Chapitre I : Progiciels de gestion intégrés (ERP)
I.11. Implantation de l’ERP
Comme nous l’avons déjà présenté dans la section précédente, il existe une évolution de produits ERP sur le marché. Selon le progiciel ERP choisi, l'entreprise doit penser à investir sur les ressources, humaines, matérielles et financières nécessaires à l’implémentation de l’ERP tels que : le recrutement des employés, la création d'un réseau, l'acquisition d'un serveur ERP et du nouveau matériel informatique … etc. L’implantation d’un ERP est un projet promoteur pour les entreprises qui supposent la refonte du SI et particulièrement la normalisation des procédures de gestion au sein de l’entreprise.
Dans cette section, nous présentons le processus de l’implantation de l’ERP ainsi que les facteurs clés pour que l’implantation de la solution ERP soit un succès.
I.11.1. Processus d'implantation de l’ERP
Vu les problèmes rencontrés lors de l'implantation d’un ERP, les auteurs de [216] ont introduit un modèle d'implantation comportant quatre étapes pour la mise en place de progiciel ERP :
1. Etape de conception : concerne l’étape de planification dont les décisions
importantes sont prises et qui comprend les tâches suivantes : 1) la sélection du progiciel, 2) l'identification du chef de projet, 3) l'approbation du budget et 4) du plan de projet.
2. Etape d'implantation : permet d’analyser la situation actuelle de l'entreprise, la mise
en œuvre du nouveau système ERP et son paramétrage avec les systèmes déjà existants ainsi que les tests de validation.
3. Etape de stabilisation : Dans cette étape le système ERP se stabilise tout en
4.
Un autre processus en cinq étapes est proposé par Ehie et Madsen en 2005 [24] pour la mise en œuvre d’un ERP telles que : préparation du projet, plan d’affaires, la réalisation, la préparation finale, et la mise en production et support (voir la Figure I-5 ci-dessous).
Figure I-5 : Processus d'implantation d'un ERP (Ehie et Madsen,2005) [24]
Ce processus passe à travers une première phase de préparation pour définir les objectifs et le plan du projet, établir l’équipe de projet avec les rôles de leadership et de fixer des
G E S T I O N D E S C H A N G E M E N T S D E V E L O P P E M E N T D ’A F F A I R E S
Architecture stratégique d’entreprise
- Motif ayant conduit à l’implantation
- Evaluation critique des aspects internes et externes
6a Développement technique
- Modification insertion et conversion de données
6b Etude pilote - Prototype et
ajustement vers un système final
Etape 1 –Préparation du projet
1 Organiser le projet - Comité de compagne - Equipe de projet
2 Définir l’étendue et la performance basée sur la vision (incluant les objectifs)
3 Créer un plan de projet détaillé
- Comment implanter et distribuer les responsabilités
Etape 2 –Plan d’affaires
4 Analyser les processus d’affaires actuels et sélectionner un système ERP - Diagramme d’implantation
- Education par rapport au système ERP / processus de sélection
5a. Maitrise un système
ERP
- Fonctionnalité - Configuration
5b. Carte perceptuelle de la nouvelle conception de procédés
- Revue de processus d’affaires/personnalisation - Hiérarchie, scénarios, scripts et tableaux
Etape 3 –Réalisation
7a Réglage et tests
- Finaliser les options de traitement, profiles, menus et test de robustesse.
7b Eduquer et former la masse critique
- Sur les processus, données, discipline et modules
Etape 4 –Préparation finale
Etape 5 –Mise en production et support
8 Mettre en production le(s) module(s) ERP
objectifs budgétaires. Une deuxième phase permet d'analyser les processus d'affaires actuels afin de sélectionner un système ERP approprié. Ensuite l’équipe de projet sera formée sur les fonctionnalités et les configurations du système ERP sélectionné afin d’être mieux adapter avec les processus d'affaires de l’entreprise. Dans la phase de réalisation, l’équipe de projet se concentre sur la mise en œuvre du nouveau système ERP, y compris la modification, le développement d'interfaces, et la conversion des données. En parallèle, une équipe teste le nouveau progiciel sur un site pilote, de manière à tester chaque module de l’ERP avec son processus métier correspondant, afin de détecter les problèmes éventuels. Quant à la préparation finale, l'ensemble du processus métiers est entièrement intégré et testé dans toute l'organisation avec des données complètes et avec des divers scénarios. Les utilisateurs finaux sont formés dans cette phase aussi bien pour l’utilisation du progiciel. Le but principal de la phase de mise en production et support est d’assurer que les modules du système ERP sont stables et mis en production. Les managers de l’entreprise peuvent avoir des extensions futures sur le nouveau progiciel pour des raisons concurrentielles.
