Section 3 : Les outils d’audit interne
3- Les techniques de l’auditeur interne
En plus des outils d’interrogation et de description l’auditeur fait recours à certaines techniques qui sont utilisées uniquement pour s’assurer de la validité des opérations effectuées.
3-1- Vérifications
Elles sont extrêmement diverses, les plus nombreuses sont les vérifications arithmétiques, on signale à ce propos les erreurs croissantes dues à la pratique des tableurs, c’est pourquoi les auditeurs avisés utilisent des logiciels permettant de vérifier la logique des tableurs. On peut assimiler aux vérifications arithmétiques l’utilisation des ratios, l’auditeur interne peut y avoir recours mais à condition de disposer d’un référentiel lui permettant de déceler les déviations.
26SCHICK Pierre, op.cit, p.109.
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3-2- Analyses
L’analyse des données permet d’utiliser les potentialités du système d’information pour aider les auditeurs dans la conduite de leurs travaux. Leur mise en œuvre exige une bonne connaissance des données disponibles dans les applications informatiques (données financières et techniques) et une bonne fiabilité dans la technique de saisie d’information.
Ces analyses permettent de révéler les dysfonctionnements mais ne permettent pas d’en connaître leurs causes. Pour ce faire, il faut aller au-delà de l’analyse en faisant des entretiens, observations, vérifications, etc.
3-3- Rapprochements
Le rapprochement est la vérification ponctuelle et à posteriori, par d’autre source ou moyens, de la validité d’un fait, d’une affirmation ou d’une déclaration.
Le rapprochement peut se faire à travers deux mécanismes :27
- La concordance : soit totale et instantanée par une vue d’ensemble immédiate, soit progressive par un rapprochement des données l’une après l’autre.
- La confrontation : soit conçue par l’auditeur, soit réalisée par l’audité, soit fournie par un tiers.
3-3-4- Confirmation des tiers
Les auditeurs internes l’utilisent moins systématiquement comme moyen de validation des constats et des observations. Cette confirmation peut être sollicitée auprès de tous les tiers avec lesquels l’organisation est en relation, à savoir :
Les clients /fournisseurs pour les problèmes de dettes et créances
Les intermédiaires ou gestionnaires de portefeuilles pour les questions relatives aux titres
Les banques pour les questions bancaires
Les avocats
On peut considérer qu’il existe trois types de confirmation :
La confirmation positive fermée
La confirmation positive ouverte
La confirmation négative
Pour conclure, la présentation de ce chapitre nous a permis d’avoir une vision générale sur la manière dont doit être conduite une mission d’audit interne ainsi que ses différents
27SCHICK Pierre et autres, op.cit, p.199.
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outils et techniques utilisées par les auditeurs internes pour aboutir à des résultats pertinents.
Quelle que soit l’organisation adoptée, la responsabilité personnelle de l’auditeur prévaut en dernière analyse. C’est pourquoi tous les développements techniques et méthodologiques n’ont pas pu à présent, alléger de façon considérable une approche qui est, vue de l’extérieur, souvent lourde, mais s’avère strictement nécessaire pour assurer la crédibilité de l’ensemble de l’entreprise.
Conclusion
Pour sa réussite, l’entreprise est appelée à la réalisation des différents types d’audit qui lui permettent une évaluation au plus juste.
L’audit interne est une activité de contrôle et de conseil, elle reste parmi les mécanismes qui exercent leur impact sur l’organisation tout en respectant les normes internationales dans sa pratique. Son objectif est d’analyser les risques et déficiences existants dans le but de donner des conseils, de faire des recommandations, de mettre en place des procédures au encore de proposer de nouvelle stratégies.
Chapitre 02
Le cadre général de la fonction
approvisionnement
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La fonction approvisionnement et son optimisation parait aujourd’hui comme un levier stratégique très efficace pour l’entreprise, afin d’améliorer sa compétitivité et sa rentabilité. Elle révèle un rôle très important, tout en prenant en compte les objectifs de l’entreprise et les contraintes de l’environnement.
