6. Configuration fonctionnelle
6.3. Attribution d’un workflow
Il s’agit maintenant d’attribuer les workflows créés précédemment aux nouveaux types d’objets que nous avons construits.
A partir de cette partie, il n’est plus nécessaire d’utiliser l’interface de management général de Zope. Nous utiliserons directement, l’interface d’administration assistée intégrée dans votre site.
• Connectez-vous à votre site (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Cliquez sur « Types »
Ce menu permet d’attribuer un workflow à un type d’objet
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34 Dans le menu déroulant, vous devriez voir apparaitre les deux types précédemment créés Sélectionnez le nouveau type de dossier
Laissez les options par défaut
Chaque nouveau type se voit attribuer un workflow par défaut (Simple workflow).
Sélectionnez dans le menu déroulant « Processus documentaire », le workflow à deux états que vous avez créé.
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35 Cliquez sur « Appliquer les changements »
Faites de même avec le type
« Document » que vous avez généré précédemment.
Attribuez une politique de
« versioning »
Sélectionnez le workflow à trois états.
Puis appliquez les changements
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36 6.4.Configuration du serveur mail
Il est nécessaire de déclarer votre serveur mail pour que les notifications puissent fonctionner.
• Connectez-vous à votre site (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Puis sur « Envoi de courriels »
Déclarez votre passerelle SMTP ainsi que le numéro de port (25 par défaut) Si votre serveur SMTP nécessite une authentification, indiquez les informations nécessaires.
Choisissez le nom d’expéditeur ainsi que l’adresse de ce dernier utilisée pour envoyer des mails à vos utilisateurs.
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37 6.5.Activation des dossiers personnels
Il est possible d’attribuer à chaque utilisateur un dossier personnel.
• Connectez-vous à votre site (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Cliquez sur « Sécurité »
Cochez la case « Activer les dossier d’utilisateur »
6.6.Optimisation de l’affichage
Dans le cas ou le nombre d’utilisateur est important, il est conseillé d’activer l’optimisation de l’affichage.
• Connectez-vous à votre site (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Cliquez sur « Utilisateur et groupe »
Cliquez sur « Paramétrage »
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38 Cochez les deux cases affichées, puis cliquez sur « Enregistrer »
7. Gestion des utilisateurs et des groupes
7.1. Gestion des groupes
Il a été décidé pour le projet de stocker les groupes localement et non dans l’annuaire. Nous avons configuré le plugin LDAP en conséquence.
Il faut donc déclarer les groupes dans Plone.
• Connectez-vous à votre site (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Cliquez sur « Utilisateurs et groupes »
Cliquez sur « Groupes »
Certains groupes sont définis par défaut.
Il n’est pas conseillé d’y toucher.
Cliquez sur ajoutez un nouveau groupe
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39 Donnez un identifiant unique à votre groupe.
Le titre servira de repère.
Vous pouvez donner une description et associer une adresse e-mail.
Puis cliquez sur
« Enregistrer »
Vous pouvez associer des rôles à un groupe.
Par défaut, nous conseillons de donner au moins le rôle « Membre » Attention, il est possible d’appliquer des rôles au niveau utilisateur pour augmenter ou diminuer les droits.
Créer autant de groupe que nécessaire. Il est conseillé faire un schéma au préalable de vos groupes sur papier afin de bien identifier vos besoins.
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40 La maquette repose sur le schéma suivant :
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M2IRT (Master 1)
41 Pour respecter ce schéma nous devrons réutiliser l’interface de Zope. Un bug subsiste depuis la version 2.5 de Plone (http://dev.plone.org/plone/ticket/8557). Le placement d’un groupe dans un autre n’est pas Cliquez sur « acl_users »
Cliquez sur « source_groups » Vous retrouvez l’ensemble des groupes créés précédemment
Cliquez sur le point d’interrogation situé en face du groupe dans lequel vous souhaitez placer un autre groupe
Dans l’emplacement de recherche, indiquez le groupe que vous souhaitez inclure, puis cliquez sur
« Search ».
