L’informatisation de la bibliothèque du FUMC

L’acquisition d’un logiciel avait déjà été faite avant mon arrivée. Le choix s’est porté sur 4^ème Dimension (4D) version 6 qui a été installé sur un unique poste Macintosh.

4D est un outil de développement de bases de données 100 % RAD (Rapid Application Development) qui garantit une facilité de mise en œuvre, une simplicité d’administration et une gamme étendue de fonctions.

18 Online Public Access Catalog

Ses avantages :

Ø L’informatisation de toutes les fonctions de la bibliothèque n’étant pas nécessaire pour le moment, un logiciel permettant le stockage et la recherche documentaire est suffisant pour les besoins actuels de la bibliothèque.

Ø Ce logiciel est portable : il existe en version PC.

Ø Il peut gérer une quantité importante de données.

Ø Son moteur Web intégré qui permet la publication et l’accès immédiat des bases de données sur Internet (4D version 6 est un serveur HTTP par défaut). Cette caractéristique est particulièrement intéressante pour le FUMC qui envisage de consacrer sur son site Web un espace pour la bibliothèque. Pourquoi alors ne pas y faire figurer le catalogue ? Cela n’est pour l’instant qu’un projet.

Ø À la fois très ergonomique et riche en potentialités, 4D version 6 est utilisable très rapidement par tous, avec un minimum de formation. Les menus déroulants, les boutons et autres icônes rendent sa manipulation simple et conviviale, tant pour la personne qui s’occupe de la bibliothèque que pour l’usager.

Ø Il peut générer des bibliographies et autres listes thématiques qui peuvent faire l’objet de tris par ordre alphabétique, par cote, par date de saisie, par année d’édition, par type de document.

Ø La caractéristique originale de cette base de données est de pouvoir numériser, à l’aide d’un scanner et des programmes Adobe photoshop 5.0 et Omnipage pro 8.0, la couverture, le résumé et surtout la table des matières des livres de la bibliothèque. Il est également possible d’intégrer des chapitres entiers. L’utilisateur peut ainsi aisément déterminer la pertinence d’un ouvrage sans devoir le chercher au rayon.

Cette fonction sera particulièrement efficace lorsqu’elle sera appliquée aux articles de périodiques qui seront dépouillés.

Ø Par l’intermédiaire d’une table des matières et d’un résumé numérisés, il est possible de naviguer vers d’autres tables des matières et résumés qui ont un descripteur (mot-clé) commun. En effet, la liste des mots-clés apparaît dans les fenêtres des tables des matières et des résumés et, en cliquant sur l’un d’eux, le nombre d’ouvrages s’affiche :

En voici un exemple :

Dans Une année dans la vie d’une femme, j’ai cliqué sur grossesse et je peux consulter directement les 8 ouvrages qui traitent aussi de ce sujet, par un simple clic.

Ø Tout paraît possible avec ce programme : la structuration et le paramétrage de cette base de données se sont faits en collaboration avec un informaticien, Monsieur Pollet-Villard.

Ses inconvénients :

Ø Je ne connais pas de services documentaires qui utilisent le logiciel 4D ce qui empêche une éventuelle participation au réseau informatique régional et ne favorise pas une future collaboration avec une ou plusieurs bibliothèques de domaines proches. L’échange des données (importation-exportation) ne sera donc pas possible et pourtant comme le dit Alain Jacquesson « …les bibliothèques sont condamnées à coopérer ¹⁹».

Ø Il n’est pas pourvu, comme certains logiciels documentaires, de fonctions de travail : stabilo, post-it, commentaire verbal, trombone, etc. capables de faciliter le travail de l’utilisateur.

Son utilisation au FUMC

19 JACQUESSON, Alain. L’informatisation des bibliothèques : histoire, stratégie et perspectives.

Nouv. éd. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 1995. 362 p. (bibliotèques)

Alain Jacquesson est Directeur de la Bibliothèque Publique et Universitaire de Genève

Les champs étant paramétrables, toutes les zones nécessaires à la description des données ont été introduites : les données catalographiques, les données d’exemplaire ainsi que les données locales. On peut donc procéder à un catalogage complet des documents.

