Gestion et identification des marchandises soumises à restriction ou prohibées (article 14 duodecies, § 1, point d)

III B 3) Mesures de contrôle d'accès et de sécurisation des zones sensibles (article 14 duodecies, § 1, point b)

IIIB 4) Gestion et identification des marchandises soumises à restriction ou prohibées (article 14 duodecies, § 1, point d)

Zones de production

Décrivez le processus de fabrication, les mesures relevant de la qualité appliquées, les mesures garantissant le bon usage des matières premières dangereuses (risque de contamination, d'explosion immédiate ou différée...).

Préparez un recueil de consignes.

34 Décrivez les modalités de contrôle de l'application des consignes.

Décrivez les mesures garantissant l'intégrité physique du personnel dans l'activité de fabrication.

Précisez les restrictions d'accès aux zones de production au seul personnel autorisé.

En cas de sous‐traitance totale ou partielle de la production (sous traitant intégré, par exemple les logisticiens pratiquant des activités de montage...).

Précisez :

S’il est OEA sûreté sécurité.

Dans le cas contraire les mesures prises pour s'assurer des dispositions OEA (avenant sûreté dans la commande par ex).

Zones de stockage

Stockage chez un prestataire :

 Contrat.

 Décrivez les mesures de sûreté existant chez le prestataire notamment en terme d'identification des marchandises, d'accès aux entrepôts, l'existence d'alarmes, de vidéo surveillance etc.

 Vérifier que le personnel de l'entrepôt est informé des mesures de sécurité (notes, affichage...) concernant vos marchandises.

 Précisez s’il est OEA.

 Sinon, faites lui signer la déclaration sûreté (comme pour les transporteurs) ou un avenant dans le contrat.

Stockage sous douane, chez un prestataire :

Existence d'une zone sous douane au sein de l'entrepôt clairement délimitée.

Mesures particulières pour les produits "sensibles" (alcools, stratégiques, forte valeur ajoutée etc..) telles que grillage intégral de la zone, vidéo, alarmes...

Dans l'entrepôt de l'entreprise (sous douane ou non).

Mêmes mesures que ci‐dessus avec sensibilisation du personnel de l'entrepôt dans l'application.

Décrivez les mesures de contrôle de l'application.

Indiquez le processus de gestion des stocks et la relation avec les achats, commande, système documentaire administratif.

Indiquez les modalités de contrôle d'entrée et de sortie des marchandises.

Indiquez les modalités d'accessibilité aux entrepôts au seul personnel autorisé (autre que le personnel de l'entrepôt) par badge ou accès réservé.

Indiquez les modalités de contrôle lors du conditionnement et de la mise à disposition en zone d'attente (picking, cross dock ou autres).

Indiquez les mesures de sûreté relevant d'autres administrations (stockage de produits chimiques par ex). Préparez le recueil de consignes de sécurité à appliquer au sein de l'entrepôt.

35 Aires d'expédition

Contrôle physique :

 Intégrité des colis.

 Contrôle quantitatif.

 Contrôle du chargement (présence personnel).

 Contrôle du transporteur (identification, planification des chargements, plaques, etc.).

 Contrôle bon de chargement / colis.

 Apposition de scellés commerciaux (RFID...) ou douaniers.

Décrivez le processus et les consignes, les modalités d'affichage et d'information du personnel de quai.

Contrôle documentaire :

 Validation du chargement contradictoire (personnel/chauffeur).

 Modalités d'établissement des documents de transports (CMR etc).

 Modalités de contrôle des formalités de dédouanement.

 Modalités d'établissement des documents de livraison (BL...).

 Modalités d'établissement des documents d'accompagnement (factures/ EAD (si nécessaire) / certificats d'origine,etc…).

 Modalités de contrôle des marchandises dangereuses (ADR...).

Décrivez le processus administratif relatif aux marchandises chargées.

Décrivez le processus de suivi du transport (internet, informatique, correspondance mail....)

Dans le cas ou il est exigé par vos clients des mesures supplémentaires , décrivez les ( film intégral des palettes, apposition de marquages spécifiques, conditionnement de sécurité, bandes de sécurité identifiables en cas de rupture, présence de GPS pour les marchandises sensibles, véhicules banalisés etc.).

Réception et quais de déchargement.

Décrivez comment sont réceptionnées les marchandises.

Physique :

 Accueil du transporteur par un sas.

 Vérification de la présence de scellés douaniers.

 Interdiction de circulation des chauffeurs dans les entrepôts ou accompagnement de ceux‐ci par du personnel autorisé.

 Modalités de contrôle des marchandises reçues.

 Modalités de déchargement des marchandises et de contrôle des colis.

 Cahier de consignes ou affichage des notes de service à la disposition du personnel.

Documentaire :

 Réception du chauffeur et contrôle documentaire (documents de transports, factures, etc.).

 Existence d'un planning de réception des marchandises et d'arrivée des transporteurs à disposition du personnel prévisionnel des arrivées).

 Existence d'un planning d'identification des marchandises attendues et contrôle par rapport aux marchandises reçues (contrôle par rapport à la commande).

 Vérification et modalités de transmission d'informations au personnel de quai que les marchandises sont dédouanées et peuvent être déchargées (décrire les modalités).

 Modalités de contrôle des marchandises reçues (intégrité des colis, inscription des réserves auprès du transporteur...).

 Pour les marchandises "sensibles" décrivez les mesures de sécurité particulières mises en place.

 Modalités d'inscription et d'enregistrement des marchandises reçues dans les systèmes informatiques.

Précisez si existence d'une zone "déchargement" avant entrée en stock ou réexpédition vers d'autres destinations (zone picking, conditionnement ou palettisation, zone de réexpédition, etc.).

