Le système technique. Celui-ci est constitué de l’ensemble et de l’organisation des moyens destinés à réaliser le travail.

L’environnement. Celui-ci comprend quatre caractéristiques : la stabilité, la complexité, la diversité des marchés et l’hostilité. L’organisation va se structurer en fonction de ces paramètres.

Le pouvoir. Plus le contrôle externe qui s’exerce sur l’organisation est puissant, plus la structure de l’organisation est centralisée et formalisée.

Les configurations structurelles.

Les éléments d’analyse (paramètre de conception et facteurs de contingence) se regroupent de façon naturelle en types ou en configurations.

L’organisation est poussée par cinq forces relatives aux cinq éléments. Les comportements suivants sont courants :

 le sommet stratégique pousse à la centralisation,

 la technostructure à la standardisation des procédés de travail,

 les membres des centres opérationnels cherchent à minimiser l’influence de la technostructure et pousse à la décentralisation,

 les cadres opérationnels (ligne hiérarchique) sont à la recherche d’une autonomie par une décentralisation verticale limitée,

 les fonctionnels logistiques par la création de constellations coordonnées par l’ajustement mutuel et qui confère au support logistique une certaine influence.

En fonction de ces cinq forces, l’organisation peut adopter plusieurs configurations structurelles :

 La structure simple : cette structure est peu élaborée, il n’y a ni technostructure ni support logistique. La division du travail est imprécise et il y a peu de planification, de formation et de mécanismes de liaison.

 La Bureaucratie Mécaniste : cette structure correspond à des tâches routinières très spécialisées. Le regroupement des tâches est réalisé sur la base des fonctions. Les unités sont de grande taille.

 La bureaucratie professionnelle : la structure s’appuie sur la standardisation des qualifications pour coordonner ses activités. Les paramètres de conception principaux sont la formation et la socialisation. Les professionnels hautement qualifiés sont capables de s’auto-contrôler.

 La structure divisionnalisée : cette configuration est fondée sur les marchés. Les divisions possèdent une autonomie de décisions, le sommet hiérarchique se cantonnant au contrôle des résultats. Le mécanisme principal de coordination est la standardisation des résultats. Le système de contrôle des performances est un paramètre essentiel.

 L’Adhocratie : cette configuration structurelle est structurée en groupes de projets constitués en fonction des besoins. Ces groupes fusionnent des travaux d’experts issus de disciplines diverses. La performance recherchée par cette configuration est un haut niveau d’innovation.