Dans la fenêtre « Available », sélectionnez le groupe trouvé puis cliquez sur la flèche vers la droite.
Vous retrouvez dans la fenêtre
« Active » les membres (utilisateurs ou groupes) incluent dans votre groupe principal.
Pour sortir un groupe ou un utilisateur, il suffit de cliquer sur la flèche de gauche.
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M2IRT (Master 1)
42 Reproduisez l’opération pour tous vos groupes.
7.2. Gestion des utilisateurs
• Connectez-vous à l’interface de Plone (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Cliquez sur « Utilisateurs et groupes »
Cliquez sur « Groupes »
Recherchez le groupe dans lequel vous voulez placer des utilisateurs.
Cliquez sur le groupe
Cliquez sur l’onglet « Membres du groupe »
Tapez le nom du membre à inclure.
Cochez l’utilisateur à inclure et cliquez sur « Ajouter les groupes et utilisateurs.. »
Répétez l’opération pour tous les utilisateurs que vous voulez inclure dans votre groupe.
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43 Les membres inscrits dans le groupe apparaissent immédiatement.
Comme pour les groupes, il est possible d’attribuer un rôle spécifique à un utilisateur. Par défaut nous avons configuré le Plugin LDAP pour qu’il place chaque utilisateur dans l’annuaire en tant que membre. Si vous souhaitez attribuer un rôle pour un utilisateur impactant l’ensemble du site, vous devez donner les droits suffisants.
• Connectez-vous à l’interface de Plone (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Cliquez sur « Utilisateurs et groupes »
Assurez-vous d’être dans l’onglet « Utilisateurs »
Recherchez l’utilisateur souhaité
Cochez le rôle que vous souhaitez attribuer à votre utilisateur.
Puis appliquez les changements Attention, le rôle définit au niveau utilisateur supplante le rôle définit au niveau du groupe.
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44 1.1.1 Rappel des rôles :
Plone définit six rôles par défaut :
• Contributeur (Contribuor) : Utilisateur habilité à ajouter du contenu, il peut modifier les documents qu’il a créé et édité ceux des autres. Il peut copier et coller des objets dans les répertoires pour lesquelles il est déclaré.
• Editeur (Editor) : Un éditeur peut uniquement éditer les documents des autres, mais ne pas en créer. Il peut bénéficier du droit de soumettre à publication un document.
• Lecteur (Reader) : Peut uniquement lire du contenu
• Modérateur (Reviewer) : Peut publier des documents lors qu’ils sont en attente de publication. Il dispose d’une vue particulière qui lui permet de voir les documents en attente de publication. Ne peut pas voir les documents privés.
• Administrateur (Manager) : Possède tous les droits sur le site
• Membre (member) : N’a pas de droit pas défaut, dispose simplement d’un accès au site Un dernier rôle est disponible « anonyme », il concerne tous les utilisateurs non authentifiés du site.
Ces rôles définissent des droits pour les utilisateurs. Ces droits n’ont de valeur que par rapport aux workflows associés aux types d’objets que vos utilisateurs sont amenés à manipuler.
Dans les étapes précédentes, nous avons vu comment créer un workflow et modifier les permissions. Il devient alors tout à fait possible de donner des droits d’écriture à un membre lecteur si nous définissons les droits associés dans un nouveau workflow. Le lecteur pourra alors éditer uniquement les types d’objets associés à ce workflow.
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45
8. Manipulation des types
Une fois vos groupes et utilisateurs correctement configurés, vous pouvez débuter la création des objets sur votre site.
8.1.Les dossiers
Un dossier va permettre de contenir différents types de documents. Dans le cadre du projet, nous avons convenu de définir des dossiers qui respectent l’organisation des groupes.
Les dossiers associés aux projets seront hébergés dans les dossiers des sections concernées.
Nous allons traiter l’exemple de l’architecture suivante : Eleves (Dossier vu par tous les utilisateurs du groupe « Elèves »)
Master (Dossier vu par les élèves de Master
ASR (Dossier vu par tous les élèves en master du « groupe ASR »)
Plone (Dossier vu par tous les élèves en master section ASR associé au projet
« Plone »)
• Connectez-vous à l’interface de Plone (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Ouvrez le menu déroulant « Ajout d’un élément »
Sélectionnez le nouveau type de dossier que vous avez créé précédemment pour lequel vous avez associé un workflow à deux états.