J’ai insisté pour que la ponctuation, à l’intérieur des zones et à l’impression, respecte les règles de l’ISBD²⁰. Voir en annexe, le mode d’emploi pour la saisie des documents.

Voici un exemple de notice :

Les champs type doc., et langue sont des menus déroulants que l’on peut modifier (ajout ou correction).

Le numéro d’inventaire Ref. Inv.est donné automatiquement par l’ordinateur.

La zone indexer sous le sous-titre permet d’entrer et d’alimenter la liste d’autorité de nouveaux descripteurs. Je souhaite qu’ils soient extraits de langages documentaires et non librement d’après le titre, le résumé ou la table des matières. Cependant l’icône Mot sélectionné, à droite de la zone Indexer, est justement prévue pour l’indexation en langage libre.

Pour l’impression, deux modèles sont prévus : un modèle abrégé qui transmet les références essentielles d’un ouvrage et un modèle détaillé où la description catalographique est complète. Le choix dépendra de l’utilisateur, de ses besoins et du temps qu’il disposera.

20 International Standard Bibliographic Description

Afin de disposer d’une ébauche de prêt informatisé, une icône est prévue pour indiquer si l’ouvrage est disponible ou emprunté.

La recherche est conviviale et performante. Elle s’effectue selon les critères traditionnels c’est-à-dire auteur, titre, mot du titre, année d’édition, mot-clé. À ce propos, je trouve regrettable que dans la recherche par mots-clés multiples, les synonymes ne soient pas intégrés au thésaurus. Une liste à part leur est consacrée :

En annexe, j’explique la procédure pour la consultation du catalogue (voir ANNEXE 4…)

Par la liste des documents, l’accès au catalogue est direct et permet le butinage, la recherche, le tri (par auteur, titre, année, type de document, cote, langue) et la sélection personnalisée de listes d’ouvrages.

Par le bouton Outils de la fenêtre de la liste des ouvrages, il est possible de générer des étiquettes presque automatiquement ce qui facilitera la cotation physique des livres.

Tous les ouvrages édités depuis 1980, et en langue française, ont bénéficié d’un traitement complet : catalogage, numérisation, indexation, cotation. Tous les autres livres de la bibliothèque sont enregistrés, certains de manière plus sommaire.

IV. PROPOSITIONS POUR L’AVENIR 1. L’APPROCHE MARKETING

Trop souvent assimilé à la simple promotion ou à la publicité, le marketing se définit plus globalement comme une fonction de gestion qui fait le lien entre l’organisation et son environnement extérieur. Pour Philip Kotler, spécialiste en la matière, le marketing

est une « activité humaine orientée vers la satisfaction des besoins et des désirs au moyen de l’échange²¹ ».

La finalité est de rationaliser cet échange afin de le rendre le plus efficace possible grâce à une étude active des besoins des diverses clientèles.

Il s’agit de détecter, de précéder et de suivre les usagers tout en maîtrisant les transformations nécessaires à un rapprochement et à la satisfaction des exigences de ce public.

1.1 Se positionner

Première phase stratégique, le positionnement répond aux questions suivantes : qui est-on par rapport aux autres ? Qui voudrait-on être ? Quels services pouvons-nous rendre ? Ces réflexions vont mettre en avant les différents partenaires de la bibliothèque avec lesquels des relations devraient se nouer. Ce peut être les fournisseurs d’informations (librairies, éditeurs…), les bibliothèques de référence pour le FUMC (Faculté de Médecine, FAPSE, Département de psychiatrie de Belle-Idée, Institut d’Etudes Sociales), les organismes ayant un lien avec la sexologie (à Genève, en francophonie et ailleurs).

Etablir un réseau de communication, dans un esprit de collaboration et de complémentarité, peut aider à légitimer et à accroître les activités de la bibliothèque.

Par ailleurs, en connaissant davantage son environnement, il sera plus aisé de délimiter les activités utiles et de participer à l’image et au rayonnement du FUMC.