Section 01: Fonction approvisionnent
1-Définition de la fonction approvisionnement
L’approvisionnement peut être défini comme suit : « Approvisionner, c’est assurer la programmation des besoins de livraison et des stocks dans le cadre de la planification générale de l’entreprise»1.
D’une manière générale, la fonction approvisionnement a pour rôle d’organiser, planifier et contrôler l'ensemble des stocks appartenant à l'entreprise. Son objectif principal est l'établissement d'un équilibre entre la qualité de service et les coûts de possession des stocks.
1-1-Définition de la fonction achat
La fonction achat peut être définie comme étant : « la fonction responsable de l’acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise ou entrant dans les produits ou services qu’elle produit et vend. Cette mission doit en général s’exécuter dans le respect des points suivants : niveau de qualité exigé, livraison des quantités souhaitées dans les délais attendus, dans les meilleures conditions économiques de service et de sécurité d’approvisionnement »2.
1-2-Définition de la gestion des stocks
La gestion des stocks peut être définie comme étant «le processus qui consiste à recevoir, entreposer, contrôler, conserver, distribuer et garantir les stocks des biens ayant trait à un projet»3.
Les stocks s’apparentent à l’ensemble des biens intervenant dans le cycle d’exploitation d’une société soit pour être consommé, soit pour être vendu en l’état ou à l’issu du processus de production. Une bonne gestion des stocks permettra de satisfaire des besoins futurs.
1 JAVEL. George, « Gestion de la production »,4ème édition, Ed DUNOD, paris, 2010, p.49.
2 BRUEL. Olivier, «Politique d’achat et gestion des approvisionnements», 3e Edition, Ed DUNOD, Paris, 2008, p.05.
3 Agence canadienne de développement international, «guide des approvisionnements», Québec, Février 2004, p.94.
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Une bonne gestion des stocks constitue un facteur de flexibilité pour l’entreprise. En effet, les stocks représentent une charge financière et une immobilisation de capitaux. La gestion des stocks au sein d’une entreprise concerne les postes suivants4 :
Le stock de marchandises : revente de biens à profit, sans transformation préalable.
Le stock de matières premières : produits achetés pour être transformés.
Le stock de produits semi-finis : il s’agit de produits en cours de fabrication.
Le stock de produits finis : une fois la transformation des matières premières achevée, le produit est prêt à être vendu.
Le stock d’emballages : il s’agit d’emballages vides tels que des caisses, des palettes, etc.
2-Mission et tâches de la fonction approvisionnement
Parmi les missions et tâches de la fonction approvisionnement, on cite5: 2-1-Mission
La mission de la fonction « approvisionnement »est de procurer à l’entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l’entreprise a Besoin pour ses activités.
2-2-Tâches
La fonction « approvisionnement » a pour tâches de :
Connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les catégories d’achats et surveiller leurs évolutions
Collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter
Rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux.
Programmer, passer les commandes d’achats
Suivre les livraisons des commandes
Contrôler les réceptions des commandes
Analyser l’utilisation des achats dans les différents services
Gérer les stocks
Fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs
4 https://www.l-expert-comptable.com/la-gestion-des-stocks-definition-enjeux-optimisation.html. consulté le 09/04/2020
5 CONVERS. Sylvain, JUVIEN. Jean-Jacques, « La fonction approvisionnement », CFR & CGL Consulting, p.01.
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3-Objectifs et activités de la fonction approvisionnement
On va énoncer les objectifs de la fonction approvisionnement et les différentes activités de celle-ci :
3-1-Les objectifs
La fonction achat, qui est depuis toujours une fonction indispensable dans l’entreprise, joue désormais un rôle stratégique de premier plan. Aujourd’hui, elle est devenue une fonction aux multiples facettes mais aussi un secteur incontournable pour assurer la compétitivité de l’entreprise. En effet, dans un environnement économique de plus en plus compétitif, les achats contribuent de façon décisive à la Performance économique de l’entreprise en réduisant les coûts d’achat qui ont un impact direct sur la marge opérationnelle.