Précisez s’il existe un registre de consignes "sécurité" à appliquer lors de la réception des marchandises et comment le contrôle de ces consignes est effectué.

Décrivez les interfaçages informatiques ou l'utilisation d'un ERP entre l'enregistrement des marchandises réceptionnées, la commande, la facture, le paiement de la facture et l'imputation comptable.

III

C :

S

ECURISATION DES UNITES DE FRET ET DU TRANSPORT

Précisez les mesures prises pour limiter l'accès des personnes non autorisées aux véhicules transportant les marchandises ou en cours de chargement et /ou de stockage.

Indiquez si ces mesures sont reprises dans un cahier de consignes pour le personnel de quai ou affichées de manière visible dans les locaux du personnel.

Indiquez si vous êtes propriétaire des unités de fret.

Indiquez si vos véhicules sont entretenus dans vos ateliers ou dans un garage.

Indiquez le suivi des carnets d'entretiens.

Préparez le contrat de transport s’il existe.

Indiquez le degré de sous traitance autorisé au transporteur.

Précisez votre système achats transports (appel d'offres, modalités de sélection du transporteur, cotation des fournisseurs, demande d'affrètement, suivi et contrôle du transport...).

Indiquez si le transporteur est OEA.

S’il n'y est pas, faites lui signer la déclaration de sûreté jointe au BOD sur l'OEA (voir rubrique modèles).

Précisez les contrats annuels passés avec les transporteurs et la fréquence des changements de transporteurs.

III

D :

I

DENTIFICATION DES PARTENAIRES DANS LA CHAINE LOGISTIQUE INTERNATIONALE

(

^ARTICLE

14

^DUODECIES

,

§

1,

^POINT E

)

Indiquez les moyens de transport utilisés (route, fer, maritime, aérien...).

Indiquez le nom des transporteurs et décrivez leur principale destination, leur relation avec vos flux (par ex transporteur X livre par route un container à Marseille et le remets à la compagnie maritime Y, il assure le dédouanement, le transitaire s'occupe des formalités d'embarquement etc.).

Préparez une cartographie des principaux points de sortie avec le nom des transporteurs et intervenants et le mode de sécurisation utilisé (scellé commercial, RFID...) ainsi que le statut (OEA, en cours, déclaration sûreté...) pour visualiser le niveau de sécurité de la chaîne.

Décrivez la traçabilité du transport des marchandises du départ à l'arrivée.

Décrivez les consignes relatives à la sûreté lors de la passation de commande au fournisseur.

 Exigences réglementaires (INCOTERM, certificats, normes etc.).

 Exigences relatives aux formalités de dédouanement.

 Exigences spécifiques à la marchandise (modes de conditionnement, marquages, bandes de sécurité, degré de sous‐traitance, etc.).

 Identification des partenaires de la chaîne logistique (commissionnaires de transport, commissionnaire en douane, compagnie maritime ou aérienne, transitaire ou courtier, consignataire etc.) et degré de confiance (renommée, OEA...) ainsi que l'engagement du respect des dispositions relatives à la sécurité.

Préparez les contrats.

Préparez un exemple de commande fournisseur.

Autres prestataires.

Gardiennage.

Vérifier auprès de la société que les agents privés de sécurité soient bien titulaires de l'agrément préfectoral.

Définir avec la société de gardiennage le plan de sûreté du site et des personnes (rondes, vidéo surveillance, badges apparents).

Identification du personnel détaché sur site par délivrance de badges entreprise permettant d'identifier un prestataire de gardiennage (en + de la tenue spécifique du gardien).

Nettoyage ou autres prestataires.

Identification par badge du personnel détaché avec accès autorisés ou non, limités dans le temps.

Vérifier auprès de la société ses modalités de recrutement et d'intervention sur site.

Vérifier les entrées et sorties des prestataires (registres, badges électroniques...).

Dans tous les cas inclure la dimension sécurité dans les contrats de prestation.

III

E :

P

RISE EN COMPTE DE LA SURETE

/

SECURITE DANS LE RECRUTEMENT DES EMPLOYES AFFECTES AUX POSTES SENSIBLES

(

^ARTICLE

14

^DUODECIES

,

§

1,

^POINT F

)

Recrutement

Décrivez la politique de recrutement et les contrôles appliqués lors de celui‐ci (appel de l'ancien employeur, vérification du CV, demande de renseignements complémentaires relatifs à l'emploi sollicité auprès du postulant, questionnaires ou tests...).

Si activité réglementée ou reconnue sensible.

Application des mesures par l'autorité publique (Police de l'air sur aéroport, gendarmerie portuaire dans les ports, habilitation défense nationale...).

III

F :

S

ENSIBILISATION DES EMPLOYES A LA SURETE SECURITE

(

^ARTICLE

14

^DUODECIES

,

§1,

POINT G

)

Sensibilisation et formation à la sûreté sécurité.

Selon l'activité :

Organisez une action de sensibilisation bi‐annuelle aux problématiques de sûreté (intervenant privé et/ou public tel que gendarmerie, police...) ?

Contactez un organisme de formation spécialisé pour délivrer la formation requise par des critères administratifs (agent habilité, formation sécurité à l'utilisation des produits dangereux par ex).

Dans les deux cas intégrez le personnel intérimaire à la démarche.

Indiquez lors du recrutement de personnel intérimaire à l'agence d'intérim les conditions de sécurité devant être remplies par son personnel.

Rédigez un guide à remettre aux salariés intégrant l'entreprise reprenant les mesures de sécurité et de sûreté applicables.

Dans le document GUIDE PRATIQUE OPÉRATEUR ÉCONOMIQUE AGRÉÉ A DESTINATION DES P.M.E (Page 33-40)