L’ INFORMATION FORMELLE

3.1. Dépouillement de la documentation commerciale

Nous avions déjà quelques éléments d’information à notre portée concernant les SIGB sélectionnés depuis la première grille comparative mais ces données n’étaient pas homogènes pour tous les logiciels et elles restaient très sommaires. Afin de connaître chacune des quatorze solutions alors sélectionnées, nous avons parcouru la documentation électronique proposée sur les sites Internet des fournisseurs.

Afin de compléter ces informations, l’idéal aurait été de nous rendre au congrès de l’ABF qui se déroulait courant juin à Grenoble. Pour des raisons organisationnelles, cela n’a pas été possible, aussi nous nous sommes contentées de la documentation commerciales sur support papier que notre responsable nous a rapportée.

Malheureusement, nous avons alors été confrontés à deux obstacles majeurs. Tout d’abord, ces brochures ne concernaient pas l’ensemble de notre sélection de SIGB ; seuls Unicorn, Aleph 500, Vubis Smart et Virtua étaient représentés. D’autre part, cette documentation demeure souvent une simple reproduction des informations disponibles en ligne.

Si ces lectures nous ont permis de cerner un peu mieux chacun des logiciels envisageables, cela reste néanmoins de la documentation commerciale où les informations s’avèrent souvent floues, vulgarisées voire quasiment inutiles pour notre mission.

3.2. Le contact des fournisseurs

Comme nous l’avons déjà précisé auparavant, notre idée initiale était de contacter les fournisseurs une première fois par mail ou par entretien téléphonique afin de compléter au mieux notre grille d’évaluation, mais cela n’a pu être possible car nous avons rencontré des obstacles organisationnels et administratifs. Seul le cas de la société Opsys diffère dans la mesure où nous l’avons contactée une première fois par mail pour savoir s’il était pertinent de la contacter par téléphone pour une prise de rendez-vous. Je le

de type universitaire, aussi il nous semblait inutile de leur téléphoner s’ils pensaient limiter leur diffusion à la lecture publique. Nous avons joint notre grille à ce message ; Monsieur Brisson nous a rapidement répondu que le cas du SCD l’intéressait et il nous a retourné notre grille dûment complétée.

Mise à part l’exception d’Opsys, tous les autres fournisseurs ont été contacté de la même façon : nous les avons appelés afin de fixer des rendez-vous pour une démonstration de leur logiciel et éventuellement un entretien complémentaire afin de revenir sur des points précis et/ou techniques. Précisons que Ever Ezida nous a instantanément proposé un entretien préalable à la démonstration afin de prendre connaissance du projet de façon plus précise. A ce jour, le seul autre fournisseur à suivre cette démarche jugée intéressante est Ex-Libris qui propose le logiciel Aleph 500.

Cet appel téléphonique permet de créer un premier contact avec la société et notamment avec la personne référente qui nous suivra tout au long de notre démarche. Il est intéressant de voir les différences de fonctionnement de chaque société : elles ne posent pas toutes le même nombre de questions et la nature de leurs interrogations varient également.

Cette démarche se révèle enrichissante pour nous car nous apprenons ainsi la méthode généralement appliquée à ce genre de situation. Je ne pensais pas que les sociétés étaient si disponibles et prêtes à se déplacer pour un marché loin d’être acquis. Nous avons donc constaté la grande disponibilité de nombreux fournisseurs : dès le premier appel, nous sommes dirigées vers un référent qui nous recontacte rapidement par mail afin de confirmer les rendez-vous fixés par téléphone. Toutes leurs coordonnées nous sont alors communiquées afin que nous puissions les contacter aisément et directement pour toute information complémentaire. Nous avons profité de la disponibilité de ces personnes ressources pour compléter nos informations, notamment dans le cadre de l’organisation de visites où nous avons fait appel à leurs services afin d’obtenir les références de leurs clients.

Tous ne sont cependant pas aussi efficaces dans leur tactique marketing. Nous avons effectivement rencontré quelques obstacles comme l’absence de personnel chez les fournisseurs car juillet est une période creuse, ou encore le manque de rigueur et d’intérêt de certaines sociétés qui affirment nous recontacter ultérieurement et n’en font rien : Bibliomondo/IsacSoft dont la situation actuelle pour le marché universitaire est chaotique ; Geac qui ne répond pas à nos mails, VTLS qui reste injoignable…

Il faut avouer que ce premier contact et la disponibilité de certaines sociétés influent sur notre jugement quant aux solutions envisageables. En effet, bien que conscientes de cet aspect purement commercial, nous ne pouvons qu’être plus enthousiastes face à des fournisseurs très présents contrairement à ceux qui, dès le premier appel, ne tiennent pas leur promesse ou ne sont pas disponibles.

3.3. Les démonstrations

Afin de mieux connaître les produits présents sur le marché, nous devons compléter les informations recueillies par une approche plus concrète des SIGB envisagés. Pour ce faire, il est intéressant d’assister à des démonstrations pour lesquelles les fournisseurs se révèlent une fois encore très disponibles.

Bien qu’il s’agisse d’une simple présentation et non d’une analyse du logiciel en exploitation, ces démonstrations nous permettent néanmoins d’avoir un premier contact concret avec le logiciel et de nous faire une première opinion sur des solutions envisageables, notamment du point de vue de l’ergonomie, des diverses fonctionnalités existantes, etc.

Nous devons cependant être vigilantes quant à la rapidité d’action et à la facilité d’utilisation car les démonstrations sont effectuées sur des bases test peu conséquentes en terme de volume et ce par des personnels de la société qui fournit le logiciel et qui sont formés pour ce genre de tâches. Il est par conséquent indispensable de compléter les informations et de réévaluer notre opinion au travers de visites de bibliothèques.