Pour être efficace, une politique d’achat doit comporter de nombreux points. Tout d’abord, il convient de chercher et de conserver les fournisseurs qui répondent le mieux aux besoins des clients internes dans les meilleures conditions économiques.
La consolidation des évaluations des fournisseurs est primordiale pour mesurer leur Performance. La fonction achat attache donc une grande importance à l’aptitude des fournisseurs afin de les accompagner dans le développement de ces activités.
En parallèle, elle s’efforce d’optimiser de façon constante les processus
administratifs par la réduction des délais et des coûts. Tout ceci, dans le but d’améliorer les performances financières et atteindre les objectifs de l’entreprise.
Plus qu’un intermédiaire entre les services internes et les fournisseurs, elle se positionne comme un « facilitateur»: identification et centralisation des besoins, veille sur le marché, mise à disposition de nouveaux outils...etc.
À court terme, la fonction achat permet de procurer les produits demandés, conformes en quantités, en qualité et délais avec le niveau de service et de sécurité d’approvisionnement.
À long terme, elle permet d’informer l’entreprise des modifications du marché en amont, des menaces, des opportunités et permet de faire des propositions.
La politique d’achat a donc pour objectif d’acquérir les biens et les services nécessaires à l’activité de l’entreprise et à la satisfaction de ses clients, au meilleur coût.
Cela passe par une préoccupation permanente de la qualité des produits, de la sécurisation de l’approvisionnement et de la réduction des coûts d’exploitation dans le cadre de relation fondée sur la confiance mutuelle et l’engagement réciproque. La stratégie d’achat
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doit Etre alignée sur celle de l’entreprise pour contribuer efficacement à sa performance. Il n’existe pas un modèle idéal mais des services achats positionnés là où la stratégie de l’entreprise l’exige.
3-2- Les activités
La fonction approvisionnement a pour activité principale de :
Comparer les offres reçues, acheter, conclure des contrats, tenir compte des règlementations douanières pour les produits importés;
S’occuper du traitement des commandes, de l’entrée et de la gestion des marchandises, de transport et des questions douanières, des assurances et des opérations financières, suivre l’exécution des commandes;
Contrôler après la commande, l’entrée règlementaire des marchandises;
Evaluer les produits et comparer les prix;
Informer les responsables concernés de la situation du marché, de l’évolution des produits, des prix et des délais de livraisons.
4-Le rôle de la fonction approvisionnement
Le rôle de la fonction approvisionnement se distingue selon trois critères à savoir : 4-1-Une source de rentabilité
Pour l’entreprise parce que les achats représentent en moyenne 60 % du chiffre d’affaire d’une entreprise, la fonction approvisionnement est aujourd’hui identifiée comme stratégique. Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, l’acheteur contribue de façon décisive à la performance économique de l’entreprise en réduisant le coût d’approvisionnement qui a un impact direct sur la marge opérationnelle. Il est à ce titre de plus en plus souvent associé au pilotage de l’entreprise et siège au comité de direction6.
4-2-Un vecteur d’innovation dans l’entreprise
Dans un contexte de course permanente à l’innovation, l’acheteur joue un rôle clé dans l’entreprise. Au contact permanent des fournisseurs, il favorise l’introduction d’innovation technologique dans la fabrication d’un produit, maîtrise la relation de Co-développement et permet ainsi de faire émerger des projets plus vite que la concurrence.
6 Roger PERROTIN, «Le marketing achats stratégies et tactiques», Edition d’Organisation, Paris, 2001, p.143.
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L’acheteur moderne est un créateur direct de valeur dans l’entreprise7.
Plus fondamentalement, l’acheteur moderne est au cœur des grands mouvements de nos économies: internationalisation des échanges dans les pays à faible coût de main d’œuvre, tertiarisation de l’industrie européenne, accélération du cycle de développement des produits et services, politique de développement durable.
4-3-Une fonction pluridisciplinaire au cœur de l’entreprise
L’importance stratégique de la fonction fait aujourd’hui de l’acheteur un acteur incontournable qui travaille au carrefour de toutes les fonctions de l’entreprise.
