Gestion de l’usage de la BE

(6.5.1.2 Regroupement BEUsg)

L’usage du contenu de la BE peut se diviser en cinq grandes catégories :  Les activités liées aux affectations à des demandes de contextes de travail  Le rapprochement personnalisé entre TS et UE

39  La recherche d’UE

 L’accès et les références aux UE

 L’intérêt manifesté pour des sujets d’expertise ou des UE

5.3.1 Activités liées aux affectations à des demandes d’expertises

L’usage le plus important du contenu de la BE est celui qui permet de soutenir les activités centrales pour notre organisation liées aux affectations de SDS à des demandes d’expertises: les perspectives de demandes d’expertises, les demandes d’expertises, l’affectation des SDS aux demandes d’expertises et le découpage et la réalisation des tâches qui en découlent. Ce sont les facettes centrales de la taxonomie par facettes que sont les sujets d’expertise, les niveaux d’expertise, les contextes de travail et les contributeurs qui rendent possible d’exploiter le contenu de la BE pour soutenir et faciliter ces activités (C2).

5.3.1.1 Perspectives de demandes d’expertises

(6.5.1.2.1 Regroupement DemandesExpertPerspective)

Une perspective de demandes d’expertises sur une certaine période et pour un sujet d’expertise donné se traduit concrètement dans la solution par deux montants estimés : un revenu et un bénéfice prévu. Dans certains cas, on peut établir cette perspective pour un contexte de travail spécifique, par exemple : un client fidèle ou qu’on pense pouvoir fidéliser. Les perspectives de demandes d’expertises sont établies et gérées par le groupe de développement des affaires (C2).

Cette façon de quantifier par sujet d’expertise met l’accent sur l’importance financière que le marché (les contextes d’affaires) et notre organisation accordent aux sujets d’expertise (C9). Remarque : d’un point de vue corporatif, ce sont souvent les revenus et les profits qui sont exprimés sous forme d’objectifs ou de perspectives de demandes. Les coûts sont alors implicitement présents dans la notion de profits.

5.3.1.2 Demandes d’expertises

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Les demandes d’expertises provenant de contextes de travail sont représentées dans la solution d’une façon qui permet de gérer tout le cycle de vie de la demande, la structure des expertises voulues (expertises et regroupements d’expertises) et tous les autres paramètres des demandes : paramètres temporels, financiers, de lieu, importance pour le contexte de travail, etc. (C2). Comme pour les perspectives de demandes d’expertises, la gestion des demandes d’expertises incombe au développement des affaires.

Remarque : dans notre organisation, sauf lorsqu’un TS spécifique est demandé, il n’y a pas d’offres d’UE a priori (exemple : des formations déjà préparées) à des contextes de travail externes.

5.3.1.3 Affectations aux demandes d’expertises

(6.5.1.2.3 Regroupement ContexteTravAffect)

Notre organisation choisit de répondre à certaines des demandes d’expertise reçues. Une réponse à une demande consiste en une proposition d’affectations de SDS aux différentes parties de la demande. Cette proposition fait souvent l’objet de négociations avec le contexte demandeur, et d’ajustements en fonction de la disponibilité des TS et de différentes contraintes.

La solution permet à l’équipe de recrutement de gérer l’ensemble du cycle de vie des affectations de SDS aux demandes issues de contextes de travail. L’équipe peut contrôler à quelles parties de la demande les SDS sont affectées et tous les autres paramètres de l’affectation (temporels, financiers, de lieu, etc.) (C2). Il y a également une possibilité de saisies d’affectations qui ne concernent pas notre organisation; par exemple : l’affectation d’un TS sous-contractant à une SDS compétitrice. Cette information peut être intéressante en soi pour la connaissance du marché qu’elle procure, mais peut aussi être utile pour la planification des affectations de notre organisation.

Lorsqu’une proposition d’affectations, après négociations et ajustements, est finalement acceptée par le contexte demandeur, les affectations proposées sont confirmées.

5.3.1.4 Tâches : découpage, affectations et réalisation

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La solution permet le découpage en tâches de tous les contextes de travail (projets internes et contextes de travail externes à notre organisation), de même que l’affectation de SDS (le plus souvent des TS) à ces tâches. La saisie des temps de travail associés aux affectations s’effectue au fur et à mesure de leur réalisation (C2).

Pour les contextes de travail externes à notre organisation, une tâche réfère à une expertise ou à un regroupement d’expertise voulu tel que structuré dans une demande (sauf pour les projets clef en main; voir ci-après). L’affectation à une tâche correspond à la portion de l’affectation au contexte de travail qui concerne l’expertise ou le regroupement d’expertises de la tâche. Les tâches et les affectations de tâches sont définies seulement lorsque l’affectation est confirmée.

