Gestion de projets

Tout comme la gestion financière, la gestion de projets est un domaine qui découle de la recherche de fonds. En effet, une fois les fonds nécessaires aux besoins primaires des orphelins récoltés et envoyés au Bénin, le solde, comme présenté précédemment, est dédié à des projets de nature éducative ou structurelle.

5.5.1 Projets

L’ancienne association Eden avait choisi de soutenir « Cité d’Espoir » pour trois raisons : • Sa vocation humanitaire au service d'enfants orphelins

• Son autonomie de fonctionnement

• La stabilité politique de la République du Bénin.

C’est particulièrement l’autonomie de fonctionnement qui permettait à l’association Eden de se focaliser sur des projets. Ils étaient majoritairement du domaine de la construction et de l’amélioration des infrastructures. Avec la fusion et d’après le graphique du point 5.4.1 de ce travail, les projets sont devenus secondaires puisque la recherche de fonds est devenue prioritaire pour la Bergerie de Dieu.

Voici des exemples actuels de projets :

Projet : démolition/reconstruction des locaux d’origine (bureau, dortoir garçons, cuisine) Objectif : optimiser l’utilisation des locaux

Projet : agrandissement de l’école avec surélévation (éventuelle démolition/reconstruction)

d’un des bâtiments

Objectif : supprimer le bâtiment provisoire qui occupe la cour et limiter le nombre d’élèves

afin de disposer d’une école de qualité pour l’intégration future des enfants dans la société

5.5.2 Propositions

Un programme pour la gestion des projets est un outil qui ne demande pas d’être suivi avec rigueur, au niveau temporel du moins. Il permet d’avoir un fil conducteur auquel tous peuvent se reporter afin d’assumer leurs responsabilités (Bardout & Ruchaud, 1995).

De manière globale et au vu de la récente restructuration, le comité devrait commencer par faire un inventaire des idées de projets. L’important est de garder en tête que chaque projet doit être dirigé dans le but d’améliorer le bien-être des orphelins. Dans un deuxième temps, des priorités doivent être décelées pour filtrer les projets secondaires. Il faut les prioriser à l’aide de la méthode proposée dans le prochain chapitre lors du cadrage. Aujourd’hui, tous les projets envisagés ont pour but l’amélioration des conditions pour les enfants et leur encadrement. Au Bénin, la Bergerie de Dieu est dispersée par une recherche d’indépendance.

74En annexe IX, le coordinateur béninois Joseph Mehou a transmis à l’auteur lors de son séjour au Bénin en avril 2018 une liste des projets envisagés.

En revanche, du point de vue d’Eden, le point prioritaire est l’éducation. Il est nécessaire que ces deux organismes se coordonnent75.

5.5.2.1 Définition du projet

Un projet a un cycle de vie constitué de plusieurs étapes. Chacune d’elle a son importance et demande son effort pour espérer passer à l’étape suivante rapprochant le projet à son état de réalisation dans des conditions réfléchies et optimales.

Figure 221 – Cycle de vie d’un projet

Source : (Manager GO!, 2008-2018)

• Le cadrage

Il existe deux méthodes différentes pour cadrer un projet :

• Méthode factuelle : « que voulons-nous faire » / « pourquoi » / « comment » / « où » / « quand » / « à quel prix ».

• Approche réflexive : « pour qui » / « pour quoi » / « au nom de qui » / « au nom de quoi » / « avec qui » / « avec quoi ».

Le choix de l’approche dépend de la sensibilité du projet. Un projet tendant plutôt à l’éducation ou l’encadrement des enfants est plus sensible et demande une réflexion plus approfondie. Comme énoncé dans le « Guide du dirigent d’association », « Tout projet se réfère à des valeurs » (Bardout & Ruchaud, 1995).

75Yvan Schmidt expliquait « Comment voulez-vous que les enfants aillent bien à l’école quand ils ne savent même pas se tenir à table ? » (Cf. annexe X).

• La conception

La conception d’un projet se passe en plusieurs étapes (Collaud, 2009):

1) Définir le cadre : identifier les opportunités et les menaces (contraintes légales), les compétences clés nécessaires76, les objectifs

2) Définir clairement le bénéficiaire : toujours les orphelins

3) Établir une liste des frais et recettes et les affecter77 : en lien avec la recherche de fonds, en réfléchissant comment s’y prendre pour optimiser le budget

4) Évaluer les devis et les négocier78 pour respecter le budget

5) Résumer dans un dossier type : éventuellement résumer en une seule page avec les informations clés et simples que tout le monde puisse en prendre connaissance et le comprendre(Direction des relations à la population, 2016, p. 24).

• La réalisation

Tous les éléments énoncés précédemment font partie de la réflexion menée pour évaluer si le projet est faisable. Les initiateurs du projet présenté doivent s’assurer de sa pertinence. Du moment qu’il est accepté, ces éléments peuvent être repris pour en faire un dossier de présentation. Il servira à la recherche des fonds nécessaires, d’après la stratégie établie au chapitre 5.2 et de planifier les travaux. À ce stade, une personne doit superviser la réalisation du projet pour sa gestion globale et notamment pour les éventuels imprévus. Cette étape est celle qui demande le plus d’effort principalement dans son lancement. Puis, la demande d’effort s’atténue progressivement en s’approchant de la fin des hostilités (Collaud, 2009). • La clôture

Chaque projet mérite d’être répertorié, dans un premier temps pour l’évaluer une fois qu’il sera terminé et dans un deuxième pour en avoir une archive (Collaud, 2009).

5.5.2.2 Évaluation du projet

L’évaluation de projets est une démarche constructive dans le cadre de leur gestion. En analysant les projets terminés, il est possible d’évaluer ce qu’ils ont concrètement apporté à l’orphelinat et de définir leur impact concret. Pour ce faire, il faut reprendre le modèle choisi pour la définition du projet en question et comparer les résultats recherchés avec ceux établis,

76Joseph Mehou a proposé de regarder les activités de l’association « SOS Village d’Enfants » qui sont actifs dans la région (Cf. annexe X).

77 Par exemple, une procédure peut être établie pour l’envoi des containers : indications containers et liste du matériel possible à l’envoi, frais de transport, etc.

78Selon Yvan Schmidt, ce serai idéalement aux Suisses de procéder aux négociations au vu des compétences professionnelles de certains membres.

étape par étape (Direction des relations à la population, 2016, p. 26).

L’évaluation permet de percevoir ce qui n’a pas fonctionné et de comprendre les raisons d’éventuels écarts. Finalement, quoiqu’il advienne, le projet permet d’apprendre des expériences passées en améliorant les critères et les contrôles durant l’étape de réalisation du projet. Cette réflexion doit être menées avec les acteurs à l’origine du projet et si nécessaire il faut intégrer tous les participants qui ont contribué à sa réalisation.