Le « bon » acheteur n’est plus seulement un négociateur habile capable de faire baisser les prix des fournisseurs, ni simplement un gestionnaire de l’approvisionnement. De ce fait, il doit analyser les besoins de ces «clients internes», étudier l’offre de produits et services de marché, maîtriser les outils de pointe et contrôler le retour sur investissement de ces actions.
Section 02: la gestion des achats, approvisionnement et stockage 1- les fonction amonts: des achats
Les achats couvèrent un nombre important d’activités. Pour s’en convaincre, il suffit de rappeler les nombreux termes utilisés pour couvrir ces activités (Achats /Approvisionnement) sont souvent regroupées en deux processus : la gestion des achats et la gestion des
approvisionnements.
1 -1- Le processus d’achat stratégique ou l’achat amont
Ce que nous appelons l’achat amont est un ensemble de démarches d’anticipation des achats et qui regroupe le « marketing achats et l’élaboration des stratégies d’achats ». Il s’agit donc bien de stratégies
d’approvisionnement à la disposition de la stratégie d’entreprise. Les outils et méthodes ci-après sont à mettre en œuvre de manière permanente afin de disposer d’aides aux différentes décisions à prendre dans le cadre d’un projet ou d’une production annuelle .
Les différentes étapes de l’achat amont sont les suivantes :
la segmentation des achats
l’analyse du marché
7 Idem. P.145.
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la visualisation du portefeuille des achats
le diagnostic et l’élaboration des stratégies d’achats
les variables de l’achat opérationnel
la mise en place des tactiques d’achats
L’ensemble de ces démarches s’inscrit dans ce que nous appelons « le marketing achats
». En effet, d’une manière générale, le marketing achats est une recherche en vue de l’acquisition de produits, activités ou services, sur le marché fournisseurs, en fonction des besoins actuels ou futurs, aux conditions optimales de rentabilité pour l’entreprise. C’est donc une démarche privilégiée qui permet :
soit de tirer un meilleur parti du marché fournisseurs à partir d’une pratique de l’entreprise,
soit de découvrir ou construire le réseau d’un marché fournisseurs, pour un nouveau produit à acheter.
Enfin, cette démarche conduit à la connaissance systématique de l’environnement pour facilite l’interaction de l’entreprise avec celui-ci en s’y adaptant ou en le modifiant8. 2- Les fonctions aval: l'approvisionnement
2-1- Organisation de la fonction approvisionnement
La fonction d’approvisionnement est à cheval entre la fonction achat et la fonction logistique. Elle fait partie de la fonction achat, car l’approvisionneur est celui qui fait vivre le contrat d’achat. C’est lui qui calcule le besoin, passe la commande de routine et s’organise pour que le produit soit à disposition de celui qui en a besoin à l’endroit, au moment et dans les quantités voulues.
En fait, pour comprendre la place de l’approvisionneur il faut repartir de l’acte d’achat.
L’acheteur a écrit ou reçu un cahier des charges de la part de celui qui souhaite consommer un bien. Il a fait le sourcing, a sélectionné un fournisseur et a signé avec lui un contrat. Ce contrat décrit le produit acheté, la quantité prévue sur la période du contrat, les conditions de livraison, le cadencement : c’est-à-dire le délai entre deux commandes et les quantités minimum et maximum qui peuvent être livrées à chaque commande partielle, les conditions de paiement et comme résultante de tous ces éléments le prix d’achat. Si la
8 Roger perrotin, Le manuel des achats, édition d'organisation, Paris,2007,P62.
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commande porte sur un produit nouveau, c’est l’acheteur qui a la responsabilité de passer la première commande et de donner la tendance de consommation. Si le contrat porte sur un renouvellement de produit ou sur la substitution d’un produit par un autre de même caractéristique, cette étape peut être déjà sous la responsabilité de l’approvisionneur.