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droits locaux applicables au dossier.Le contenu du dossier héritera de ces droits.
Dans la case de recherche tapez les groupes ou les utilisateurs pour lesquelles vous souhaitez appliquer des droits.
Cochez les droits que vous souhaitez donner à vos groupes ou utilisateurs Dans la capture ci-dessous, les groupes ASR, licence, GSITR auront un accès en lecture au contenu du dossier.
Attention, nous ne pouvons pas directement déclarer le groupe
« Elèves ». En raison du bug évoqué précédemment, Plone n’est pas capable de rechercher un utilisateur dans un sous groupe.
Ce problème sera corrigé dans les versions suivantes du produit.
L’utilisateur Raphael Rispoli possédera lui tous les droits.
Afin de casser l’héritage des droits appliqué au site global.
Décochez la case « Hériter des rôles des dossiers parents »
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47 Cliquez sur votre dossier
Dans l’onglet « Etat » passez votre dossier en « publié » afin de le rendre accessible aux groupes et utilisateurs définis.
(seul les administrateurs pourront rebasculer le dossier en privée) Nous allons maintenant créer les sous dossiers.
Cliquer sur votre dossier principal
Dans le menu déroulant
« Ajout d’un élément » sélectionnez
« Dossier_Utec »
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48 Donnez un titre et une description à votre sous dossier.
Cliquez sur « Partage »
Vous retrouvez dans les droits locaux hérités du dossier de niveau supérieur.
Nous souhaitons restreindre le dossier au groupe ASR.
Il va donc falloir casser l’héritage.
Décochez la case
« Hériter des rôles des dossiers parents »
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49 Attribuez comme précédemment les droits locaux que vous désirez.
Vous pouvez désigner un membre comme ayant plus de droit sur le dossier.
Vous pouvez ainsi créer toute une arborescence en fonction de vos besoins. Vous pouvez décider de conserver ou non les droits locaux lorsque vous descendez dans la structure d’un dossier.
Attention, si un utilisateur n’a pas les droits sur un dossier de rang supérieur, il ne pourra accéder aux dossiers enfants même s’il dispose des droits sur ces derniers.
Pour un dossier dédié à un projet on peut imaginer les rôles suivants :
Les membres du groupe associés au projet peuvent ajouter et voir les documents.
Le chef de projet est modérateur du dossier.
8.2.Les documents
Nous avons défini dans les étapes précédentes, un nouveau type d’objet basé sur un document rédactionnel en ligne.
Ce type d’objet permet de poster un document directement modifiable depuis l’interface du site sans recourir à un éditeur externe.
• Connectez-vous à l’interface de Plone (utilisez un compte utilisateur standard):
http://@seveur:8080/iddusite
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50 Naviguez dans la structure autorisée pour l’utilisateur connecté.
Placez-vous dans le dossier ou vous désirez créer votre document.
Cliquez dans le menu déroulant et sélectionnez le nouveau type de document que vous avez créé précédemment.
Vous pouvez débuter la rédaction de votre document et bénéficier d’un outil de rédaction.
Le traitement de texte intégré dans Plone se nomme
« Kupu ».
Son utilisation ne sera pas traitée dans ce manuel, mais le site officiel de Plone met à disposition un guide dédié à « Kupu » en français.
Une fois votre document rédigé, vous pouvez l’enregistrer.
Nous avons associé le type de document créé à un workflow à trois états. La ressource documentaire est donc par défaut dans l’état privé. Seul l’utilisateur propriétaire du document est pour le moment autorisé à le modifier.
Vous pouvez décider de publier le document pour le rendre accessible à vos collaborateurs.
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51 Sous l’identité de l’utilisateur propriétaire, cliquez dans l’onglet « Etat » du document.
Cliquez sur « Soumettre à la publication »
Le document est désormais en attente de validation, seul un modérateur peut valider la publication.
