G´ en´ eratrice Asynchrone ` a Double Alimentation

A estrutura do questionário da auditoria foi desenvolvida com base no Modelo de Santana (2000) dos factores que influenciam a aprendizagem organizacional. Os factores apresentados no modelo condicionam a forma como a organização gere a informação e tira proveito das TIC para o efeito. O questionário de auditoria tem como objectivo avaliar o SGI na organização auditada. Desta forma desenvolveram-se e organizaram-se as questões de avaliação de acordo com os factores do modelo.

O questionário é composto por vários grupos de questões, cada um correspondendo a cada um dos factores do modelo utilizado. Cada grupo de questões pretende avaliar a forma como o correspondente factor é tratado no processo em observação. O questionário da auditoria deverá ser aplicado a cada um dos processos identificados no DFD construído depois da aplicação do questionário exploratório.

A eficácia da circulação de informação no sistema é, portanto, o resultado da forma como os vários processos funcionam e interagem. Dado que cada questão é avaliada de acordo com a interpretação que o auditor faz do objecto da questão, como proposta de uma regra para sistematização das

respostas possíveis, sugere-se o modelo a seguir apresentado. O auditor avalia a existência e a eficácia das medidas de gestão (no que respeita à GI) em função dos requisitos do processo em análise:

• o elemento em questão está definido por escrito na documentação (e.g. procedimentos, instruções de trabalho) e descreve as interacções e responsabilidades? Se sim,

• o objecto da questão pode ser comprovado na prática?

A avaliação das respostas determina a pontuação de cada pergunta. A avaliação deverá ser efectuada de acordo com a Tabela 7.

Caso o objecto da questão não faça sentido, por qualquer razão, no contexto do processo em análise, deve-se atribuir a resposta NA (Não Aplicável). Sempre que uma questão é considerada “Não Aplicável”, não é considerada na avaliação e, consequentemente, não entra nos cálculos do grau de cumprimento dos requisitos da auditoria.

Tabela 7 - Regras para avaliação das respostas

O objecto da pergunta... Avaliação e pontuação das respostas

... está completamente definido na

documentação? Sim Não Sim Não

Sim/ Não

... pode ser comprovado na prática? Sim Sim Na maior parte Não

Pontuação 10 8 6 4 0

De uma forma resumida, cada resposta pode ser interpretada de acordo com a Tabela 8.

Cada questão aplicável poderá valer no máximo 10 pontos e no mínimo 0 pontos. A avaliação global da entidade em análise calcula-se com base na percentagem de cumprimento das questões aplicáveis. % 10 º × =

∑

A versão final deste questionário é apresentada no Error! Reference source not found., e foi implementada numa aplicação protótipo desenvolvida em Microsoft Access. Este programa permite a definição de diferentes questionários e manter uma base de dados de organizações auditadas, podendo assim servir como repositório das auditorias feitas a todas as organizações. A

aplicação pode ainda gerar, automaticamente, um relatório em Excel, que contém uma visão global da organização auditada, ao nível do processo e também todo o detalhe das questões efectuadas.

Dado que o sistema é composto pelo conjunto dos processos (“nós”) identificados no DFD da organização, pode-se assumir que cada processo pode afectar o funcionamento do sistema como um todo, ou seja, considerar-se que um nó que esteja a ter um mau desempenho em termos de GI poderá ser visto com um estrangulamento no conjunto do funcionamento do sistema. Desta forma, com vista a simplificar o modelo de avaliação, considera-se que a avaliação do sistema como um todo corresponderá à média das avaliações atribuídas a cada processo. Poderia, no entanto, ser considerado um sistema de médias ponderadas, que atribuísse mais importância a determinados processos, considerados mais críticos, em detrimento de outros. Neste caso, teriam que se determinar as regras para tal, o que só se poderá aferir após diversas aplicações da metodologia e validação dos resultados obtidos. Para além disso, tais critérios seriam necessariamente variáveis, consoante o tipo de organização analisada, dado que os processos e a estrutura variam, de organização para organização.

Tabela 8 - Interpretação das respostas

Avaliação Interpretação

10 pontos completamente definido na documentação e eficácia comprovada 8 pontos não completamente definido, mas eficácia comprovada

6 pontos completamente definido e eficácia comprovada na maior parte das vezes 4 pontos não completamente definido, mas eficácia comprovada na maior parte das vezes 0 pontos eficácia não comprovada, independentemente de definido na documentação

NA não é aplicável ao processo em avaliação

Sugere-se a utilização da versão simplificada, da média das avaliações individuais, dado que permite conseguir resultados aplicáveis em qualquer organização e torna o processo de auditoria mais simples, do ponto de vista de implementação e justificação.

Tomando o exemplo das auditorias de qualidade, também estas são aplicadas a todas as áreas das organizações e a avaliação final resulta da média da avaliação de todas as vertentes da análise. Este modelo de avaliação é utilizado de uma forma bastante generalizada, o que permite concluir que os resultados práticos obtidos são bastante bons, apesar de eventualmente não ser o modelo mais “justo” ou cientificamente mais correcto já que, da mesma forma, existem áreas nas organizações mais importantes que outras, no que respeita à gestão da qualidade.

Pode-se colocar a questão de uma outra forma: basta um sector da organização que funcione mal, por mais pequeno e insignificante que seja, para poder comprometer o funcionamento de toda ela.

No entanto, qualquer que seja o sistema de ponderação que se implemente, este pode ser facilmente configurado para cada aplicação específica.

Seguindo os sete níveis descritos por Wilson (1997) para enquadramento da organização segundo o seu posicionamento na escala evolutiva no que respeita à Gestão de Informação, criou-se uma tabela de critérios que, de acordo com o resultado da auditoria em termos percentuais, fornece uma ideia mais precisa do posicionamento da organização na evolução em termos de Gestão de Informação. Por uma questão de simplicidade, aglomeraram-se alguns níveis de forma a ficarem apenas 4 níveis distintos para a interpretação do resultado da auditoria, conforme indicado na Tabela 9 (coluna do nível evolutivo).

Tabela 9 - Interpretação do resultado da auditoria

Avaliação (%) Nível evolutivo Descrição

100% a 90%

+ Rede de Conhecimento Desenvolve a utilização da informação de forma a

guardar e utilizar eficazmente o conhecimento existente na organização. 90% a 80% (+) Transformação Visão estratégica

Revê o core business do negócio, a organização, as parcerias, os produtos e até os mercados;

Desenvolve uma visão e as mudanças necessárias na forma de pensar na organização.

80% a 60%

(-) Vantagem competitiva Valor acrescentado

Procura atingir vantagem competitiva e sustentá-la, com base na utilização da informação;

Utiliza a informação de forma a acrescentar valor aos produtos, serviços e relacionamento com os clientes.

< 60% - Suporte à gestão

operacional Conformidade

Preenche os requisitos mínimos para a organização em termos de registo e manutenção da informação necessária ao suporte das operações, à gestão interna, apresentações, ao sistema de qualidade, etc.;