Considerando a característica participativa da pesquisa-ação, os dados foram coletados com auxílio dos servidores e gestores do HCPE que trabalham com os processos de pagamento. Muitos dados também foram extraídos dos sistemas de informação que estão ligados ao ciclo dos processos de pagamento do hospital, a saber:
I - Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI): é um sistema contábil que tem por finalidade realizar todo o processamento, controle e execução financeira, patrimonial e contábil do governo federal brasileiro. No SIAFI são registradas as movimentações contábeis e orçamentárias que envolvem os processos de pagamento. Principais dados consultados nesse sistema:
a) Dados do empenho: data e hora da criação; valor; modalidade da licitação; empresa que efetuará a venda do bem, material ou prestação do serviço; quantidades compradas, registro do servidor que inseriu os dados; número do contrato;
b) Dados orçamentários: saldo das fontes de recurso, receitas e despesas orçamentárias; programação orçamentária e financeira; processos em liquidação; processos pagos; restos a pagar, datas da tramitação e execução dos processos.
realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG) da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. É no SIASG que são registrados os empenhos para as compras e publicados os contratos de prestação de serviço e aquisição de materiais. Principais dados do empenho consultados nesse sistema:
a) Data e hora da criação do empenho; b) Valor;
c) Modalidade da licitação;
d) Empresa que efetuará a venda do bem, material ou prestação do serviço; e) Quantidades compradas, registro do servidor que inseriu os dados; f) Número do contrato.
III - COMPRASNET: o portal Comprasnet, gerenciado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão – (MPOG) é disponibilizado para realização de processos eletrônicos de aquisições e disponibilização de informações referentes às licitações e contratações promovidas pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. Principais dados consultados nesse sistema:
a) Situação legal dos fornecedores (se estão em dia com os pagamentos dos impostos); b) Número e justificativas das dispensas de licitação;
c) Preços para formulação das compras.
IV- SIGA-PROCESSOS: é um sistema de registro e controle da movimentação dos processos na UFPE, e, por conseguinte, no HCPE. É nele que se iniciam os processos de pagamento com o cadastro e a criação do número do processo. Principais dados relativos ao processo, consultados nesse sistema:
a) Número do Processo;
b) Data da criação do processo;
c) Vinculação do fornecedor ao processo;
d) Registro dos setores que tramitaram o processo: e) Data do arquivamento dos processos.
administrativos, entre eles, o controle de estoque e o registro de movimentação dos processos de pagamento. Principais dados consultados nesse sistema:
a) Nome do fornecedor; b) Número do empenho; c) Número da nota fiscal;
d) Data de entrega dos materiais ou prestação do serviço; e) Data do recebimento das notas fiscais;
f) Data da liquidação do processo de pagamento;
g) Data do envio para assinatura do ordenador de despesa; h) Data do pagamento do processo:
i) Data do envio do processo para o arquivo.
Após a coleta desses dados, já foi possível mapear o fluxo dos processos de pagamento, o qual foi ratificado pelas entrevistas estruturadas aplicadas aos gestores públicos e servidores do Hospital das Clinicas de Pernambuco. As entrevistas foram realizadas em duas etapas.
A primeira etapa, exploratória, objetivou mapear o fluxo atual dos processos de pagamento do HCPE. Esta etapa foi aplicada aos setores onde se tramitam e se executam os processos de pagamento, são eles, numa escala cronológica:
a) Quatro setores demandantes (Setor de infraestrutura física, setor de hotelaria, setor de suprimentos e setor de engenharia clínica);
b) Unidade de liquidação da despesa; c) Gerência administrativa financeira; d) Unidade de pagamento da despesa.
Assim, com os dados obtidos nas entrevistas e nos sistemas foi possível criar o primeiro cenário, um desenho do fluxo atual dos processos de pagamento do HCPE.
A segunda etapa objetivou identificar as principais falhas da cadeia de processos de pagamento. Portanto, além dos servidores que trabalham diretamente com o processo, foram entrevistados os principais gestores do HCPE, que conhecem a tramitação e a execução dos processos de pagamento. Os entrevistados são relacionados abaixo:
a) Servidores dos quatro setores demandantes (Setor de infraestrutura física, setor de hotelaria, setor de suprimentos e setor de engenharia clínica);
b) Servidores da unidade de liquidação da despesa; c) Gerência administrativa financeira;
d) Servidores da unidade de pagamento da despesa; e) Chefia da unidade de programação orçamentária; f) Chefia da unidade de liquidação da despesa; g) Chefia da unidade de pagamento da despesa; h) Chefia do setor de Orçamento e finanças; i) Chefia do setor de avaliação e controladoria; j) Chefia da divisão administrativa financeira; k) Gerente administrativo financeiro.
Com o mapeamento do fluxo atual e a apuração dos problemas, foi possível a criação dos indicadores de desempenho dos processos. Esses indicadores foram elaborados pelo próprio pesquisador, mas sua validação foi realizada por meio da aplicação de um questionário estruturado numa escala tipo Likert, visando a colher as opiniões dos gestores que conhecem o fluxo e a execução dos processos de pagamento. Os gestores entrevistados estão relacionados abaixo:
a) Chefia da unidade de programação Orçamentária; b) Chefia da unidade de liquidação da despesa; c) Chefia da unidade de pagamento da despesa; d) Chefia do setor de Orçamento e finanças; e) Chefia do setor de avaliação e controladoria; f) Chefia da divisão administrativa financeira; g) Gerente administrativo financeiro.
O questionário de validação enfatizou, principalmente, a observação das fases de criação e caracterização dos indicadores postuladas por Trzesniak (1998; 2014).
A seguir, observamos os caminhos metodológicos para a análise e interpretação dos dados.