Au besoin, des références à des UE (ou à des UE-sujet), dans le sens de 5.3.4, peuvent être ajoutées aux tâches ou aux affectations de tâches en tant que ressources d’appoint (non affectées).

Pour les projets internes et les projets clef en main (ces derniers étant sans spécification a

priori de structures d’expertise voulues), chaque tâche réfère à une combinaison d’au moins

un sujet d’expertise.

Tel que mentionné à la fin de 4.1.5, le TS affecté à la gestion du projet est responsable du découpage des contextes de travail en tâches, de l’affectation des TS aux tâches, de la quantification des efforts alloués et du suivi des efforts consentis et des restes à faire. C’est ce même gestionnaire de projet qui continue, dans le cadre de notre solution, d’être la ressource centrale qui gère les tâches et les affectations aux tâches.

5.3.2 Rapprochements personnalisés TS-UE

(6.5.1.2.5 Regroupement TSUERapproch)

L’idée des rapprochements personnalisés entre TS et UE est de créer une liste, personnelle à un TS, constituant un annuaire de SDS et une bibliothèque personnelle d’UE codifiées pertinentes (C7). Les critères de rapprochement sont les sujets d’expertise des affectations courantes, les UE en cours de réalisation dans les contextes de travail, les UE accédées, les responsabilités de sujets d’expertise, les expertises courantes, les objectifs visés d’expertise et

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les intérêts (C1, C2). Le contrôleur (dans le sens de 6.1.1.2.3) d’aide à l’usage (voir 5.5.2.5 et 5.5.2.6) propose des UE et le TS confirme le rapprochement de celles considérées pertinentes. Le TS peut également trouver lui-même des UE pertinentes dans la BE (C1, C2) et se les attribuer. À n’importe quel moment, le TS peut retirer de sa liste personnalisée les UE dont il ne veut plus (C7).

Ces rapprochements proactifs constituent une autre manifestation du désir de placer le TS le plus possible au centre de la solution et de rapprocher les UE de celui-ci. Le fait d’utiliser une taxonomie intégrée aide grandement à faire des suggestions qui peuvent s’avérer pertinentes (C7).

5.3.3 Recherches d’UE

(6.5.1.2.6 Regroupement UERech)

Le moteur de recherche permet de repérer des UE sur la base des différentes facettes de la taxonomie de classification (sujet d’expertise, niveau d’expertise, contexte de travail, contributeur et forme pour les UE codifiées), de même que sur la base des SDS, événements et autres UE qui leur sont liés. Le moteur permet de filtrer l’ensemble des UE avec un sous- ensemble de valeurs des facettes, et également de rechercher en texte intégral dans les contenus de la BE par mots clefs ou expressions. La recherche en texte intégral s’effectuera alors dans les descriptions des UE en général (les titres, descriptions et tags des UE, des expériences de travail et des formations des TS ainsi que des évaluations et des commentaires) et dans les contenus des UE codifiées.

En plus des résultats de recherches, l’interface de recherche présentera des liens vers des SDS et des sources codifiées liées (dans le sens de 5.2.2.5) aux UE trouvées ce qui augmentera les chances d’utilisation. La recherche est systématiquement journalisée : le TS qui a entrepris la recherche, les critères de filtre utilisés et les résultats obtenus (C2).

Remarque : la navigation dans la BE via la taxonomie est un cas particulier d’une séquence de recherches. Elle est donc journalisée, par les recherches dont elle est composée.

5.3.4 Accès et références aux UE

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Les accès aux UE (mais sans pouvoir savoir quel en a été l’usage réel) sont des cas particuliers d’événements de la BE (voir 5.4). Les références aux UE (ou au UE-sujet), en tant que ressources d’appoint utilisées (ou susceptible de l’être) dans des contextes de tâche ou d’affectations de tâches (autres que les SDS affectées), sont quant à elles journalisées dans ces contextes (C2). Par exemple : une source d’expertise qui est référée au moment de la création d’une tâche d’un projet de TE dans l’organisation.

5.3.5 Intérêt manifesté pour des sujets d’expertise ou des UE

(6.5.1.2.8 Regroupement SDSIntérêt)

L’intérêt des SDS pour des UE ou des sujets d’expertise peut se traduire de deux façons : par des abonnements à des d’événements d’un certain type les concernant et par des sujets d’intérêts connus (C2).

5.3.5.1 Abonnements

Les abonnements d’une SDS correspondent au désir de recevoir des notifications d’événements d’un certain type pour une UE ou un sujet d’expertise selon un calendrier de notifications (C7).

5.3.5.2 Sujets d’intérêts

Les sujets d’intérêts expriment le niveau d’intérêt d’une SDS pour des sujets d’expertise qui ne sont pas nécessairement des expertises actuelles ou voulues. On peut également vouloir exprimer le fait qu’il y a peu ou pas d’intérêts pour des sujets d’expertise en spécifiant un niveau d’intérêt bas ou nul (C7).