Na construção de um autocarro são necessários meios auxiliares de produção (MAPs) para auxiliar ou controlar as atividades de fabrico. Os MAPs podem ser gabaritos, moldes, escantilhões, módulos, guias, bitolas, calços, entre outros.
Na fase de desenvolvimento de um novo produto é elaborada uma lista de MAPs necessários ao fabrico do modelo de autocarro. Antes de desenvolver e executar os mesmos, é essencial uma análise à estrutura a ser preparada de modo a idealizar os MAPs que serão necessários. Os meios são desenvolvidos pelo PEM que inclui uma equipa que coopera no desenvolvimento e executa o meio auxiliar em função da finalidade destinada. Após a execução, a utilização de um meio auxiliar de produção em linha só é possível com aprovação por parte do departamento de qualidade. Assim, existe todo um processo de preenchimento de documentos para registo e identificação dos meios auxiliares de produção e para entrega ao QES para homologação, em paralelo com o desenvolvimento e execução do MAP.
O swimlane presente na Figura E. 1 do anexo E exibe a sequência de atividades e os responsáveis das mesmas, pelas quais o processo se desenrola. A Figura 38 exibe dois exemplos de MAPs.
Figura 38 – Exemplos de meios auxiliares de produção. Molde de controlo de abertura da fibra da frente (à esquerda). Montagem de vidros com recurso a um meio auxiliar de produção (à direita)
No seguimento deste processo foi apresentado como problema a dificuldade em garantir um processo uniformizado, simples e organizado, que se traduzisse em atividades eficientes, mas, acima de tudo, menos moroso e mais básico para os utilizadores do PEM.
Caracterização do estado inicial
Inicialmente não existia um procedimento que contivesse instruções para o processo de criação de um MAP. Assim como, não existia uma instrução de trabalho que apresentasse os passos a seguir para a obtenção e preenchimento dos documentos decorrentes do processo e os exemplificasse visualmente. A falta de procedimentos e instruções representava um entrave à padronização de atuação dos vários colaboradores que executavam este processo, existindo variabilidade no mesmo no que diz respeito à informação registada e partilhada e na forma como era arquivado na rede informática da empresa. Muita da informação perdia-se, o acesso à mesma era confuso por se encontrar dividida em vários ficheiros e estes últimos eram preenchidos de maneiras diferentes pelos vários colaboradores. Além disso, a desorganização traduzia-se em perdas de tempo e consequentemente produtividade, representando atividades de não-valor-acrescentado. A tabela resumo dos passos a executar para a obtenção, preenchimento e organização do impresso associado ao processo de MAPs, no estado inicial, encontra-se no ponto 2 do anexo E.
Na Figura E. 2 presente no anexo E, é possível visualizar a multiplicidade de vezes que se fazia acesso às mesmas pastas e a grande quantidade de passos que era necessário executar para conduzir o processo com êxito. É ainda de notar que, cada linha vertical indica que cada pasta presente entre duas linhas se encontra no mesmo nível de pastas. Por exemplo, a pasta “Departamentos” e “Grupos” são duas pastas que pertencem a uma pasta principal que é a pasta de rede da empresa. Isto permite compreender a quantidade de “cliques” e “voltas” que cada colaborador tinha que executar para abrir pastas e obter ficheiros.
A elaboração de um procedimento de trabalho que traduzisse um novo processo associado ao desenvolvimento, criação e alteração de um MAP, assim como exemplificasse os diferentes passos através de diagramas ou outros elementos ilustrativos, garantia a uniformização de atuação por parte de todos os colaboradores do departamento de engenharia de processo. (ver ponto 5 do anexo E). Além disso, procedeu-se à idealização de um novo processo de preenchimento dos documentos de modo a tornar este mais rápido, simples e eficiente.
Proposta de melhoria
Inicialmente, era necessário preencher três documentos correspondentes aos passos 7, 8 e 10 da Tabela 7 do anexo E. Uma das soluções encontradas foi acoplar esses documentos num único ficheiro em excel, em que a primeira folha do mesmo, mostra os campos necessários para preencher os documentos que por sua vez foram compactados num único impresso (ver ponto 6.2 do Anexo E). A introdução da “folha de preenchimento” permite com apenas um clique no botão “Inserir”, que todos os campos do novo impresso (CB013) incorporado no ficheiro sejam preenchidos de forma automática. Assim, é reduzido algum tempo em relação à situação inicial em que era necessário preencher célula a célula. (ver ponto 6.1 do anexo E)
A folha de capa foi substituída pelo campo designado por “Check list”, o ficheiro de alterações corresponde agora ao campo “Notas/Alterações”, como se podem observar no impresso da Figura E. 21 do anexo E.
Além da compactação dos três documentos num só ficheiro e o preenchimento automático do mesmo, os passos necessários para conduzir o processo foram significativamente reduzidos (ver Tabela 7 do anexo E) e a sua organização tornada mais simples. A Figura E. 3 do anexo E ilustra os passos a seguir entre pastas no arquivo eletrónico da empresa no que diz respeito ao proposto do novo processo de preenchimento na criação e modificação de meios auxiliares de produção.
Avaliação da proposta implementada
O processo de preenchimento e arquivo de documentos associados à criação de MAPs, após a proposta de melhoria, refletiu uma diminuição significativa de passos e tempo despendido no mesmo. O novo processo elimina a dispersão de ficheiros, permitindo uma melhor organização e facilidade de pesquisa dos MAPs. Isto pode ser observado fazendo uma comparação entre as figuras presentes no ponto 3 do anexo E e a Tabela 7 presente no mesmo anexo. De forma a aferir a melhoria com a implementação da solução proposta, foram utilizados como indicadores o tempo despendido na execução do novo processo até ao envio do impresso CB013 para impressão e foi realizado um inquérito aos colaboradores que utilizam regularmente o processo e que experienciaram os dois estados. O questionário pode ser observado no ponto 8 do anexo E. Dada a urgência em implementar uma nova solução, só foi possível retirar três tempos ao processo no estado inicial. (ver ponto 4 do anexo E)
A proposta apresentada foi implementada com sucesso, reduzindo significativamente a complexidade do processo, a duração da atividade e eliminando operações desnecessárias, como comprovam os indicadores escolhidos para a avaliação da implementação. Para controlar o processo, garantir a padronização de atuação de cada colaborador e manter as práticas no futuro, foi elaborado um procedimento de trabalho para o novo processo associado ao desenvolvimento, criação e alteração de um MAP (ver ponto 5 do anexo E) e criada uma instrução de trabalho para informar como os documentos deste processo devem ser preenchidos (ver ponto 7 do anexo E).