L’approvisionneur prend, si l’on peut dire, le train en marche et c’est là une des difficultés de son métier. Il prend la main sur le contrat quand le flux généré par celui-ci a été initié par l’acheteur. Il constate les quantités consommées et en déduit les quantités à
commander pour éviter la rupture tout en ne se laissant pas déborder par les stocks au-delà des ratios admis par la direction de l’entreprise.
Si le produit acheté est consommé rapidement et en quantité, l’approvisionneur doit le commander souvent. Il est donc en contact fréquent avec le fournisseur9.
2-2-Le processus de gestion d'approvisionnement 2-2-1-Gérer les demandes d'achat
Il est quelque fois nécessaire de créer une demande d'achat avant de pouvoir créer une commande d'achat. Une demande d'achat est un ordre ou une instruction invitant la fonction achat à acquérir une certain quantité d'un article ou un service pour une date donnée. Une demande d'achat est un document interne qui n'est pas utiliser en dehors de l'entreprise.
2-2-2 - Gérer les commande d’achat
A- Les commandes d’achat pour les achats directs
La création des commandes d’achat pour les achats direct est souvent automatisée en utilisant des méthodes des réapprovisionnement.
Une méthode de réapprovisionnement définit suivant qu’elle fréquence est qu’elle quantité une commande de réapprovisionnement doit être effectuée. Selon la méthode retenue la fréquence ou la quantité pouvant être fixes au variable et calculées de déférente façons
Le choix de la méthode de réapprovisionnement dépend d’un nombre importante paramètre suivants :
les caractéristique du produit,
le cout de possession de stock,
9 Roger perrotin, Le manuel des achats, édition d'organisation, Paris,2007,P207.
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les délais de réapprovisionnement,
la valeur du produit, les type de la demande,
le nombre de fournisseur, le cycle de vie de produit.
Il existe trois principes méthodes de réapprovisionnement des stocks : le système du points de commande le système a intervalles fixes et le calcul des besoins nets ce dernier est décret dans la partie.
le système de point de commande
Il existe du point de commande le système du point de commande est une méthode de
réapprovisionnement des stocks qui génère une commande de réapprovisionnement lorsque la quantité en stock tombe sous une limite donné. Le point de commande correspond
généralement au niveau de stock nécessaire pour couvrir la demande durant le délai de réapprovisionnement il existe plusieurs type de méthode de réapprovisionnement sur point de commande.
le système minimum – maximum
Le système minimum – maximum est un type de méthode de réapprovisionnement sur point de commande ou le minimum est le point de commande et le maximum la quantité maximale voulue en stock une commande est générée lorsque la quantité en stock est inférieure a la quantité minimum la quantité de commande est variable et est égale à la déférence entre la quantité maximum et la quantité en stock
le système a quantité fixe
le système de réapprovisionnement a quantité fixe est une méthode de
réapprovisionnement des stocks qui généra une commande a quantité fixe lorsque la quantité es stock est inférieure a une limite donnée le point de commande. ce système est généralement utilisé lorsque la demande est constante prévisible.
le système intervalles fixes
Le système de réapprovisionnement a l’intervalle fixe est une méthode de réapprovisionnement des stocks qui génère une commande a un intervalle fixe.
La quantité commandée est variable et est destinée a remplacer la quantité consommée durant la période.
Si une quantité maximale en stock a été définie alors la quantité de
réapprovisionnement pourra être égale a cette quantité maximale moins la quantité en stock.
B - les commandes d’achat pour les achats indirects
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Une partie importante des achats indirect effectues par une entreprise est réalisées par une des achats de faibles montant (fourniture de bureau, frais de voyage …..)souvent
récurrents, dont le cout de gestion peut être parfois très supérieur au montant même de la commande, la gestion de ces achats est difficile à maitriser car ils sont en règle générale tres disséminés et reposent souvent sur des processus manuel.
récurrents, dont le cout de gestion peut être parfois très supérieur au montant même de la commande, la gestion de ces achats est difficile à maitriser car ils sont en règle générale tres disséminés et reposent souvent sur des processus manuel.