• Connectez-vous à l’interface de Plone (utilisez un compte modérateur):
http://@seveur:8080/iddusite
Un modérateur dispose d’une fenêtre supplémentaire dans laquelle il peut voir les documents en attente de publication.
On retrouve donc logiquement le document soumis à publication précédemment.
Cliquez sur l’onglet « Etat » du document.
Sélectionnez « Publier » pour valider la demande ou « Renvoyer » si vous refusez la publication.
Si la publication est refusée, le document repasse dans l’état privé. Si le document est publié, l’ensemble des collaborateurs déclarés pour le dossier dans lequel est placé le document ont un accès à la ressource.
Les utilisateurs avec des rôles définis pour l’ensemble du site ont également la possibilité d’accéder au document.
8.3. Rappel des types de documents
Plone propose différentes ressources documentaires par défaut.
Actualité : Permet de poster une « news » Document : Ressource rédigeable en ligne
Fichier : Permet de poster un fichier (doc, PDF, avi….) Image : Permet de poster une image (jpg, gif, png) Lien : Permet de renvoyer vers une autre ressource
Evénement : Permet de publier une tache dans l’agenda partagé.
Un autre type d’objet existe. Il s’agit d’une « Collection ». C’est un « dossier virtuel », il permet de regrouper des ressources selon des critères de filtrage.
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52 Par exemple, on peut imaginer une collection nommée « Cahier des charges » qui permet d’accéder à tous les cahiers des charges de tous les projets. Ainsi, les documents ne sont pas physiquement hébergés dans la collection mais l’utilisateur y accède comme si c’était le cas.
Ce manuel n’a pas pour vocation de traiter spécifiquement les différents types disponibles dans Plone.
Comme déjà vu dans les parties précédentes, il est possible de déclarer de nouveaux types, ou d’en supprimer.
Chaque type de document est associé à des workflows. Le traitement d’un document peut donc être différent selon son type.
Libre aux administrateurs du site d’adapter les types et les workflows associés pour répondre aux besoins.
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53
9. Gestion des notifications
Plone permet de définir des règles spécifiques associées à chaque action effectuée sur le site. Ce système inclût la configuration de notification par mail et ceci à chaque niveau du site.
• Connectez-vous à votre site (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Cliquez sur « Configuration du site »
Cliquez sur « Règles »
Ce menu vous permet de définir des règles.
Il s’agit de déclencher des actions en fonction d’événements.
Cliquez sur « Ajouter une règle »
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54 Donnez un titre et une description pour la règle
Dans « Evénement déclencheurs » vous pouvez sélectionner le type d’événement qui déclenchera les actions.
- Object added to this container :
Ajout d’un objet dans un dossier
- Object modified : Objet modifié
- Object removed from….
Objet supprimé
- Workflow state changed Changement d’état d’un objet Pour l’exemple, choisissez « Workflow state changed »
Cliquez sur « Enregistrer »
Cliquez sur votre règle
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55 Vous pouvez affinez la condition dans le menu déroulant « Ajouter une condition »
Pour respecter l’exemple, nous allons affiner sur un état particulier du workflow
Dans la fenêtre suivante on précise qu’on ne considère que les états « En attente de modération »
Dans le menu déroulant « Ajouter une action », nous configurons les actions à effectuer.
Sélectionnez « Send email » pour provoquer un envoi d’email.
Renseignez les informations qui seront incluses dans le mail, ainsi que l’adresse email de l’expéditeur et du destinataire (chef de projet).
Cliquez sur « Enregistrer »
Une fois la règle déclarée et configurée, il faut maintenant l’appliquer à un conteneur utilisé sur le site.
En tant qu’administrateur, rendez vous dans le dossier pour lequel vous voulez appliquer la règle.
Cliquez sur l’onglet « Règles »
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56 Dans le menu déroulant « Affecter une règle ici », vous pouvez sélectionner les règles disponibles.
On retrouve la règle créée précédemment.
