Les activités à effectuer durant une journée de travail
1. Allumer l’ordinateur.
2. Ouvrir la messagerie Outlook et contrôler s’il y a des urgences. Le cas échéant y répondre ou imprimer le message pour le traiter ultérieurement.
3. Réceptionner les nouveaux périodiques.
4. Réceptionner les documents qui ont été déposés dans la caisse des retours.
5. Ouvrir PMB.
6. Saisir les retours dans des documents qui ont été déposés.
7. Cataloguer et conditionner les nouveaux périodiques. Les mettre sur la zone d’exposition. Informer les collaborateurs concernés par mail.
8. Contrôler les documents en prêt. En cas de retards, envoyer les mails aux collaborateurs concernés et classer la copie dans le classeur « prêt ».
9. Cataloguer, indexer et classifier aux nouveaux documents sur PMB.
10. Conditionner les nouveaux documents.
11. Ranger les nouveaux documents et les documents rendus sur l’étagère.
12. Contrôler l’état du classement sur l’étagère et reclasser le cas échéant.
13. Contrôler les boîtes à périodiques : sont-ils bien classés, les boîtes ne sont-elles pas trop pleines ? Le cas échéant refaire une boîte, voir si des périodiques peuvent être archivés ou jetés.
14. Classer les éventuels nouveaux articles de presse dans le classeur et la rubrique correspondante.
15. Ecrire un mail à tous les collaborateurs pour présenter les nouveaux documents disponibles.
Et si, à n’importe quel moment, un collaborateur se présente et a besoin d’aide, se montrer disponible.
Lexique
Adresse bibliographique : partie de la description bibliographique indiquant l’origine de la publication, le lieu, le nom de l’éditeur et la date d’édition ou d’impression.
Archives : ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel (imprimé, audiovisuel, sonore ou électronique), produits ou reçus et conservés par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de son activité.
Bibliographie : Discipline qui répertorie, signale et classe les documents (livres, articles, périodiques, etc.) traitant d’un sujet, concernant un auteur. Par extension, sert à désigner également les répertoires et les listes données à la fin d’un livre, d’un article.
Bibliothécaire : Personne travaillant dans une bibliothèque et assumant un rôle de médiateur entre les documents et le public.
Brochure : Support de communication réalisé par des associations, des entreprises ou des institutions pour se faire connaître du public.
Catalogage : Activité de description d’un document permettant d’en signaler essentiellement l’auteur, le titre, l’éditeur, la date de parution.
Catalogue : Liste qui décrit des documents existant physiquement dans un endroit désigné et de ce fait les localise dans l’espace et le temps.
Centre de documentation : Organisme chargé, pour des besoins spécifiques, de collecter, de traiter et de diffuser des documents et des informations.
Classe : Groupe d’entités qui présentent une ou plusieurs caractéristiques communes.
Classement : Agencement ordonné des documents dans un espace. A la différence de la classification, opération intellectuelle, le classement est une opération matérielle de mise en ordre, qui situe physiquement les documents par rapport aux autres.
Classification : Système répartissant les connaissances en grandes classes et sous-classes, qui va du général au particulier.
CD-ROM : Disque compact à lecture laser, à grande capacité de mémoire, qui stocke à la fois des textes, des images et des sons.
Collectivité : Tout groupe de personnes portant un nom de collectivité. Il peut s’agir d’associations privées, de collectivités publiques, d’institutions publiques ou privées.
Conditionnement : Préparation physique des documents, afin qu’ils puissent être rangés au rayon et prêtés.
Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à désigner la place d’un document sur les rayons. La cote est composée de deux éléments : l’indice et la marque.
Lexique
Document : Ensemble formé par un support et une information, généralement enregistré de façon permanente, et tel qu’il puisse être lu par l’homme ou la machine.
Données de gestion : Données qui permettent la circulation d’un document.
Éditeur : Personne ou collectivité responsable commercialement de la publication d’un document.
Indexation : Action de transposer les mots d’un langage courant dans un langage normalisé.
Indice : Ensemble des symboles servant à transcrire le sujet d’un document selon la classification choisie et permettant le rangement des documents.
Information : Message employé pour représenter un fait ou une notion par un canal ou un support d’information et/ou la signification qui lui est attribuée, afin d’en accroître la connaissance.
Langage documentaire : Langage artificiel, constitué de représentations de concepts et de relations entre ces concepts, et destiné dans un système documentaire à formaliser les données contenues dans les documents sources et dans les demandes des utilisateurs.
Liste d’autorités : Liste de vedettes ou des termes qui doivent être obligatoirement et nécessairement utilisés dans l’indexation.
Localisation : Emplacement physique du document à indiquer lors du catalogage.
Mot-clé : Terme retenu pour l’indexation d’un article ou d’un ouvrage. Une combinaison de mots-clés permet d’en caractériser le contenu.
Notice : Rédaction complète, selon les règles de catalogage, de la description bibliographique d’une publication.
Notice bibliographique: description détaillée d’un document permettant d’en signaler essentiellement l’auteur, le titre, l’éditeur, le collaborateur, le traducteur, le préfacier, l’illustrateur, l’édition, la date de parution et la présentation générale.
Ouvrage de référence : Ouvrage destiné à être consulté plutôt que lu, en raison du contenu et de sa présentation.
Opac : (Online Public Access Catalogues). Littéralement catalogue informatisé en accès public. Ce terme désigne un fichier informatisé qui est disponible en temps réel avec le service de catalogage.
Page de titre : Page placée généralement au début de l’ouvrage, portant le titre complet,
Lexique
Périodique : Publication qui paraît sous le même titre, à intervalle plus ou moins régulier : revues, journaux, annuaires, almanachs, etc. La durée de parution n’est pas annoncée à l’avance. Les périodiques sont en général numérotés (année, volume, cahier, numéro).
Plan de classement : liste méthodique organisée en grands secteurs, qui sert de référence pour indexer et classer les documents.
Renvoi : Orientation d’un point d’accès vers un autre point d’accès.
Tranche : Parties latérales d’un livre formant l’épaisseur de ce dernier.
Vedette-matière : Mot ou groupe de mots représentant le ou les sujets contenu(s) dans un document.