I.11.2. Facteurs clés de succès de l’implantation de l’ERP
Rabaa'i et al (2009) [217] se base sur plusieurs revues de la littérature pour identifier les facteurs clés de succès (FCS) de la mise en œuvre de l'ERP. Il considère que les douze (12) premiers FCS sont les plus importants et les plus fréquemment cités :
1. Implication et soutien de la direction générale, 2. Gestion du changement, Gestion de projet ERP,
3. Business Process Reengineering et personnalisation du système ERP, 4. Formation des utilisateurs,
5. Composition de l'équipe d'ERP,
6. vision et planification, sélection des consultants et des relations, 7. plan de communication , sélection du système ERP,
8. l’intégration du systèmes ERP et les mesures d'évaluation post-mise en œuvre. Implication et soutien de la direction générale
L’implication et le soutien de la direction générale est considéré par plusieurs chercheurs comme étant un des FCS de la mise en œuvre de l’ERP. En effet, l’implantation d’un ERP doit obtenir l'approbation et le soutien de la direction générale. Le chef de l’entreprise doit attribuer une priorité importante au projet de l’implantation de l’ERP. Il doit s’engager avec sa bonne volonté et sa propre participation à fournir les ressources nécessaires pour la réussite de la mise en œuvre de l’ERP [25].
Gestion du changement
bénéficier de niveaux plus élevés d'efficacité et d'amélioration de la performance. Cependant, la mise en œuvre de l'ERP peut causer des changements qui conduisent à la résistance chez les employés [26]. Par conséquent, l'équilibrage des conflits entre le personnel et la technologie, et la gestion efficace des employés dans le processus de changement sont des éléments clés pour la réussite de la mise en œuvre d'ERP [27].
Gestion de projet ERP
La gestion efficace de projet ERP est un facteur fondamental pour que l’implantation de l’ERP réussie. Les auteurs Bingi, [28] ont constatés que « un manque de compréhension des besoins du projet, l'incapacité d’attribuer le leadership et l’absence de l'orientation du projet » sont les principaux facteurs pour que la mise en œuvre de l'ERP échoue. Ainsi, la gestion efficace de projet devrait définir des objectifs clairs, élaborer un plan de travail et des ressources, et de suivre attentivement les progrès du projet.
Réingénierie des processus d'affaires et la personnalisation de système ERP
Il existe deux approches pour la mise en œuvre des systèmes ERP dans une organisation : la réingénierie des processus d'affaires et la personnalisation de système ERP [29]. La réingénierie des processus d'affaires crée des changements profonds dans les processus organisationnels afin de les adapter aux fonctions de l'ERP. D'autre part, quand une organisation souhaite maintenir ses processus existants à l'aide d'un système ERP, il est possible de personnaliser les fonctions de l'ERP. Cependant, de nombreuses recherches indiquent que la personnalisation de l’ERP devrait être évitée ou réduite au maximum afin d'assurer le plein des avantages offerts par les systèmes ERP [30] et [31].
Formation des utilisateurs
La formation de l'utilisateur final est considérée, comme étant, un facteur crucial pour la mise en œuvre de l'ERP. En raison de la complexité du système intégré de l’ERP, la formation de l'utilisateur final est essentielle pour une solide compréhension de la façon dont le système ERP fonctionne et comment l'utiliser. Par conséquent, l'éducation et la formation de l'utilisateur final approprié permettra de maximiser les avantages de l'ERP et d'accroître la satisfaction des utilisateurs.
Composition de l'équipe de projet ERP
La composition de l'équipe d'ERP est également importante pour la mise en œuvre d'ERP réussie ; une équipe de projet ERP devrait être composé de représentants de toutes les unités fonctionnelles liées à l'ERP.
Sélection des consultants et des relations
Les consultants ERP jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre de l'ERP. Durant l’implantation de l’ERP, les consultants peuvent être des ressources de connaissances essentielles pour les matériels, les logiciels et les personnels de l'ERP. Ils peuvent aussi aider l'équipe de projet ERP et vérifier le projet ERP dans sa phase finale. D'autre part, et afin de
réussir la maintenance du système après post-mise en œuvre, le transfert des connaissances par les consultants est crucial pour l'organisation.
Plan de communication
Une communication forte au sein de l'organisation au cours du processus de la mise en œuvre augmente le pourcentage de réussite de l’implantation l'ERP. Il permet aux utilisateurs de l'organisation à comprendre le but et les avantages attendus du projet, ainsi que de partager les progrès du projet.