Sélectionnez la règle souhaitée
Si vous voulez que la règle soit héritée dans les sous dossier cliquez sur la case « Appliquer aux sous dossier »
Vous retrouvez dans le panneau de contrôle, l’ensemble des règles appliquées à votre dossier.
Vous pouvez désactiver une règle ou réduire son héritage.
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57
10. Personnalisation du site
Plone offre la possibilité de personnaliser l’interface du site.
Ce manuel n’a pas pour objectif de traiter ce point de façon détaillée mais simplement d’introduire quelques concepts.
10.1. Ajout d’un portlet
Un portlet est un cadre affiché dans l’interface du site qui permet d’accéder à certaines fonctionnalités. Il peut être intéressant d’utiliser ce concept pour offrir des options supplémentaires aux utilisateurs.
Dans l’exemple suivant nous allons configurer un portlet qui permet d’accéder au moteur de recherche de google et de wikipedia.
• Connectez-vous à votre site (utilisez le compte administrateur général pour vous authentifier):
http://@seveur:8080/iddusite
Repérez sur la page d’accueil, le bouton « Gérer les portlets »
Dans le menu déroulant
« Ajouter un portlet », sélectionnez « Static text portlet »
Donnez un titre à votre portlet Cliquez sur le carré « html » comme sur la capture
Supprimez tout le contenu déjà existant dans le champ
« texte »
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58
<form id="searchbox_demo" action="http://www.google.com/cse"
method="get" name="cse" enctype="application/x-www-form-urlencoded">
<input type="hidden" name="cref" size="20" maxlength="134217727" />
<input type="hidden" name="ie" value="utf-8" size="20" maxlength="2048" />
<input type="hidden" name="hl" value="fr" size="20" maxlength="2048" />
<input title="Recherche Google" type="text" name="q" size="33"
maxlength="2048" />
<br />
<input type="submit" name="sa" value="Recherche Google " size="10"
maxlength="134217727" /> </form> permettre d’interagir avec le moteur de recherche de Google.
<form action="http://www.wikipedia.fr/Resultats.php?q=" method="get"
enctype="application/x-www-form-urlencoded">
<input title="Recherche Wikipedia" type="text" name="q" size="33"
maxlength="2048" />
<br />
<input type="submit" name="sa" value="Recherche Wikipedia" size="10"
maxlength="134217727" />
</form>
Tapez le texte suivant si vous désirez implémenter le moteur de recherche de wikipedia Puis cliquez sur « Enregistrer »
Personnalisation du logo
Il est possible de personnaliser le graphisme du site. L’exemple suivant vous présente comment changer le logo.
• Connectez-vous à l’interface d’administration http://@serveur:8080/manage
Cliquez sur votre site
Repérez l’élément «Portal_skins »
Vous y trouverez l’ensemble des objets en rapport avec l’aspect visuel de votre site.
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59 Repérez le dossier « plone_images »
Vous y trouverez toutes les ressources de type images utilisées pour la présentation de votre site.
Cliquez sur « logo.jpg (Plone) »
La fenêtre suivante vous indique la source du fichier image utilisée pour votre site.
Cliquez sur « Customize » pour importer votre propre logo
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60 Dans la nouvelle fenêtre utilisez le bouton parcourir pour rechercher votre logo.
Puis cliquez sur « Upload »
Votre logo est désormais intégré à votre site.
Attention, prenez soin de choisir un logo qui respecte les dimensions du logo d’origine.
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11. Conclusion
Plone est un produit puissant et extrêmement modulable. Ses possibilités de personnalisation sont importantes afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.
Plone reste cependant un produit complexe qui nécessite une réflexion importante sur les logiques de fonctionnement à adopter.
Une plateforme de travail collaborative demande une administration dédiée et régulière afin d’assurer un service de qualité et une évolutivité permanente.
Ce manuel a été rédigé dans l’objectif de permettre un déploiement rapide d’une structure de base et permettre d’assimiler les connaissances minima à la bonne gestion d’un site sous Plone.
Nous encourageons les lecteurs à poursuivre leur formation aux travers des nombreuses ressources documentaires disponible sur le site de Plone.